Comment Lendi Group a rationalisé sa planification trimestrielle en centralisant plus de 40 équipes, qui se trouvaient sur six outils auparavant, sur une seule plateforme Atlassian Cloud

Défi : Lendi Group, une entreprise australienne de technologie financière en pleine croissance, souhaitait transformer sa planification trimestrielle en consolidant ses outils, en impliquant davantage d'équipes et en utilisant mieux ses données.

Solution : l'entreprise a centralisé sa plateforme sur Atlassian Cloud Premium et l'a étendue avec Objectifs d'Atlassian, Jira Product Discovery, Atlassian Analytics et Jira Service Management.

Impact : la planification trimestrielle est désormais plus rapide, plus facile, plus collaborative et plus stratégique, ce qui permet à Lendi Group de poursuivre son expansion et de transformer le secteur des prêts immobiliers.

Lendi Group 🤝 Atlassian : deux entreprises technologiques australiennes en pleine croissance s'associent pour faire changer les choses

Dans de nombreux secteurs, la rapidité de livraison détermine la réussite ou l'échec d'une vente. Les équipes de Lendi Group, l'une des entreprises de technologie financière australiennes en plus forte croissance, sont soumises à cette pression au quotidien. Des milliers de clients et plus de 1 300 courtiers comptent sur les deux marques du groupe, Lendi et Aussie, pour obtenir le financement dont ils ont besoin et réaliser ainsi leur rêve de devenir propriétaires. Le processus d'obtention d'un prêt immobilier est connu pour être lent et stressant. Lendi Group s'est donné pour mission de faire changer les choses en transformant ce processus de l'intérieur. Et cette mission, Lendi Group l'accomplit main dans la main avec Atlassian.

Dans le but de rendre la planification trimestrielle plus collaborative, plus rationnelle et plus stratégique

Avec un état d'esprit tourné vers la croissance et des pratiques Agile, le Lendi Group est toujours en quête de création, de célébration et d'itération. (En fait, ce sont là quelques-uns des principes fondamentaux de l'entreprise.) Leur processus de planification trimestrielle, essentiel pour aider les équipes à rester alignées et à progresser vers leurs objectifs, a présenté une nouvelle opportunité d'amélioration.

Historiquement, la planification trimestrielle était un événement de trois jours chez Lendi, impliquant jusqu'à 250 personnes. « Le fait d'avoir autant de personnes absentes de l'entreprise représentait un investissement important », explique Matt Hargreaves, Senior Manager of Product Delivery.

La première partie de l'événement a été consacrée aux progrès réalisés au cours du dernier trimestre. S'il était important de faire le point avant d'aller de l'avant, l'équipe espérait rationaliser cette partie rétrospective du processus afin de pouvoir consacrer leur temps ensemble à la collaboration et à la stratégie future. 

Lendi souhaitait également impliquer davantage de parties prenantes et consolider les outils. « Nous voulions impliquer l'ensemble de l'organisation, soit plus de 40 équipes réparties dans toutes les divisions du groupe Lendi, dans le processus et centraliser le tout dans un seul système », se souvient Matt Hargreaves. « Avant, les équipes techniques se réunissaient pour planifier, mais il y avait un manque d'intégration entre nos équipes et nos outils, un alignement insuffisant sur la stratégie et aucun reporting. Nous utilisions également six outils différents, nous devions donc mettre à jour les éléments à plusieurs endroits et nous ne pouvions pas avoir une vue d'ensemble des équipes. » 

Matt Hargreaves et l'équipe de livraison produit ont été chargés de relever ces défis. Heureusement, il avait déjà travaillé avec Atlassian et savait comment transformer le processus de planification trimestrielle pour qu'il soit aussi rapide et simple que les propres produits de Lendi Group. 

Atteindre ses objectifs : améliorer la planification et le suivi avec Planifications Jira et Atlassian Goals

Lendi Group a commencé par passer à Jira Premium pour accéder à Planifications Jira, ce qui a permis à des groupes d'équipes de planifier et de suivre le travail transverse. Ensuite, le service de livraison de produits a intégré Confluence et Jira afin que les utilisateurs puissent utiliser des liens intelligents pour extraire des données d'un outil à l'autre, par exemple en reliant la documentation Confluence à un ticket Jira connexe ou vice versa. Cela permettrait non seulement de gagner du temps et de réduire les changements d'outils, mais aussi de fournir un contexte riche pour faciliter la prise de décision.

L'étape suivante consistait à mieux aligner le travail quotidien sur les OKR stratégiques. L'un des objectifs de cette initiative étant d'impliquer toutes les équipes dans ce processus, et pas seulement les équipes techniques, Matt a posé une question pertinente : « Comment pouvons-nous simplifier la planification et permettre à chacun de visualiser facilement les objectifs, même s'il n'est pas familier avec Atlassian ? »

Pour Lendi Group, la solution était Objectifs d'Atlassian (anciennement connu sous le nom d'Atlas) : une source de référence unique pour comprendre comment le travail de nombreuses équipes contribue aux objectifs de l'entreprise et comment ils évoluent dans le temps. Matt a reconnu que cette fonctionnalité pouvait remplacer PowerPoint et améliorer la visibilité.

Une semaine après la rencontre entre David Hyman, PDG de Lendi Group, et Scott Farquar, ancien co-PDG d'Atlassian, pour discuter des objectifs, l'entreprise avait déployé le système. « Les objectifs ont changé notre façon d'envisager notre travail stratégique et la possibilité d'obtenir des mises à jour régulières », explique Matt. « Maintenant, nous pouvons nous concentrer sur ce qui est en jeu afin de nous remettre sur la bonne voie. »

Des outils centralisés et des processus rationalisés transforment la planification d'une corvée en un plaisir

Aujourd'hui, le processus de planification trimestrielle de Lendi Group est plus rapide, plus collaboratif et plus efficace que jamais.

Une fois que l'équipe de direction a défini les OKR organisationnels au début de l'exercice, les équipes fixent leurs OKR respectifs, les saisissent sous forme d'objectifs et les mettent à jour toutes les deux semaines. Ces mises à jour déclenchent des notifications dans Slack, que les dirigeants suivent pour se tenir informés des avancements.

Les équipes de Lendi Group utilisent Planifications Jira pour suivre les projets et les dépendances entre plusieurs services transverses, Jira pour faire avancer le travail, Confluence pour documenter et partager les connaissances, et Jira Service Management pour la gestion des incidents. Les équipes spécialisées s'appuient également sur d'autres outils de la suite Atlassian Cloud pour optimiser leur travail, comme l'utilisation par le service d'ingénierie de Jira Product Discovery pour le brainstorming et la planification d'idées basées sur le feedback des courtiers, et l'utilisation par le service de livraison d'Atlassian Analytics pour faire émerger des données et des tendances significatives.

Comme toutes les équipes suivent leurs objectifs et travaillent dans Atlassian, tout le monde peut rester aligné sur les avancements, se concentrer sur les objectifs à long terme et s'adapter en temps réel si nécessaire. Le fait de maintenir cette source de référence à jour signifie également que les dirigeants sont toujours informés de l'état d'avancement des projets et peuvent consacrer leurs sessions de planification trimestrielles à des conversations stratégiques. « Le fait de disposer d'une source de référence et d'une vue consolidée de l'ensemble du travail est un atout considérable. Notre devise est : « Tout doit être dans Jira », déclare Matt. « Je suis vraiment fier de la façon dont nos équipes métier ont évolué pour devenir disciplinées dans l'organisation de leurs tâches et comprendre à quoi leur travail correspond. »

Ensuite, au début de chaque trimestre, le service de livraison de produits lance le processus de planification. « La planification trimestrielle est beaucoup plus efficace et notre public en tire davantage profit », déclare Matt.

Le processus commence par une synchronisation de la stratégie pour revoir et ajuster les objectifs, discuter de ce qui fonctionne bien et aborder les risques, ce qui est beaucoup plus facile à faire maintenant que ces informations sont plus visibles dans Atlassian. Atlassian Analytics permet également à l'équipe de créer facilement des rapports avancés pour les dirigeants en utilisant Atlassian Intelligence comme solution low-code ou no-code.

« Avant, nous commencions nos réunions mensuelles du comité de direction avec une feuille vierge et nous parlions des progrès accomplis », explique Matt. « Désormais, l'ensemble d'outils Atlassian met en avant les informations, ce qui nous permet de consacrer notre temps à des conversations stimulantes et à la définition des priorités. »

Les conseils et l'attention des services de conseil ont ouvert la voie du succès

Alors que Lendi Group affinait sa planification trimestrielle, l'entreprise s'est tournée vers les services de conseil d'Atlassian pour obtenir un soutien et des conseils stratégiques. « Les services de conseil ont été formidables. C'est comme si j'avais mon propre coach. J'aurais pu atteindre un certain point par moi-même, mais j'avais besoin d'eux », déclare Terry Meissner, Product Delivery Automation Manager. « Lorsque vous travaillez avec quelqu'un qui utilise ces outils au quotidien et qui peut vous parler des aspects techniques et métier, cela nous permet à tous de nous améliorer. »

Au-delà de l'expertise, l'équipe de Terry Meissner et Matt a apprécié d'avoir une ligne directe avec une équipe dédiée. « Les outils sont une chose, mais c'est plus une question de relation », explique Terry Meissner. « C'est plus personnel que chez n'importe quel autre fournisseur. Je reçois l'attention dont j'ai besoin et j'ai accès à des personnes extraordinaires. »

Depuis leur première collaboration réussie, les services de conseil travaillent avec le groupe Lendi sur un nouvel ensemble de solutions et d'optimisations, notamment l'utilisation de Jira Product Discovery au lieu de Productboard, le passage de BMC Helix à Jira Service Management, la mise en œuvre d'Actifs pour la gestion des actifs et l'intégration de l'automatisation d'Atlassian pour une plus grande efficacité. « Je suis époustouflé par ce que nous pouvons faire avec Actifs et Automatisation », déclare Terry Meissner. « Nous allons débloquer des gains de productivité considérables. »

« Vous ne trouverez pas de meilleur écosystème qu'Atlassian »

En améliorant leurs processus avec l'aide de conseillers Atlassian de confiance et en réunissant leurs équipes grâce à un système de travail intégré, les équipes de Lendi sont prêtes à évoluer et à s'imposer sur le marché australien des prêts immobiliers. « Ce qui change la donne pour moi, c'est que tous les outils communiquent entre eux. Nous ne changeons pas de contexte pour savoir où aller ou comment quelque chose fonctionne. Les outils sont familiers, pas aussi intimidants que d'autres », déclare Terry Meissner. « Vous ne trouverez pas de meilleur écosystème qu'Atlassian. »