Casas Bahia cuts costs by 93% and improves efficiency in the cloud

Défi : accéder aux mises à jour et aux nouvelles fonctionnalités d'Atlassian sans augmenter les coûts ni compromettre l'alignement de l'équipe et l'expérience utilisateur.

Solution : migrer vers Atlassian Cloud en réaffectant les économies réalisées grâce au remplacement des outils et à l'intégration d'applications cloud.

Impact : migration réussie, amélioration de l'efficacité et réduction des coûts. Agilité accrue, accès à de nouvelles fonctionnalités et meilleure gestion des données et des projets.

Le groupe Casas Bahia migre vers Atlassian Cloud et découvre tout le potentiel de la version cloud

Le groupe Casas Bahia, anciennement Via Varejo, a dû relever le défi de migrer son infrastructure hautement personnalisée vers le cloud, dans le but d'optimiser ses processus, de réduire ses coûts et de suivre les dernières mises à jour d'Atlassian. La migration a été menée à bien grâce aux produits Atlassian, tels que Jira et Confluence, ainsi qu'à des intégrations intelligentes avec d'autres outils.

Le groupe Casas Bahia utilise Jira depuis 2017, en l'intégrant à des plug-ins tels que EazyBI et ScriptRunner pour rationaliser la gestion de projet et automatiser les processus. Confluence a servi de dépôt de connaissances essentiel, avec des personnalisations stratégiques qui ont amélioré la visibilité des données organisationnelles et assuré un accès transparent aux équipes de développement et à la direction. En outre, Jira a joué un rôle central dans la coordination du projet annuel clé de l'entreprise, le Black Friday.

La décision de migrer vers le cloud a été motivée par plusieurs facteurs. L'infrastructure existante, basée sur une offre Jira Data Center pour 2 000 utilisateurs, était devenue un goulot d'étranglement pour les avancées informatiques. De nombreuses applications, dont Confluence, fonctionnaient avec des versions obsolètes qui ne bénéficiaient plus d'un support adéquat, ce qui limitait la capacité de l'équipe à innover et à évoluer efficacement.

Cependant, le principal moteur de la migration était la possibilité de recevoir des mises à jour plus rapides et plus efficaces directement d'Atlassian, ainsi qu'une intégration transparente entre les produits de la suite. L'entreprise souhaitait également pérenniser ses opérations en s'étendant à d'autres solutions telles que Jira Product Discovery, tout en restant en phase avec le rythme rapide d'innovation d'Atlassian et en maximisant les avantages des nouvelles fonctionnalités et améliorations.

« En migrant vers le cloud, nous avons l'esprit tranquille en ce qui concerne les mises à jour de l'infrastructure et des applications, car Atlassian se charge de tout maintenir à jour pour garantir le meilleur niveau de versions, de disponibilité et de sécurité », a déclaré Daiane Conte, spécialiste Agile COE.

Bien que le groupe Casas Bahia envisageait depuis un certain temps de migrer vers le cloud, le coût élevé de cette migration (plus de 60 % du budget de renouvellement alloué) l'avait initialement rendue irréalisable.

En tirant stratégiquement parti de la suite Atlassian et de ses fonctionnalités d'intégration avec des applications tierces (comme Tableaux blancs, d'Appfire), l'entreprise a rationalisé sa chaîne d'outils et éliminé les licences logicielles redondantes, réduisant ainsi ses coûts annuels de 1,2 million de R$ à seulement 90 000 R$, soit une réduction de 92,5 %. Cette optimisation financière a non seulement permis au groupe Casas Bahia de procéder à la migration vers le cloud sans dépasser son budget annuel, mais a également permis de réaliser 15 % d'économies supplémentaires.

The migration process

After the board approved the company’s Atlassian cloud migration, the team turned their attention to preparing employees for the change.

To face this challenge, there was a constant effort to align with all the different teams and areas, minimize dependencies, and ensure that everyone understood the migration objectives. This required a detailed mapping of dependencies and activities.

The first practical step in the migration process was onboarding users to the cloud environment. Then, the migration team created a test version in the sandbox environment and moved the most critical projects. This allowed them to map out with the QA Team existing functionalities in Data Center and the main points of friction that could interfere with the user experience in the new Cloud version.

“We had some difficulties that were quickly solved, such as the use of HTML in Confluence pages, which was native in the Data Center version. In Cloud, it was easily replaced by the corresponding app,” pointed out Agility COE Analyst Edimara Souza.

With everything in place, the migration team implemented ongoing internal communications to keep employees informed about the migration.

The total migration time was approximately four months, with three months dedicated to preparation and one month for actual migration. Due to the large volume of data in the Jira Server (greater than 1TB), Casas Bahia carried out the migration in phases. Initially, they planned for seven migration phases, but with the help of the Jira and Confluence Cloud Migration Assistant apps, they reduced the number of phases to five, saving over 35 hours of work.

“The migration process has brought us several positive surprises. I highlight the speed of data transmission between the Data Center environment and the Cloud environment, which performed well above expectations, helping us finish the entire migration in 2/3 of the estimated time. In addition, all of [Solution Partner] Nimble’s support throughout the process was essential to solve any difficulties and ensure all the safety of the process. I am very satisfied with the whole experience,” commented Manager at the Agility COE Renato Passero.

The gains of migrating to Atlassian cloud

Casas Bahia’s teams quickly recognized the numerous performance and agility benefits of migrating to Atlassian cloud. Several newer features and solutions were only available in this version, which further enhanced collaboration between internal teams. “Atlassian cloud brought new features that allowed us to sync epics with Atlassian goals, give feedback, do weekly syncing, all on the same platform,” highlighted Agile Tools Team Leader Daiane Conte.

In addition, they’ve seen significant security improvements. The implementation of SSO (single sign-on) has simplified access management — something that was not available in the server mission. In addition, the security offered by Jira Cloud met all the company’s needs, allowing VPN availability and ensuring full access to Confluence content and other features that were previously limited.

Migrating to Atlassian cloud unlocked access to new integrations and features, as highlighted by Viviane Moreira, Analyst at the Agility COE: “One of them was AI. Rovo can optimize processes and increase user efficiency; look for answers; and streamline content editing, summaries, and pages in an easier and more agile way.”

There was also a significant reduction in the time needed to import project data into the company’s Spot Management dashboards. Previously, using Data Center, this process required up to eight hours. However, with the transition to the Cloud version, this time was reduced to just 40 minutes.

Data Center incremental refresh time has also experienced a decrease. Previously, it took about three hours to perform this update, but with the migration to the Cloud, this time reduced to just one hour.

The successful migration to Atlassian cloud reaffirms Casas Bahia’s commitment to adopting advanced technological solutions to optimize operations and strengthen internal collaboration. With significant gains in performance, safety, and efficiency, the company is now poised to continue innovating and leading the retail industry in Brazil.