Equipo doble: Hermes Einrichtungs Service migra Jira y Confluence a Atlassian Cloud

Dificultades:

El fin del soporte para las licencias de servidor de Atlassian supuso una oportunidad para que Hermes Einrichtungs Service reorientara su estrategia.

Solución:

Con el soporte de gestión e implementación de licencias del socio de soluciones Jodocus (que ahora forma parte de Eficode), Hermes Einrichtungs Service migró Jira y Confluence a Atlassian Cloud.

Consecuencias:

Gracias a una gestión eficiente de las licencias y a la protección de datos garantizada, Hermes Einrichtungs Service y Jodocus están implementando la migración correctamente y creando procesos más eficientes.

Hermes Einrichtungs Service hace las cosas bien, y no solo en lo referente a la entrega de muebles, grandes electrodomésticos y otros productos grandes o voluminosos. La empresa de logística también tiene una mentalidad práctica en lo que respecta a la TI: una doble migración de Jira y Confluence ha llevado sus procesos digitales y sus comunicaciones a la nube.

Como parte del Grupo Hermes, que a su vez forma parte del Grupo Otto, Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG es el proveedor de gestión a dos manos del grupo. Sus equipos de logística entregan artículos grandes y voluminosos a unos cinco millones de hogares al año.

La sede y el mayor centro logístico de Hermes Einrichtungs Service se encuentran en Löhne (Westfalia). Desde aquí se gestionan todos sus procesos logísticos. Los productos se distribuyen a 100 depósitos en Alemania y Polonia a través de 3 centros logísticos en Alemania y su país vecino. Con un total de 8000 empleados en toda su red de partners, Hermes Einrichtungs Service garantiza que sus procesos de entrega de productos y servicio funcionen a la perfección a diario. Esto significa que los procesos tienen que ser transparentes y sin cometer errores. La empresa de logística no puede permitirse ningún retraso en su trabajo diario. Eso incluye los retrasos en la comunicación y la colaboración entre equipos y departamentos. La clave es una gama de soluciones diferentes. Estas soluciones tienen que estar perfectamente coordinadas con todos sus procesos empresariales y vincular todos los procesos para que todos sus empleados puedan beneficiarse de un trabajo en equipo sencillo, seguro e ilimitado.

Desafío aceptado: fin del soporte para las licencias de servidor

Hermes Einrichtungs Service ha sido un cliente fiel de Atlassian durante 18 años, y ha confiado en Jira y Confluence para gestionar sus operaciones a la perfección. La empresa confió en Jira por primera vez en 2006 como una forma fiable de gestionar todos sus procesos y flujos de trabajo de gestión de servicios de TI, incluidas las asignaciones y la optimización. En 2009, añadieron Confluence como banco de conocimiento digital alojado en la intranet de la empresa. Ambos sistemas han crecido con la empresa, más recientemente durante la pandemia, cuando la demanda aumentó astronómicamente como resultado del auge de las compras en línea. Al mismo tiempo, el número de procesos y el volumen de comunicación en los equipos de TI y servicios aumentaron exponencialmente. Las soluciones de Atlassian han demostrado ser herramientas indispensables, en especial porque los empleados trabajan principalmente desde casa y necesitan comunicarse con sus equipos.

Sin embargo, a finales de 2021 y principios de 2022, la empresa tuvo que adoptar una decisión importante: sus licencias de servidor para Jira y Confluence caducaban. Teniendo en cuenta que Atlassian había anunciado que el soporte para las licencias de servidor en su conjunto terminaría a principios de 2024, Hermes Einrichtungs Service tomó la decisión estratégica de migrar por completo a la nube.

Para Florian Schmidt, director de servicios de aplicaciones de Hermes Einrichtungs Service, una cosa quedó clara desde el principio: el hecho de que sus licencias de servidor caducaran no significaba que su viaje con Atlassian tuviera que llegar a su fin. "Estamos muy contentos con Jira y Confluence desde el principio. No queríamos perderlos; queríamos usarlos para seguir creciendo. Para nosotros, reorientar nuestra estrategia mediante las soluciones en la nube de Atlassian era el paso lógico siguiente y el más prometedor.

Esta medida también estaba en línea con la estrategia de Otto Group. Otto Group optó por el plan Enterprise de Atlassian Cloud en marzo de 2021 como una forma de migrar de forma segura sus soluciones de Atlassian a la nube. Es más, este plan Enterprise en concreto garantiza el cumplimiento de las normativas EBA y BaFin para la subcontratación a un proveedor en la nube y de las normas actuales de cumplimiento con el RGPD. Si bien puede que haya sido la empresa matriz, Otto Group, la que originalmente adquirió la licencia, las filiales como Hermes Einrichtungs Service también pueden beneficiarse de una protección de datos integral al transferir sus licencias.

El socio perfecto para un futuro basado en la nube

Con eso, ya no había nada que se interpusiera en el camino de la migración a Atlassian Cloud. "Tuvimos la suerte de poder adquirir licencias Cloud Enterprise que cumplían con el RGPD directamente a través de Otto Group", explica Florian Schmidt. "Gracias a eso, pudimos centrar nuestros esfuerzos en la migración técnica de Jira y Confluence. Sin mencionar que estamos plenamente satisfechos con la seguridad de todos nuestros datos en la nube".

A la hora de elegir el partner de solución que ayudaría a la empresa de logística en tareas como la configuración, la personalización y la implementación, Hermes Einrichtungs Service volvió a recurrir a la experiencia de Otto Group. "Sabíamos que Otto Group ya había trabajado con Jodocus y que la colaboración había sido un éxito. Con su recomendación, elegir a nuestros expertos en tecnología en la nube fue una decisión bastante rápida", añade Schmidt.

Ahora, Jodocus no solo ha gestionado las licencias de forma eficiente, sino que también ha creado un equipo que trasladó nuestros datos del servidor de Jira a la nube en tan solo dos meses. La colaboración comenzó con los preparativos para la migración, que comenzaron a finales de septiembre de 2021, y Jira tuvo que estar en funcionamiento en la nube a finales de noviembre. Era imprescindible que el equipo realizara pruebas exhaustivas si realmente querían llevar a cabo una migración a la nube a tan gran escala.

"Cuanto mejor te prepares y pruebes la migración, mejor será el resultado final cuando la herramienta en la nube entre en funcionamiento", destaca Tim Bossen, director de Migración de Jodocus. "Hicimos una prueba de aceptación de usuarios (UAT), por ejemplo, que nos aportó una información muy valiosa de los evaluadores de aplicaciones de Hermes Einrichtungs Service, que luego tuvimos en cuenta durante la migración a Jira".

Los expertos de Jodocus se encontraron con un desafío particular en este caso. Los flujos de trabajo de gestión de clientes conocidos tenían que seguir disponibles en Jira en la nube. Si bien Hermes Einrichtungs Service utiliza Jira para mapear sus procesos de gestión de servicios de TI, se ha basado en la aplicación "E-mail This issue" de Jira Marketplace para enviar incidencias durante mucho tiempo. Los expertos de Jodocus definieron todas las configuraciones de las aplicaciones en la nube a mano. A pesar de que no pudieron probarlos por adelantado, toda la migración se llevó a cabo sin problemas. Florian Schmidt está especialmente contento: "En general, todo estaba donde tenía que estar, el momento era bueno y pudimos continuar con las operaciones sin problemas ni tiempo de inactividad".

Aproximadamente medio año después, en la primavera de 2022, Confluence también migró a la nube. A estas alturas, el equipo sabía exactamente lo que estaba haciendo, y el trabajo que había realizado anteriormente era más que útil. Durante la migración a Jira, los expertos en la nube realizaron una optimización eficaz de los datos, lo que facilitó considerablemente la transferencia de Confluence. Durante el traslado, Jodocus se ocupó de cuestiones como filtrar las cuentas inactivas, almacenar las direcciones de correo electrónico y asignar cuentas de administrador. El proveedor de servicios también creó un archivo para todas las páginas antiguas y conjuntos de datos ordenados.

Otra ventaja fue el hecho de que Jodocus también creó una nueva página de inicio de Confluence fácil de usar como parte de la migración. Esta página de inicio da a los empleados acceso a la intranet y a la wiki de la empresa, lo que facilita mucho el trabajo diario. "Gracias a la ayuda y el apoyo de Jodocus, también hemos podido migrar Confluence a la nube de forma rápida y sin problemas. Además, podemos aprovechar de inmediato las innumerables ventajas que ofrece la nube cuando trabajamos con Jira y Confluence", afirma Florian Schmidt, satisfecho. Ahora, los equipos pueden colaborar de forma más eficaz y con más agilidad.

Un proyecto de migración que sale a cuenta

Desde la gestión de licencias hasta la implementación: las migraciones de Jira y Confluence a Cloud fueron un éxito rotundo, gracias, sobre todo, a la colaboración abierta, honesta y basada en la confianza entre el equipo de desarrolladores de la empresa de logística y los expertos de Jodocus. Hermes Einrichtungs Service se beneficia de esta asociación de varias maneras: cambiar de un servidor a Cloud Enterprise está demostrando ser una bendición para la empresa que va más allá de la seguridad y la protección de datos. Los costes generales de mantenimiento ahora también son significativamente más bajos. Además de eso, las herramientas y los complementos de Cloud se actualizan automáticamente y los entornos de prueba se configuran de forma rápida y sencilla.

Florian ya sabe exactamente cómo usará su equipo el tiempo recién adquirido: "Con esta nueva base, podemos hacer que el sistema se adapte a nosotros y a nuestros procesos aún mejor. Con la versión de servidor, por ejemplo, no era posible desarrollar e implementar mecanismos automatizados, como las actualizaciones automáticas de los complementos, en Jira. Con Cloud, todo eso ha cambiado".

Ahora, los flujos de trabajo y los procesos se pueden escalar aún mejor en Cloud y se pueden orientar al crecimiento de la empresa. Otra ventaja es que, gracias a una capa de seguridad especial, Hermes Einrichtungs Service puede funcionar con herramientas de terceros de forma segura y sin complicaciones. La empresa de logística trabaja actualmente con proveedores externos en el desarrollo de un nuevo sistema de logística de depósitos, por ejemplo, y lo está haciendo todo directamente en Jira. Con la versión de servidor, eso no habría sido posible sin una zona desmilitarizada compleja que separara la red interna de la externa mediante cortafuegos o componentes similares. 

Hermes Einrichtungs Service ya tiene planes concretos para el futuro. La empresa de logística quiere optimizar aún más sus soluciones y está planteándose cambiarse a Jira Service Management, por ejemplo, para hacer que la gestión de clientes sea aún más ágil desde el punto de vista tecnológico.

Lo que sí que tienen claro es que, gracias a Jodocus, Solution Partner Platino de Atlassian, Hermes Einrichtungs Service ha conseguido migrar sus herramientas de Atlassian a Cloud y, a su vez, contribuir a unas operaciones más eficientes y a una mejor comunicación, lo que significa que los muebles y electrodomésticos de gran tamaño llegan también a tiempo a los hogares de los clientes.