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Template de lista de pendências

Acompanhe e resolva tarefas importantes com um template de lista de pendências que ajuda as equipes a entregar projetos completos sempre.

Usar template

melhor para

  • Gerenciamento de projeto

  • Operações

Principais funções

  • Planejamento de tarefas

  • Priorização

  • Gestão de pipelines

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O que é um template de lista de pendências?

Um template de lista de pendências é uma ferramenta de gestão de projetos usada para monitorar e gerenciar entregas incompletas, incorretas ou em falta que devem ser finalizadas antes que um projeto possa ser considerado concluído. 

O que começou como uma ferramenta para equipes de construção, feita para monitorar tarefas e reparos, agora se tornou algo essencial para os gerentes de projeto de todos os setores garantirem uma entrega de qualidade.

Curiosidade: em inglês, a lista de pendências é chamada de punch list porque empreiteiros costumavam fazer furos (punched holes) no papel ao lado de cada item concluído na lista de tarefas. Esse método simples, mas eficaz, de rastrear o status de conclusão deu origem ao termo usado em inglês hoje.

Descrições de tarefas

O template de lista de pendências inclui descrições minuciosas de cada tarefa que requer atenção. Essas descrições abrangem requisitos específicos, critérios de aceitação e padrões de qualidade que devem ser atendidos. 

Uma documentação clara ajuda a evitar problemas de comunicação e garante que todos os membros da equipe entendam o que precisa ser concluído durante o planejamento do projeto.

Gerenciamento de recursos

O gerenciamento eficaz de recursos ajuda as equipes a concluir os itens da lista de pendências com eficiência. O template de lista de pendências se integra às ferramentas de gerenciamento de recursos para ajudar os gerentes de projeto a alocar membros e recursos da equipe com eficácia. Ao organizar as tarefas com base nos recursos e habilidades disponíveis, as equipes podem otimizar os fluxos de trabalho e evitar gargalos.

O que o template de lista de pendências inclui?

Listas

Equipes diferentes visualizam e monitoram o trabalho de várias maneiras. A visualização Lista no Jira é uma interface em estilo de planilha que facilita o monitoramento e a organização do trabalho em todos os projetos. As equipes podem analisar itens ou aplicar filtros para se concentrar em aspectos específicos da lista de pendências, aumentando a eficiência da gestão de projetos.

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Como começar a usar o template de lista de pendências

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    Identifique o escopo do projeto

    Mapeie o escopo do projeto e identifique todas as entregas que precisam constar na lista de pendências. Esse estágio crítico de planejamento ajuda a equipe a entender o que precisa ser entregue e evita que ocorra um desvio de escopo. Analise os objetivos do projeto e obtenha a opinião das partes interessadas para garantir que nada importante seja esquecido desde o início.

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    Listar tarefas

    Antes de concluir o projeto, crie um inventário minucioso com tudo o que precisa ser concluído. É importante ir além dos principais resultados e incluir todos os pequenos ajustes, verificações de qualidade e toques finais que fazem a diferença entre um projeto bom e um excelente. Trabalhe com a equipe para fazer um brainstorming e documentar esses itens enquanto eles estão frescos na mente de todos.

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    Adicione colunas para os estágios da tarefa

    Defina colunas como "Não iniciado", "Fazendo" e "Concluído" para criar um sistema visual claro de acompanhamento do progresso. Essa organização oferece às equipes uma visualização instantânea da situação do trabalho e ajuda a identificar gargalos antes que eles se tornem problemas. 

    Adicione também colunas personalizadas que correspondam ao fluxo de trabalho da equipe, como "Aguardando revisão" ou "Pronto para teste".

  4. 4

    Atribua responsabilidades

    Atribua cada item da lista de pendências a membros específicos da equipe, garantindo que todos saibam quais são as suas respectivas tarefas e o que deve ser entregue. Definir as atribuições evita que as tarefas passem despercebidas e ajuda os membros da equipe a priorizar o trabalho com eficácia. 

    Ao atribuir as responsabilidades, considere a carga de trabalho e a experiência de cada pessoa e crie canais de comunicação para que todos possam pedir ajuda ou esclarecimentos.

  5. 5

    Estabeleça prioridades e prazos

    Trabalhe com a equipe para estabelecer prioridades e prazos realistas para cada tarefa, levando em conta as dependências do projeto e os cronogramas gerais. Alguns itens podem precisar de atenção imediata, enquanto outros podem esperar. 

    Ter clareza sobre essas prioridades ajuda as equipes a concentrar energia nas tarefas mais importantes. Use marcadores ou etiquetas para destacar itens de alta prioridade e defina lembretes automáticos para os prazos.

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    Monitore e atualize

    Faça análises regulares do progresso e atualize o status das tarefas para manter a lista de pendências sempre atualizada. Agende check-ins rápidos diários ou semanais para discutir obstáculos e comemorar as conclusões. 

    O monitoramento consistente ajuda a detectar possíveis problemas com antecedência e mantém todos alinhados sobre o progresso. Facilite para os membros da equipe a sinalização de novos problemas ou preocupações conforme necessário bem como o ajuste de prioridades e de prazos com base no progresso.

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