A Mary's Meals administra 20 programas de alimentação escolar em todo o mundo com sistema de trabalho da Atlassian

Desafio: a Mary's Meals precisava de um software de colaboração robusto para conectar mais de 20 equipes que apoiavam programas de alimentação em 16 países e um movimento global de apoiadores.

Solução: para lidar com o crescimento, a Mary's Meals migrou suas instâncias do Jira, do Jira Service Management e do Confluence do Data Center para o Cloud.

Impacto: com um System of Work com tecnologia da nuvem da Atlassian, a equipe melhorou a escalabilidade, o desempenho, a segurança e a eficiência do sistema, ajudando a alimentar duas vezes mais crianças todos os dias.

Usar a colaboração para alimentar corpos e mentes

A Mary's Meals começou alimentando 200 crianças no Malawi há mais de 20 anos. Hoje, é uma organização internacional que fornece refeições escolares diárias para mais de 2,6 milhões de crianças em 16 países. “A gente lida com o tipo de fome que perturba a vida diária e atrapalha a educação, mas há uma sensação de que a gente pode fazer algo a respeito. É por isso que eu adoro trabalhar aqui”, diz Stephen Neil, chefe de infraestrutura e operações.

A instituição compreende uma rede global de programas de alimentação escolar em 16 países e mais de 20 entidades de arrecadação de fundos. A Mary’s Meals International é a organização central que coordena e apoia as muitas equipes de funcionários e voluntários. A empresa lidera as atividades de alimentação escolar e arrecadação de fundos em todo o mundo.

Essa é uma grande missão, que exige uma infraestrutura de TI robusta. Em 2019, a Mary's Meals criou um sistema de trabalho usando o Jira, Jira Service Management e Confluence. Esse sistema ajuda a conectar equipes técnicas e programáticas da Mary's Meals para que elas possam resolver com mais rapidez problemas das equipes afiliadas em todo o mundo.

A Mary's Meals tinha (e continua tendo) o sonho de se expandir para ainda mais países, o que significava que sua infraestrutura também precisava crescer. Com o apoio da Fundação Atlassian e de seu parceiro de solução New Verve, a Mary's Meals (agora parte da Knowmad mood Ltd) migrou do Atlassian Data Center para o Cloud em novembro de 2024. Dessa forma, a organização poderia continuar criando programas e alimentando mais crianças nas próximas décadas.

Próxima etapa para a escalabilidade: a nuvem da Atlassian

Antes da transição para a nuvem da Atlassian, a Mary's Meals executava todas as ferramentas da Atlassian em um único nó do Data Center. Esse sistema atendia às necessidades das equipes, mas era complexo e demorado de gerenciar. Stephen sabia que isso não seria sustentável a longo prazo.

Stephen suspeitava que muitas personalizações estavam causando problemas de velocidade e desempenho, e o nó único significava que qualquer interrupção do serviço poderia causar interrupções em todo o sistema. A equipe também descobriu que estava perdendo cada vez mais tempo trabalhando na manutenção da segurança. 

“Em breve, teríamos que mudar o tamanho da nossa instância no Data Center de qualquer maneira. Eu queria trazer uma infraestrutura escalável e mais redundante, além de acessar novas funções da Atlassian, como o Rovo.”

Aproveitar o potencial de todas as equipes com licenças com descontos

A Mary's Meals sabia que as ferramentas certas, como os Apps da Atlassian, poderiam aumentar a eficiência, bem como a relevância das entregas. As ferramentas de alto nível pareciam fora de alcance para um orçamento sem fins lucrativos. É por isso que Stephen ficou empolgado ao saber das licenças com desconto para organizações sem fins lucrativos fornecidas pela Fundação Atlassian.

Com um desconto de 75%, a Mary's Meals poderia investir na tecnologia de alto nível que melhor atenderia as equipes. A Mary's Meals também recebeu o apoio da Fundação Atlassian para organizações sem fins lucrativos, com um Atlassian Solution Grant para financiar uma parceria com o parceiro de solução New Verve. A New Verve apoiou a Mary's Meals na migração do Atlassian Data Center para o Cloud.

Infraestrutura de nuvem adequada para alimentar mais 1 milhão de crianças (um número que não para de crescer)

Com a nuvem da Atlassian impulsionando o trabalho de sua equipe, a Mary's Meals mais que dobrou o número de crianças atendidas, de 1,3 milhão para mais de 2,6 milhões todos os dias. Ainda que a escalabilidade tenha sido o catalisador que impulsionou a migração da Mary's Meals, a mudança para a nuvem também melhorou o desempenho, a eficiência e a segurança.

A eficiência gera economia de tempo e maior segurança

“Desde a migração, não tivemos nenhum dos problemas de desempenho anteriores, e nossas seguradoras não entraram em contato pedindo para resolvermos vulnerabilidades”, diz Stephen.

Sua equipe conseguiu substituir a maioria dos elementos com codificação personalizada no Jira pela automação da Atlassian. Com nove aplicativos do Marketplace e a funcionalidade nativa da nuvem, eles criaram uma solução adaptada às suas necessidades. Dois dos aplicativos mais úteis do Marketplace são o Microsoft 365 for Jira e o Statuspage for Jira Service Management. Até agora, eles estão economizando pelo menos oito horas por mês em testes e correções de segurança, que estão realocando para os chamados “dias de inovação”. Nesses dias, que ocorrem todos os meses, o foco é o trabalho estratégico.

Respostas mais rápidas em vários idiomas com IA e Rovo

O acesso ao Rovo e aos recursos alimentados por IA está provando ser outra adição valiosa para a Mary's Meals. “Ainda estamos começando a encontrar usos para a IA, mas nossas equipes já contam com recursos que não estão disponíveis no Data Center”, diz Stephen.

Por exemplo:

• No Jira, o Rovo alivia a carga do planejamento do trabalho ao sugerir conteúdo para projetos, tarefas e subtarefas. Assim, as equipes podem começar colocar as sugestões em prática o quanto antes.

• No Jira Service Management, as equipes passam menos tempo lidando com consultas repetitivas graças às respostas sugeridas pela IA do Rovo.

• No Jira Service Management, a comunicação entre equipes de TI/agentes de serviço e afiliados em outros países fica mais fácil graças à IA.

Stephen espera que o Rovo ajude os afiliados a resolverem os problemas por conta própria ao compartilhar conhecimento do Confluence sem que o usuário precise abrir um ticket. A Mary's Meals também está considerando as metas da Atlassian como um meio de colaborar com afiliados em iniciativas estratégicas e acompanhar o progresso feito para atingir objetivos e resultados-chave.

A nuvem da Atlassian facilitou o trabalho das equipes. E, com as equipes trabalhando melhor, a vida das crianças que a Mary's Meals ajuda também melhora. "A minha maior conquista nessa função foi ajudar a construir a infraestrutura que dobrou o número de crianças que são alimentadas", diz Stephen. “Estou confiante de que, com a nuvem da Atlassian, vamos fazer isso muito mais vezes.”

Simplificar o desenvolvimento interno e o trabalho de infraestrutura com Jira e Rovo

A Mary's Meals usa o Jira para rastrear e gerenciar todos os projetos internos de desenvolvimento fazer upgrades na infraestrutura. A organização executa vários aplicativos personalizados, incluindo portais de pagamentos de arrecadação de fundos e um aplicativo de gestão de programas para registrar os níveis de frequência escolar e estoque de alimentos.

A equipe de infraestrutura e operações de Stephen usa o Jira para manter e expandir esses aplicativos. Assim, a empresa pode continuar atendendo às necessidades de mais programas e crianças à medida que o alcance da Mary's Meals cresce. O Rovo também é útil aqui. Por exemplo, sugerindo conteúdo para projetos, tarefas e subtarefas para que o Steam possa começar a ser executado com mais rapidez.

A equipe também usou o Jira para planejar e implementar seu projeto de transformação digital. Essa iniciativa reuniu todos os afiliados em uma pilha de ferramentas compartilhada, que inclui o Salesforce para gerenciamento de doadores, um sistema de gerenciamento de conteúdo e o Jira Service Management. Todos os afiliados nacionais usam o Jira para integrar essas ferramentas e aprender como as usar, levando a uma maior adoção e uso.

A colaboração de mais de 1.000 trabalhadores fornecendo refeições para mais de 1 milhão de crianças por dia

Quando as equipes da Mary's Meals trabalham melhor, elas podem oferecer resultados melhores e mais escaláveis para crianças de todo o mundo. Desde 2019, a Mary's Meals passou de alimentar 1,3 milhão para mais de 2,6 milhões de crianças todos os dias escolares. "A minha maior conquista nessa função é ajudar a construir a infraestrutura que dobrou o número de crianças que são alimentadas", diz Stephen. Com o Atlassian Cloud e nosso sistema de trabalho, estou confiante de que a gente pode repetir o processo de novo e de novo."

A empresa está ajudando muitas pessoas, e ela faz isso com o sistema de trabalho Atlassian ao seu alcance.

"Com o passar dos anos, nosso uso das ferramentas da Atlassian cresceu. Agora é fundamental para a forma como as equipes de toda a organização operam, inclusive como planejamos nossos projetos e fornecemos os principais serviços de suporte", diz Stephen. "À medida que expandimos nosso sistema de trabalho Atlassian, agora há uma maior apreciação da necessidade da nuvem para escalabilidade, continuidade de negócios e inovação. A gente quer continuar nossa jornada na plataforma Atlassian Cloud!"