Como a Mary's Meals alimenta mais de 2,6 milhões de crianças todos os dias escolares com o apoio do Atlassian Cloud

Desafio: a Mary's Meals precisava de uma infraestrutura tecnológica que fosse robusta e escalável para as equipes continuarem expandindo os programas de alimentação escolar da organização sem fins lucrativos por todo o mundo.

Solução: para lidar com o crescimento, a Mary's Meals migrou suas instâncias do Jira, do Jira Service Management e do Confluence do Data Center para o Cloud.

Impacto: com um sistema de trabalho que usa a nuvem da Atlassian, a equipe melhorou a escalabilidade, o desempenho, a segurança e a eficiência do sistema. Isso ajudou a empresa a crescer e assim alimentar duas vezes mais crianças todos os dias.

Alimentar crianças em todo o mundo exige eficiência e resiliência de TI

A Mary's Meals começou alimentando 200 crianças no Malawi há mais de 20 anos. Hoje, é uma organização internacional que fornece refeições escolares diárias para mais de 2,6 milhões de crianças em 16 países. “A gente lida com o tipo de fome que perturba a vida diária e atrapalha a educação, mas há uma sensação de que a gente pode fazer algo a respeito. É por isso que eu adoro trabalhar aqui”, diz Stephen Neil, chefe de infraestrutura e operações.

A instituição compreende uma rede global de programas de alimentação escolar em 16 países e mais de 20 entidades de arrecadação de fundos. A Mary’s Meals International é a organização central que coordena e apoia as muitas equipes de funcionários e voluntários. A empresa lidera as atividades de alimentação escolar e arrecadação de fundos em todo o mundo.

Essa é uma grande missão, que exige uma infraestrutura de TI robusta. Em 2019, a Mary's Meals criou um sistema de trabalho usando o Jira, Jira Service Management e Confluence. Esse sistema ajuda a conectar equipes técnicas e programáticas da Mary's Meals para que elas possam resolver com mais rapidez problemas das equipes afiliadas em todo o mundo.

A Mary's Meals tinha (e continua tendo) o sonho de se expandir para ainda mais países, o que significava que sua infraestrutura também precisava crescer. Com o apoio da Fundação Atlassian e de seu parceiro de solução New Verve, a Mary's Meals (agora parte da Knowmad mood Ltd) migrou do Atlassian Data Center para o Cloud em novembro de 2024. Dessa forma, a organização poderia continuar criando programas e alimentando mais crianças nas próximas décadas.

Próxima etapa para a escalabilidade: a nuvem da Atlassian

Antes da transição para a nuvem da Atlassian, a Mary's Meals executava todas as ferramentas da Atlassian em um único nó do Data Center. Esse sistema atendia às necessidades das equipes, mas era complexo e demorado de gerenciar. Stephen sabia que isso não seria sustentável a longo prazo.

Ele suspeitou que a quantidade de personalizações estava afetando a velocidade e o desempenho, e o nó único deixava a Mary's Meals vulnerável a interrupções no serviço. A equipe tinha problemas de desempenho quase toda semana e, às vezes, era necessário reiniciar o sistema no meio do dia útil, interrompendo o trabalho. Com o passar do tempo, a equipe também descobriu que estava perdendo cada vez mais tempo na manutenção de segurança.

“Em breve, teríamos que mudar o tamanho da nossa instância no Data Center de qualquer maneira. Eu queria trazer uma infraestrutura escalável e mais redundante, além de acessar novos recursos da Atlassian, como o Rovo.”

Migração agilizada com o suporte de um parceiro confiável

A migração é uma grande mudança, ainda mais para organizações sem fins lucrativos com recursos mais limitados do que as empresas tradicionais. Mas enquanto Stephen contemplava a transição, a New Verve e a Fundação Atlassian apareceram para ajudar a planejar uma migração que fosse econômica e minimizasse as interrupções.

“Era muito complicado fazer o planejamento e a migração por conta própria”, diz Stephen. “Com nosso parceiro de solução e a Fundação Atlassian, a gente sabia bem com o que estávamos lidando.”

A Fundação Atlassian oferece programas gratuitos sem fins lucrativos para apoiar organizações na otimização, aprimoramento e descoberta do produto. Isso inclui aconselhar e orientar equipes sobre qual modelo, seja o Data Center ou o Cloud, atende melhor à sua missão e facilitar a transição quando necessário. Com os Atlassian Solution Grants, a Fundação Atlassian financiou a parceria da Mary's Meals com a New Verve para fazer a migração de ponta a ponta na nuvem.

“A Fundação Atlassian nos apoia há muitos anos com licenças comunitárias. Isso tem sido muito generoso e estimulante”, explica Stephen.

A New Verve começou com uma avaliação de prontidão, na qual eles se aprofundaram nas necessidades e metas da Mary's Meals. Por exemplo, eles auditaram os aplicativos que a Mary's Meals estava usando no Data Center e escolheram aqueles que poderiam complementar melhor a funcionalidade nativa do Atlassian Cloud para as organizações na nuvem após a migração.

Depois da avaliação, eles passaram cerca de quatro semanas em testes para resolver os problemas. Quando tudo ficou pronto, a migração em si durou apenas um fim de semana. “Não houve nenhum impacto negativo real para nenhum de nossos usuários. Todo o processo levou cerca de quatro meses”, diz Stephen. “Sou muito grato à Atlassian, não apenas pelo financiamento para a implementação, mas também pelos muitos anos de apoio em forma de licenciamento comunitário até hoje. É um programa muito generoso e estimulante.”

Infraestrutura de nuvem adequada para alimentar mais 1 milhão de crianças (um número que não para de crescer)

Com a nuvem da Atlassian impulsionando o trabalho de sua equipe, a Mary's Meals mais que dobrou o número de crianças atendidas, de 1,3 milhão para mais de 2,6 milhões todos os dias. Ainda que a escalabilidade tenha sido o catalisador que impulsionou a migração da Mary's Meals, a mudança para a nuvem também melhorou o desempenho, a eficiência e a segurança.

A eficiência gera economia de tempo e maior segurança

“Desde a migração, não tivemos nenhum dos problemas de desempenho anteriores, e nossas seguradoras não entraram em contato pedindo para resolvermos vulnerabilidades”, diz Stephen.

Sua equipe conseguiu substituir a maioria dos elementos com codificação personalizada no Jira pela automação da Atlassian. Com nove aplicativos do Marketplace e a funcionalidade nativa da nuvem, eles criaram uma solução adaptada às suas necessidades. Dois dos aplicativos mais úteis do Marketplace são o Microsoft 365 for Jira e o Statuspage for Jira Service Management. Até agora, eles estão economizando pelo menos oito horas por mês em testes e correções de segurança, que estão realocando para os chamados “dias de inovação”. Nesses dias, que ocorrem todos os meses, o foco é o trabalho estratégico.

Respostas mais rápidas em vários idiomas com IA e Rovo

O acesso ao Rovo e aos recursos alimentados por IA está provando ser outra adição valiosa para a Mary's Meals. “Ainda estamos começando a encontrar usos para a IA, mas nossas equipes já contam com recursos que não estão disponíveis no Data Center”, diz Stephen.

Por exemplo:

• No Jira, o Rovo alivia a carga do planejamento do trabalho ao sugerir conteúdo para projetos, tarefas e subtarefas. Assim, as equipes podem começar colocar as sugestões em prática o quanto antes.

• No Jira Service Management, as equipes passam menos tempo lidando com consultas repetitivas graças às respostas sugeridas pela IA do Rovo.

• No Jira Service Management, a comunicação entre equipes de TI/agentes de serviço e afiliados em outros países fica mais fácil graças à IA.

Stephen espera que o Rovo ajude os afiliados a resolverem os problemas por conta própria ao compartilhar conhecimento do Confluence sem que o usuário precise abrir um ticket. A Mary's Meals também está considerando as metas da Atlassian como um meio de colaborar com afiliados em iniciativas estratégicas e acompanhar o progresso feito para atingir objetivos e resultados-chave.

A nuvem da Atlassian facilitou o trabalho das equipes. E, com as equipes trabalhando melhor, a vida das crianças que a Mary's Meals ajuda também melhora. "A minha maior conquista nessa função foi ajudar a construir a infraestrutura que dobrou o número de crianças que são alimentadas", diz Stephen. “Estou confiante de que, com a nuvem da Atlassian, vamos fazer isso muito mais vezes.”