Confluence ホワイトボードを使ったブレーンストーミング

Confluence ホワイトボードを使用してアイデアを構造化し、整理する

ホワイトボード・セッションは、創造性を発揮するための非常に重要な時間です。ブレーンストーミング・セッションでは、否定されることを恐れずに誰もが気軽にアイデアを出せるよう、心の余裕を持てるようにすべきです。

しかし、創造的なアイデア創出の実践で達成できるのはそこまでです。ホワイトボードを使えば、さまざまなアイデアをキャンペーン、プロジェクト、または新しいイニシアチブにまとめることができます。

従来のホワイトボードの問題は、消去、修正、編集を何度も繰り返す必要があることです。一方、Confluence のホワイトボードでは、アイデアを整理する際にある程度のデジタル支援を利用できます。

• マーカーを手にホワイトボードの前に立っているときと同様に、付箋、線、セクションを使ってアイデア間の関係を示せます。

• Jira のタスクとサブタスクを個々のチーム・メンバーに割り当てることで、ブレーンストーミング・セッションでアイデアを創出するだけでなく、チームの To Do リストを作成できます。

ブレーンストーミングやクリエイティブなアイデア創出のためのテンプレートと専用ページを作成する

物理的なホワイトボードは、その名の通り、単なる白いボードです。しかし、Confluence のホワイトボードにはベスト・プラクティスのテンプレートを事前に入力できるので、どんなブレーンストーミング・セッションでも有利なスタートを切ることができます。

• ブレーンストーミング・テンプレートには、新たな視点やアイデアにつながる「what-if（もしこうなったら、どうなるだろう？）」という質問をするためのメモを入力できます。
• ふりかえりテンプレートは、プロジェクト終了時の面接を行うのに役立ちます（良かった点や反省点など）。
• 優先順位付けマトリックスは、ホワイトボードをグリッドに分割して、チームが下す決定を整理する（優先順位を付ける）ことができます。
• チーム編成ガイドは、組織内の特定のプロジェクトにユーザーを割り当てるのに最適です。そこから、Confluence 経由で別のブレーンストーミング・セッションに発展する可能性があります。
• コンセプト・マップは、チームのリソースやワークフローを計画し、複数のプロジェクトを同時に計画するために重要です。

デジタル・ホワイトボードに移行しても失われる機能はありません。付箋紙も使えます。スタンプを使って反応を示したり、気に入ったアイデアに投票したりすることもできます。Confluence ホワイトボードは、物理的なホワイトボードのすべての機能を備えています。そして、これらすべての機能はタイム・ゾーンを超えて簡単に使用できます。まるで全員が同じ部屋にいるかのようです。

信頼できる唯一の情報源からチームのインスピレーションを同期する

最も重要なのは、全社的なコラボレーションです。ホワイトボードがある部屋にチーム全員が集結できない場合、重要なチーム・メンバーが欠けていると感じるかもしれません。その結果、ブレーンストーミング・セッション中に重要な質問をして、さまざまな角度や背景からインスピレーションを得ることができなくなります。

Confluence によって、そのすべてが変わります。Confluence ホームページへの新しい更新を自動的に同期したり、プロジェクト固有の更新を Confluence ホワイトボードに追加したりできます。また、同僚のディスカッションを簡単に参照およびリダイレクトできるように、「@」メンション機能を導入する予定です。

従来のホワイトボード環境では、議事録を取る必要があります。Confluence ホワイトボードを使えば、タイム・ゾーンを超えて仮想ブレーンストーミング・セッションを行うことができるので、何も見逃すことがありません。

また、Confluence ホワイトボードを Jira と統合できる便利な機能もあります。

Confluence ホワイトボードを使用して、特定のタスク、アイデア、または課題をグループ化できます。スマート・セクションを使えば、計画セッション後に Jira 課題を更新する必要がありません。Jira に戻って修正しなくても作業を進められます。セクションに Jira アクションを設定し、そのセクションにあるすべての Jira チケットに適用できます。この機能を使用して、優先度、担当者、ストーリー・ポイントなどのフィールドを一括更新します。

また、もう 1 つの使い方もあります。メモや Web リンクをホワイトボードにアップロードして、全員が参照できるようにできます。その結果、仮想ブレーンストーミング・セッションが To-Do リストにシームレスに組み込まれ、Confluence ホワイトボードはまるでプロジェクト管理ツールのような働きをします。

画像やリンクを埋め込んで、アイデアを説明し、理解を促進する

「アナログ」のホワイトボードは、ある時点で限界が来ます。付箋をホワイトボードに貼ったり、画像を印刷してテープで留めたりすることはできます。しかし、ビデオ、ウェビナー、電話会議がプロジェクトに絡んでくると、物理的なホワイトボードでは対応できません。

そこで登場するのが、Confluence ホワイトボードです。

Confluence ホワイトボードでは画像を埋め込んでアイデアを説明できます。ホワイトボードに長文を書くよりも画像を使った方がアイデアはすばやく伝わります。これは、ビジュアルやデザインベースのプロジェクトに特に当てはまります。

また、Confluence ホワイトボードではチーム・メンバーにタスクを割り当てることもできます。コピーライターが何について書くべきかがわかるように、仮想ブレーンストーミング・セッションを強調表示できます。デザイナーにフィードバックするために、自分の声を録音してライブメモを作成できます。あるいは、オンラインで見たビデオリンクを貼り付けて、必要なチーム・メンバー全員に追加のコンテキストや背景を伝えることもできます。

リモート・チームも一緒にコラボレーションできるホワイトボード・セッションを開始する

Confluence ホワイトボードの一部の機能は、最初のホワイトボード・セッションの内容を知らないリモート・チームのメンバーが話についていくのに役立ちます。しかし、このプロセスがいかにコラボレーティブであるかについてはまだ説明していません。

Confluence ホワイトボードを使えば、セッションは会議室の参加者だけに限定されません。セッションは、コンピューター上でも会議室でもオンラインで構築でき、リモート・チームの全員が参加できます。世界中のチーム・メンバーを置き去りにしたり、彼らが追いつくのを待ったりする必要はありません。また、彼らの自然発生的なインサイトや反応を取り逃すこともありません。

フロー状態の科学的な重要性を忘れないでください。自然発生的なインサイトとライブリアクションは創造性にとって重要です。ある研究で指摘されているように、「驚きの可能性」はフローの重要な要素の 1 つです。ブレーンストーミング・セッションでは、良いアイデアが出ると、すぐにそのフロー感覚が活性化します。

このような効果は、メールでは簡単に実現できません。クリエイティブなフローを生み出すには、ライブでのやり取りと自然発生的な反応が必要です。これにより、最終的には、ホワイトボード上でより良いアイデアが創出されます。

Jira を離れずにブレーンストーミングを行い、プロジェクトを計画する

Jira をすでにお使いの方はご存知だと思いますが、すべてのプロジェクトで信頼できる唯一の情報源を提供することは大きな力になります。バグ追跡からカンバン・プロジェクト管理ツールまで、Jira にはビジネスを円滑に進めるワークフローを構築するために必要なものがすべて揃っています。