Создание понятных и интересных обзоров проектов в Loom

Основные моменты

Обзоры проектов предназначены для того, чтобы заинтересованные стороны могли быстро получить представление о целях, сроках, рабочих процессах и ключевых решениях проекта.
Используя голосовые комментарии в сочетании с визуальными материалами, удобнее объяснять важные детали проекта в контексте.
Видеообзоры проекта помогают сократить количество собраний в реальном времени, высвобождая время для того, чтобы команды выполняли свои непосредственные задачи.
В Loom можно легко записать видео с экрана, озвучить его, отредактировать обзор и поделиться им с ключевыми заинтересованными сторонами.

Когда в проекте много заинтересованных сторон, четкая коммуникация может стать решающим фактором, способствующим стабильному прогрессу вместо бесконечных вопросов и уточнений. Чем больше участников, тем больше потенциальных сложностей. Обзоры проекта помогают объяснить, каких целей он призван достичь, как будут выполняться задачи и что необходимо знать заинтересованным сторонам.

С помощью таких инструментов, как Loom, команды могут создавать обзоры проектов, объединяющие запись экрана, голосовые комментарии и асинхронную обратную связь в одном видео, к которому можно дать доступ всем, кому необходимо. Рассмотрим основные компоненты обзора проекта и разберемся в том, как Loom упрощает его создание.

Что такое обзор проекта?

Обзор проекта — это структурированное описание его целей, статуса, хронологии, решений или рабочего процесса. Обзоры проектов позволяют заинтересованным сторонам быстро войти в курс дела и узнать самое важное.

Для обзора проекта подходят и собрания в реальном времени, но их организация и техническая подготовка могут быть непростой задачей. Создание обзоров проектов с помощью Loom позволяет получить короткие понятные видео, которые заинтересованные стороны могут смотреть в удобном темпе. Таким образом можно легко реализовать проекты без проведения собраний.

Асинхронные обзоры проекта дают заинтересованным сторонам полную картину без необходимости встречаться лично или одновременно подключаться к видеоконференции. Вот причины, по которым команды делают выбор в пользу такого подхода.

Создание долгосрочного контекста. Новички в команде, заинтересованные стороны, не сразу присоединившиеся к проекту, а также участники будущих проектов смогут обращаться к одному и тому же обзору спустя недели и месяцы.
Независимость от конфликтов расписаний. Можно делиться важной информацией о проекте, не дожидаясь, пока у всех найдется свободное время в календаре. Каждый смотрит обзор, когда удобно.
Удобство восприятия. В отличие от собраний в реальном времени, при просмотре видео можно делать паузы, возвращаться назад и разбирать сложные фрагменты в собственном темпе.
Ускоренный цикл обратной связи. Комментарии и реакции с временными метками помогают принимать решения, не назначая еще одно собрание с целью «обсудить обсуждение».
Снижение усталости от собраний. У команд освобождается время для целенаправленной работы, при этом все участники сохраняют общее видение целей проекта, его статуса и своих дальнейших действий.

Как создать обзор проекта с помощью Loom за шесть шагов

Подходящие инструменты для записи, редактирования и публикации облегчают создание обзоров проектов. Благодаря таким возможностям, как запись экрана, озвучивание и встроенные функции редактирования, в Loom можно создавать обзоры, которые легко просматривать и распространять.

Шаг 1. Определите, что войдет в обзор

Прежде чем начать запись обзора проекта, решите, какие аспекты проекта вы хотите осветить. Эффективный обзор проекта может включать в себя следующие сведения.

Цель проекта. Объясните основную цель проекта и ее связь с более масштабными бизнес-задачами.
Текущий статус. Сообщите, на каком этапе находится проект, перечислите завершенные и активные задачи, а также расскажите об оставшейся части работы.
Ключевые контрольные точки или хронология. Опишите основные контрольные точки, сроки или этапы, о которых нужно знать заинтересованным сторонам. Разбивка крупных проектов на промежуточные контрольные точки упрощает отслеживание и координацию задач.
Важные решения. Отметьте решения, которые требуют участия заинтересованных сторон, например утверждение бюджета, изменение области проекта или приобретение инструментов.
Риски, блокеры и зависимости. Укажите потенциальные риски, блокеры и зависимости, которые могут повлиять на проект. Заблаговременное выявление этих препятствий помогает продумать план их обхода, прежде чем они смогут помешать ходу проекта.
Дальнейшие действия и ответственные. Расскажите, что планируется делать дальше и кто отвечает за каждый пункт списка задач. Посмотрев обзор, заинтересованные стороны получат ясное представление о плане действий.

Отберите для обзора конкретные темы, чтобы сделать его более понятным и доступным.

Шаг 2. Подготовьте материалы по проекту для записи

Чтобы записать краткий и понятный обзор проекта, необходима подготовка. Прежде чем начать запись, соберите материалы, которые планируете продемонстрировать. Они могут включать следующее.

Доски Jira, где наглядно представлены рабочие процессы и деление крупных проектов на выполнимые задачи.
Страницы Confluence с ключевыми сведениями о проекте, такими как его цель, основные контрольные точки и владельцы.
Дорожная карта проекта, которая помогает визуализировать ход проекта от идеи до завершения.
Презентация, содержащая снимки экрана и ключевые сведения о проекте.
Документ с планом, где изложены детали проекта, включая цели, потенциальные риски и дальнейшие действия.

Подготовив эти материалы заранее, можно придать обзору четкую структуру, благодаря которой аудитория будет лучше его воспринимать. Обзор должен быть как можно короче. Позаботьтесь обо всем заранее, чтобы в ходе записи не терять время на поиск доски Jira, дорожной карты или документа.

Шаг 3. Запишите обзор проекта в Loom

Составив план обзора и собрав материалы, приступайте к записи.

Откройте приложение Loom и нажмите Record (Запись). Появится небольшое окно, в котором можно будет выбрать, что записывать: отдельную область экрана или весь рабочий стол. Вы также сможете указать, какой микрофон использовать.

Когда все будет готово, нажмите Start Recording (Начать запись). Loom автоматически запишет все действия на экране, так что вам остается последовательно продемонстрировать материалы по проекту и нажать Stop Recording (Остановить запись), когда закончите.

Инструменты для записи экрана, такие как Loom, позволяют заинтересованным сторонам получить наглядное представление о проекте без собраний в реальном времени. Они смогут познакомиться с обзором, когда им будет удобно.

Шаг 4. Добавьте голосовой комментарий с четкими пояснениями по проекту

В Loom есть возможность одновременно записывать голос и экран, но внятно озвучивать видео во время выполнения каждого шага бывает непросто. Лучший способ изложить обзор проекта в действительно доступной форме — записать комментарий после съемки видео.

Цель состоит в том, чтобы с помощью комментариев пояснить для зрителей информацию на экране и подчеркнуть ее важность. Можно подробно рассказать о приоритетах, объяснить связь между различными частями проекта и добавить контекст, который бывает сложно передать в письменной форме.

После записи видео вы сможете возвращаться к нему и перезаписывать комментарий столько раз, сколько нужно. Старайтесь комментировать свой обзор ясно и лаконично.

Шаг 5. Отредактируйте запись для удобства восприятия

Обзор проекта должен быть кратким и понятным, но первоначальная запись может содержать паузы, лишнюю информацию или фрагменты, которые нужно отредактировать. Как раз для таких случаев в Loom есть встроенный редактор с тремя ключевыми функциями.

Trim (Обрезка). Эта функция позволяет удалять фрагменты видео, используя визуализацию формы звукового сигнала.
Edit by transcript (Редактирование по расшифровке). Поиск и удаление фрагментов видео Loom с помощью текстовой расшифровки.
Stitch (Склейка). Объединение нескольких видеороликов в один более длинный.

Используйте функцию Trim (Обрезка), чтобы вырезать из записи все ненужное. Например, можно удалить фрагменты, где вы на несколько секунд задумались или не могли найти то, что искали. Вы также можете вырезать лишние или повторяющиеся фрагменты, которые снижают удобство восприятия.

Запись без отвлекающих факторов легче смотреть и пересматривать, поэтому зрители получают более полное представление о проекте.

Шаг 6. Поделитесь видео Loom и соберите обратную связь в асинхронном режиме

Последний шаг — поделиться готовым видео Loom в приложениях, которые уже использует ваша команда, чтобы адресаты могли посмотреть обзор в контексте. Например, вы можете поделиться видео Loom в Slack, Teams, кратком описании проекта или в связанном с задачей обсуждении.

Заинтересованные стороны могут асинхронно давать обратную связь, оставляя вопросы и комментарии к видео Loom. Это помогает вести обсуждение без очередного собрания в реальном времени и упрощает коммуникацию между участниками.

На основе полученной обратной связи можно уточнить дальнейшие действия, выявить риски и усовершенствовать план проекта до того, как работа продвинется слишком далеко. Комментарии от заинтересованных сторон также могут помочь команде в решении открытых вопросов и подготовиться к возможным препятствиям.

Сделайте коммуникацию по проекту проще

Обзоры проекта помогают заинтересованным лицам быстрее прийти к согласию. Такие обзоры будут максимально эффективны, если они лаконичны, наглядны и к ним легко вернуться. Объединить пояснения, запись экрана и асинхронную обратную связь с целью упростить отслеживание обсуждений проекта можно с помощью Loom.

Loom — это мощный инструмент для асинхронной работы, который поможет сделать обзор проекта более понятным, наглядным и гибким способом информировать заинтересованные стороны без проведения собраний в реальном времени. Попробуйте Loom бесплатно и упростите обзор следующего проекта.

Получить Loom бесплатно