Как Jira и Confluence способствуют научным исследованиям и укрепляют совместную работу между командами в CERN

Задача: CERN нужны были доступные централизованные инструменты для сотрудничества экспертов и ученых по всему миру при проведении новаторских исследований в области физики.

Решение: организация CERN объединила свои экземпляры Jira и Confluence и перешла в Data Center. Теперь она использует Jira для управления проектами, а Confluence — для обсуждений и выработки идей.

Результат: тысячи экспертов в CERN используют Jira и Confluence для проведения совместных исследований, а обслуживание экземпляров Data Center требует лишь малой доли прежних ресурсов.

В Европейской лаборатории физики элементарных частиц CERN тысячи физиков, инженеров и других экспертов вместе работают над изучением фундаментальной структуры материи. Используя комплекс ускорителей и замедлителей частиц CERN, включая Большой адронный коллайдер (БАК), самый крупный ускоритель в мире, исследователи наблюдают за тем, из чего состоит наш мир и как эти частицы работают.

CERN проводит новаторские исследования благодаря самым современным научным приборам в мире, в том числе БАК. А инструменты Atlassian помогают командам CERN проводить свою работу.

В CERN Jira и Confluence являются одними из ключевых инструментов, обеспечивающих сотрудничество между учеными и инженерами. В самой CERN работает свыше 2500 людей, а число сотрудничающих с организацией (как удаленно, так и очно) ученых со всего мира превышает 13 000 человек.

Например, если ускоритель частиц нуждается в техническом обслуживании, для закупки нового специализированного оборудования может потребоваться подтверждение другого отдела. «Такие взаимодействия между разными отделами чрезвычайно сложны без подходящей системы», — говорит инженер проектов Брайс Копи.

Упрощение сотрудничества с помощью Jira и Confluence

В культуре CERN приоритет отдается автономии, экспериментам и академической свободе. Командам нужны интуитивно понятные инструменты, которые доступны всем участникам, но при этом обеспечивают конфиденциальность данных. CERN уже более 20 лет использует Jira и Confluence, теперь — с бесплатной лицензией Data Center для некоммерческих организаций, предоставляемой Atlassian Foundation.

Организация ставила себе целью расширить возможности совместной работы с помощью цифровых инструментов, и продукты Atlassian помогли всем сотрудникам ЦЕРН эффективнее объединить усилия. «Наша структура предполагает очень активное и частое взаимодействие, поэтому нам требовалось довольно неформальное решение, — поясняет Брайс, который отвечал за первое внедрение Jira в организации.

Сегодня многие отделы CERN используют Jira и Confluence для планирования и отслеживания своей работы, обмена знаниями и сотрудничества в поддержку миссии организации. «Большинство отделов CERN так или иначе используют Jira и Confluence, — говорит Брайс. — Это необязательно, потому что у всех есть свобода в выборе инструментов, но многие выбирают именно Jira и Confluence».

Экспертам организации особенно нравятся гибкость и настраиваемость Jira и Confluence. «Это простые в использовании инструменты, и люди могут настроить их в соответствии со своими потребностями, — объясняет Брайс. — Процесс использования Jira для управления проектами отличается от его использования для разработки ПО или ввода оборудования в эксплуатацию».

Гибкость и простота использования также важны, потому что в CERN работают и сотрудничают друг с другом люди из абсолютно разных профессий и дисциплин.

Планирование и отслеживание в Jira по всей организации и живое общение в Confluence

История Европейской организации по ядерным исследованиям (CERN) насчитывает уже более 70 лет, но ее команды разработчиков не довольствуются старыми методами работы. Например, они используют Kanban и гибкое управление, поддерживаемое Jira, для создания специализированного ПО, на котором работают ускорители организации. «Для управления ускорителем требуется очень сложная конфигурация, — говорит Брайс. — Чтобы он работал правильно, нужно настроить миллионы параметров. А для настройки требуется высококачественное ПО, которое мы создаем с помощью Jira: отслеживаем ошибки, задачи и показатели качества».

Jira также используется для многих других видов работы, обычно в сочетании с Confluence. «Проще будет перечислить то, для чего мы не используем Jira и Confluence, — рассказывает Брайс. — Эти инструменты подходят для всего: от координации анализа экспериментальных физических данных до организации проектирования новых частей ускорителя. Помимо академической и технической работы, Jira и Confluence ежедневно пользуются во многих других отделах: административном, операционном, финансовом, и отделе управления персоналом».

«Мы используем Jira для планирования, но связующим звеном во всем выступает Confluence, — говорит Брайс. — Это инструмент, совмещающий работу в Jira с живым общением. Помимо вопросов, задач и сроков, мы используем Confluence для документирования, обсуждений и обмена идеями. Некоторые сотрудники хотят обсудить идеи и план проекта в неформальной обстановке, прежде чем приступить к работе в Jira. Они делают это в Confluence».

CERN использует Confluence, например, для подготовки к научным конференциям, объединяя все предложенные темы исследований, чтобы оценить их актуальность и избежать обсуждения разными учеными схожих тем. Команды также используют Confluence в повседневной работе для многих других целей: например, документирование рабочих процессов и адаптация новых сотрудников.

Миграция и консолидация помогают исследователям в CERN

В 2023 году организация CERN решила перенести несколько локальных экземпляров Jira и Confluence Server в один центральный экземпляр, размещенный в Atlassian Data Center. Компьютерный инженер Михал Колодзейски и его команда спланировали и выполнили миграцию.

До миграции команды использовали несколько устаревших экземпляров Jira и Confluence, созданных по всей организации. Множество команд разработчиков из различных отделов самостоятельно подписались на эти инструменты, прежде чем они стали централизованно предлагаться ИТ-отделом.

Михал понимал, что если сотрудники CERN будут работать в централизованных экземплярах Jira и Confluence, они смогут раскрыть потенциал всех команд. «Мы увидели возможность упростить общение и взаимодействие между пользователями, если они будут работать в одном экземпляре, доступном каждому», — говорит он.

Этот проект также предоставил прекрасную возможность перейти от развертывания серверов на Atlassian Data Center. Миграция была выгодной для всех: она повысила эффективность совместной работы, на которую опиралась CERN, и позволила создать единую экосистему Atlassian, поддерживать которую намного эффективнее.

Плавная миграция за один день благодаря подготовке и поддержке партнеров

В лаборатории CERN знали, что для такой масштабной консолидации и миграции понадобится экспертная поддержка. Они выбрали компанию Itransition, партнера по разработке системных решений, обладающего опытом корпоративного сотрудничества и работы в экосистеме Atlassian.

Специалисты Itransition проанализировали несколько возможных поставщиков ПО и пришли к выводу, что инструменты Atlassian будут лучшим и наиболее экономичным вариантом. Также были предоставлены рекомендации по оптимизации лицензирования и выставления счетов Atlassian, включая подачу заявки на бесплатную лицензию Atlassian для сообществ.

Михал стал инициатором миграции CERN в Data Center, заручившись активной поддержкой Itransition и Atlassian. «Мы благодарны компании Atlassian за то, что она предоставила нам все необходимые инструменты, — рассказывает он. — В случаях, когда у нас возникали действительно сложные проблемы, которые я не мог решить самостоятельно, мы также могли положиться на их поддержку».

Михал несколько недель готовился к миграции и проводил мозговые штурмы по поиску способов устранения препятствий. Среди таких способов, например, был переход от нескольких систем аутентификации к системе единого входа (SSO). После этой подготовки миграция прошла гладко. «Перенос всех пользователей и данных в новую инфраструктуру занял ровно один день», — вспоминает он.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."