Procore maakt gebruik van de kracht van het platform met het System of Work van Atlassian en Rovo

Uitdaging: Na een periode van groei waarin zijn personeelsbestand verdubbelde, besefte Procore Technologies dat zijn tools niet meer toereikend waren om de zichtbaarheid voor leidinggevenden, de strategische planning en multidisciplinaire samenwerking te ondersteunen. Om succesvol te zijn op zijn nieuwe schaal, moest Procore het werk van alle medewerkers samenbrengen op één gecombineerd platform.

Oplossing: Procore heeft een uniform System of Work ontwikkeld in Atlassian Cloud: een softwarecatalogus in Compass, Teamwork Collection voor het bijhouden van werk, documentatie en asynchrone videocommunicatie, een bedrijfsbrede roadmap in Jira Product Discovery en incidentmanagement in Jira Service Management.

Binnen dit uniforme systeem maakt Rovo het eenvoudig om informatie te vinden, snel antwoorden te vinden in gegevens afkomstig uit verschillende tools met Rovo-zoeken en door workflows te stroomlijnen met Rovo-agents.

Impact: De uitvoering en planning van het werk zijn nu naadloos verbonden met de strategie via de verbonden portfolio en het verbonden platform van Atlassian. Leidinggevenden hebben altijd zicht op de voortgang, en teams hoeven elkaar niet telkens hiernaar te vragen. Iedereen kan zich weer richten op datgene dat de aandacht verdient: werk met grote impact, en strategische besluitvorming.

Een bouwplatform dat op zoek is naar een System of Work voor zijn eigen activiteiten

Bouwprojecten bouwen letterlijk onze gemeenschappen op. Procore Technologies, een werkbeheerplatform voor de bouwsector, helpt dit kritieke werk soepel te laten verlopen.

In 150 landen gebruiken bouwteams Procore voor het beheren van meer dan 3 miljoen projecten. Het platform van Procore beheert elke fase van dit zeer complexe proces, van projectplanning tot middelenbeheer tot AI-gedreven analyses.

Op deze enorme schaal, en voor werk dat zo belangrijk is, staat of valt alles met efficiënte operaties. Dat is wat de aanleiding was voor de transformatie van het System of Work van Procore. Het personeelsbestand van Procore was in omvang verdubbeld en in de loop van de tijd was de roadmap onsamenhangend en gefragmenteerd geworden.

Elk team beheerde zijn eigen roadmap op een andere manier, bijvoorbeeld met spreadsheets, slidedecks en zelfs tekstdocumenten. Geen van deze roadmapitems was gekoppeld aan Jira, waar het productwerk daadwerkelijk werd bijgehouden. Leidinggevenden hadden geen zicht op het grote plaatje, en de teams waren zich beperkt bewust van elkaars activiteiten.

"Je hoeft niet 17 verschillende slidedecks te bekijken om een idee te krijgen van onze globale roadmap", aldus Ronny. "Iedereen, tot aan leidinggevenden aan toe, moet duidelijk hebben aan welke doelen en projecten we werken."

Bedrijfsbrede zichtbaarheid voor iedereen, van CEO's tot nieuwe medewerkers

Het doel van Procore was duidelijk. Het bedrijf wilde een System of Work creëren voor het maken van roadmaps, communicatie, het bijhouden van werk, enzovoort. Om dit te bereiken wilde Procore dat al zijn tools zouden samenwerken. In plaats van een verzameling tools van tientallen leveranciers hadden ze één geïntegreerd platform nodig.

Procore past deze filosofie al toe op zijn eigen product en wilde nu op dezelfde manier zijn interne activiteiten verbeteren. Daarom werd het bedrijf aangetrokken door de Teamwork Collection (Jira, Confluence en Loom) en het System of Work van Atlassian.

"De manier waarop de producten van Procore en Atlassian samenwerken, lijkt sterk op elkaar", verklaart Ronny. "Het belangrijkste verschil is dat wij ons uitsluitend richten op de bouwsector."

Stap 1 van transformatie: Een uniforme Procore-roadmap

Ten eerste heeft Procore alle roadmaps en productwerkzaamheden in Jira geconsolideerd. Nu gebruikt het bedrijf een driemaandelijkse Jira-roadmap voor het hele bedrijf, die verbinding maakt met de Jira-leveringsspaces van teams en een catalogus met softwarecomponenten in Compass. Verschillende productteams gebruiken Jira Product Discovery ook voor voortdurende prioritering en planning.

"Het was ons doel om strategie en uitvoering te verbinden", legt Ronny uit. "Onze nieuwe strategie en roadmap staan in gecentraliseerde Jira-spaces, verbonden met de Jira-leveringsspace van elk team. Alles bevindt zich op één plek en is vindbaar voor iedereen van leidinggevenden tot nieuwe medewerkers."

Om inzicht te krijgen in het productwerk, hoeven go-to-marketteams niet meer persoonlijk contact op te nemen met het technische team. Op de nieuwe roadmap kunnen ze direct zien wat wordt uitgevoerd, wanneer dit klanten zal bereiken en wat ze kunnen doen om ondersteuning te bieden vanuit een go-to-marketperspectief.

"Dit was een levensveranderende gebeurtenis voor onze go-to-marketteams, en hun productiviteit is enorm toegenomen", deelt Ronny. "Ze kunnen zich concentreren op het gedaan krijgen van hun werk en hoeven niet voortdurend collega's om statusupdates te vragen."

Stap 2 van transformatie: Softwarecomponenten en -toepassingen catalogiseren

"Compass verbindt onze systemen, teams en applicaties met elkaar. Het biedt de cohesie voor ons Atlassian-ecosysteem", aldus Ronny. Met Compass als verbindingslaag komt de toekomstige strategie van Procore tot leven en is het snel en eenvoudig te achterhalen wie de eigenaar is van een bepaalde component.

In de componentencatalogus in Compass kan iedereen zien welk team aan een bepaalde softwarecomponent werkt, en op scorekaarten worden de toestand en status van de softwarecomponent weergegeven. Elk catalogusitem is gekoppeld aan het bijhouden van werk in Jira, aan items in de uniforme roadmap en aan het op afroep-rooster van componenten via een Jira Service Management-integratie.

Met Compass is het onderhoud van de softwarecatalogus vrijwel moeiteloos. Procore werkt nu catalogusgegevens bij binnen het Compass-platform, waardoor geen complex GitOps-proces is vereist. "Wat voorheen weken werk kon zijn, kan nu binnen enkele minuten rechtstreeks in Compass worden uitgevoerd", vertelt Ronny.

Catalogusgegevens zijn ook eenvoudig te vinden in andere Atlassian-tools zoals Jira Service Management. "Bij incidenten worden componenten getagd en kunnen technici op één plek zien welke gebeurtenissen zich recent hebben voorgedaan voor een bepaalde service, waardoor sneller een oplossing kan worden gevonden."

Stap 3 van transformatie: Gegevenssilo's doorbreken en de kwaliteit van de roadmap verbeteren met AI

De 'platformfilosofie' van Procore houdt in dat alle gegevens van het bedrijf in één uniform ecosysteem worden ondergebracht. Nu al zijn gegevens zijn geconsolideerd op het Atlassian-platform, maken Rovo Chat en Rovo-zoeken het eenvoudiger om inzichten uit die gegevens te verkrijgen, terwijl Rovo-agents repetitieve processen stroomlijnen.

"We hadden al een schat aan gegevens in Jira, maar we konden alleen inzichten verkrijgen via rapporten en analyses", licht Ronny toe. "Rovo heeft de toegang tot die gegevens en de inzichten erin totaal veranderd."

Het senior management kan nu snel vragen beantwoorden en inzichten krijgen van Rovo tijdens planningsbijeenkomsten. "Het eerste wat senior managers nu doen als ze antwoorden op basis van gegevens willen, is het aan Rovo te vragen", aldus Ronny. "Dit verlicht onze hele Teamwork Graph." Het teameigendom is ook meteen duidelijk. Rovo verbindt de punten tussen elk team en de spaces waarin ze werken, de componenten waarvan ze eigenaar zijn en de recente initiatieven waaraan ze hebben gewerkt.

Rovo heeft gebruikers bij Procore gemiddeld 46 minuten per dag bespaard, waardoor ze 23 uur per maand overhouden om zich te richten op meer strategisch werk. Daarnaast verbeteren aangepaste Rovo-agents de kwaliteit van de documentatie en de roadmap voor de Product- en GTM-teams. Procore heeft aangepaste agents samengesteld om het volgende te doen:

• Aanmaken van driemaandelijkse roadmapitems, initiatieven of subinitiatieven ter beoordeling door menselijke teams

• Evalueer bestaande initiatieven, scoor ze op kwaliteit en stel verbeteringen voor

• Teams coachen bij de transitie naar de nieuwe uniforme roadmap, zoals voorstellen om items te bespreken met afhankelijke teams en belanghebbenden

De creatie en het gebruik van deze agenten in Procore heeft ertoe geleid dat hun teams het aantal herbewerkingen met 17% hebben verlaagd, terwijl ze het werk 24% sneller hebben kunnen voltooien!

Transformatiestap 4: incidentmanagement met veel context

Procore heeft incidentmanagement ook vanuit een niet-Atlassian-tool overgeheveld naar Jira Service Management. Incidenten sluiten nu naadloos aan op het System of Work van Procore, verrijkt met de teams, systemen en werkitems waarop ze betrekking hebben.

Elk incident wordt getagd met de betrokken service, die relevante metagegevens van Compass naar de ticket brengt en incidentgegevens weer synchroniseert met het catalogusitem, zichtbaar in Compass. Dit geeft het servicebeheerteam de context die nodig is om incidenten sneller op te lossen.

"Ons serviceteam is enorm enthousiast, omdat de transitie soepel verliep en ze meteen voordelen opmerkten", vertelt hij. In de toekomst is het team van plan te experimenteren met de AI-gedreven Virtual Service Agent van Jira Service Management. Daarmee kunnen bijvoorbeeld soortgelijke incidenten worden verzameld en de kan gezamenlijke hoofdoorzaak ervan worden geanalyseerd, om verdere incidenten in de toekomst te voorkomen. 

Transformatiestap 5: Urenlange vergaderingen elimineren met asynchrone video

Met Loom als onderdeel van de Teamwork Collection bespaart Procore op dure vergaderuren, vooral voor leidinggevenden. "De planningen van onze leiders zitten overvol en het boeken van tijd bij hen kan een uitdaging zijn", aldus Ronny. "Een Loom is snel op te nemen en nog sneller te bekijken. Het helpt ons ook om dingen beknopt en gefocust te houden." 

Loom faciliteert de communicatie tussen verschillende tijdzones en planningen voor wereldwijd verspreide personeelsbestanden. Tijdens de recente Hackathon van Procore werden demonstraties en elevator pitches via Loom ingediend, zodat juryleden ze naar eigen inzicht konden beoordelen. Dit niveau van wereldwijde samenwerking zou niet mogelijk zijn geweest zonder een asynchroon communicatiemiddel zoals Loom.

Bouwen aan een toekomst voor snellere bouwwerkzaamheden

Elk aspect van de activiteiten van Procore is nu verbonden en toegankelijk in het Atlassian System of Work: softwaretoepassingen en -componenten in Compass, doelen en strategie in de uniforme roadmap, werkitems in Jira en incidenten in Jira Service Management. 

Met Rovo Chat en Rovo-zoeken kan Procore snel complexe vragen beantwoorden met gegevens uit al deze tools. Rovo-agents helpen teams niet alleen sneller te werken, maar houden ook de normen voor processen en kwaliteit constant hoog.

Doordat zichtbaarheid geen belemmering meer vormt, kunnen leiders en teams hun aandacht weer richten op impactvol werk en het nemen van de juiste strategische beslissingen. Procore kan nu bijvoorbeeld snel zijn investeringsniveau in verschillende gebieden kwantificeren, waardoor het gemakkelijker wordt om te beslissen welke gebieden in de toekomst meer of minder investeringen vereisen. 

Onlangs heeft Procore Teamwork Collection van Atlassian toegevoegd aan zijn System of Work. "Teamwork Collection vormt een sterke basis voor ons System of Work", verklaart Ronny. "Al onze processen, van werkitems tot vergaderingen, zijn verbonden op één platform. Leidinggevenden kunnen precies zien waar het bedrijf aan werkt en hoe dit verband houdt met de strategie. Die zichtbaarheid bestond eerder niet."