Waarom Pluxee Spain overstapte op Atlassian

Pluxee Spain, een toonaangevend bedrijf in Spanje voor oplossingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden en betrokkenheid dat duizenden bedrijven bedient, moest na een grote bedrijfstransformatie een gefragmenteerde operationele omgeving verenigen.

Door eerdere tools voor projectbeheer, kennis en workflow te consolideren op het Atlassian-platform, creëerde Pluxee een omgeving met meer governance, verbeterde het de multidisciplinaire samenwerking en integreerde het AI-mogelijkheden in dagelijkse workflows.

Het resultaat: elke maand 4x meer beheerde taken, AI-gedreven automatisering en triage die werk versnellen, en een verbonden platform waar teams toegang hebben tot relevante kennis, taken en context. Zo kunnen mensen en AI-capaciteiten met een completer beeld werken.

Versnipperde tools en lacunes in governance vertragen een bedrijf in transformatie

Toen Pluxee Spain voortkwam uit Sodexo Spain en een digitaal georiënteerde startup integreerde, erfde het een lappendeken van niet-gekoppelde tools en verschillende manieren van werken. De overstap van het bedrijf van fysieke vouchers naar een digitaal voordelenplatform vereiste snelheid en (op)schalen, maar verschillende uitdagingen stonden in de weg:

• Kennis was overal, zonder manier om die te vinden of toe te passen. Bedrijfsinformatie stond verspreid over verschillende losgekoppelde tools en bronnen. Er was geen centrale bron van waarheid, geen eenvoudige manier om in systemen te zoeken, en een beperkte verbinding tussen wat teams wisten en het werk dat ze daadwerkelijk deden.

• Kosten en complexiteit stapelden zich op. Parallelle tools onderhouden betekende dubbele licenties, stijgende kosten, gefragmenteerd gebruikersbeheer en een toenemende administratieve last.

• Gebreken in governance zorgden voor extra complexiteit. Machtigingen waren gekoppeld aan individuele personen, inhoud groeide uit tot ongecontroleerde silo's, en wanneer medewerkers vertrokken, kon informatie moeilijk toegankelijk en te beheren worden.

• Verouderd taakbeheer bood onvoldoende zichtbaarheid en schaalbaarheid. Aanvragen en taken kwamen via verschillende kanalen binnen waardoor het moeilijk was om te begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk was, knelpunten te identificeren, voortgang te meten en werk efficiënt te coördineren.

Pluxee had een beheerd en schaalbaar platform nodig dat de organisatie kon ondersteunen en teams en leiderschap meer inzicht gaf in hoe werk daadwerkelijk stroomde.

Consolidatie leidt tot besparingen en stroomlijning

Door eerdere tools uit te faseren en codefuncties voor samenwerking, kennis en workflow te standaardiseren op Atlassian Cloud Enterprise, verlaagde Pluxee de kosten en complexiteit van het beheren van parallelle systemen.

Gecentraliseerd identiteitsbeheer via Okta vereenvoudigde ook het beheer van de gebruikerslevenscyclus, waardoor de administratieve overhead afnam en ongebruikte licenties konden worden geëlimineerd.

De grotere verschuiving was wat consolidatie mogelijk maakte. Doordat werk, kennis en teamcontext steeds meer met elkaar verbonden zijn via het Atlassian-platform, kunnen teams activiteiten automatiseren, effectiever samenwerken en AI-mogelijkheden gebruiken met een rijkere organisatiecontext.

De overstap bracht Pluxee Spain ook in lijn met de governance- en beveiligingsstandaarden van Pluxee Global, waardoor het Cybersecurity team vertrouwen kreeg in het platform en naadloze samenwerking met teams in Brazilië, Portugal en daarbuiten mogelijk werd.

4x meer taken per maand beheren, met volledig inzicht

Aanvragen en taken van interne teams en externe klanten kwamen via verschillende kanalen binnen, waardoor het moeilijk was om te begrijpen wie eigenaar was, knelpunten te identificeren en de voortgang te meten.

Om deze uitdagingen aan te pakken, introduceerde Pluxee gestructureerde workflows via het Atlassian-platform, waardoor voorheen gefragmenteerde activiteiten werden samengebracht in een transparantere en beter meetbare manier van werken.

Teams kunnen nu taken organiseren, eigenaarschap vastleggen en dashboards gebruiken om workloads, voortgang en kansen voor verbetering te begrijpen.

Kleine maar impactvolle automatiseringen versnellen ook overdrachten en uitvoering. Wanneer bijvoorbeeld een actie is voltooid, kan automatisch een gerelateerde vervolgtaak worden aangemaakt, gekoppeld en toegewezen aan het juiste team. Wat voorheen handmatige coördinatie vereiste, kan nu in enkele seconden gebeuren.

Pluxee integreert ook Rovo-agents in deze multidisciplinaire workflows, om mogelijk dubbele taken te helpen identificeren en mogelijke volgende stappen aan te bevelen.

Tijdens de eerste fase van deze workflowtransformatie ging Pluxee van het beheren van ongeveer 1000 interne en klantacties per maand in de vorige omgeving naar ongeveer 4000 per maand via Atlassian-workflows, terwijl de zichtbaarheid werd verbeterd en knelpunten werden verminderd.
Dit is nog maar het begin. Hoe meer kennis en workflowcontext beschikbaar is op het Atlassian-platform, hoe meer mogelijkheden teams hebben om te profiteren van automatisering en AI.

Een nieuwe teamgenoot: Rovo-agents herkennen duplicaten, bevelen volgende stappen aan en delen kennis

Met de kennis, taken en teamcontext van Pluxee die steeds meer met elkaar verbonden zijn via het Atlassian-platform, kan Rovo putten uit een bredere organisatorische context in plaats van alleen te vertrouwen op informatie die binnen één tool staat.

Teams gebruiken Rovo-agents en Search om dagelijkse workflows te verbeteren met AI-ondersteunde analyses, detectie van duplicaten, aanbevelingen en zoekopdrachten in natuurlijke taal.

Geautomatiseerde duplicaatdetectie

Het Customer Care Team van Pluxee heeft een Rovo-agent gebouwd om mogelijk dubbele taken te identificeren, gerelateerde eerdere activiteit in beeld te brengen en teams te helpen repetitief werk te voorkomen.

Door AI aangestuurde aanbevelingen voor volgende stappen

Rovo-agents kunnen cases beoordelen die worden beheerd via Atlassian-workflows, relevante opmerkingen en statussen analyseren en mogelijke volgende acties voorstellen. Zo krijgen teams en leidinggevenden sneller inzicht in prioriteiten en kunnen ze eenvoudiger de volgende stappen bepalen.

Toegang in natuurlijke taal tot de bedrijfscontext

Met Rovo Search kunnen zelfs niet-technische collega's met natuurlijke taal relevante cases en inhoud in Confluence vinden. Teams kunnen eenvoudig in hun eigen woorden beschrijven waar ze naar op zoek zijn, waardoor kennis binnen de organisatie makkelijker te vinden en opnieuw te gebruiken is.

Laten zien is beter dan vertellen: problemen oplossen en training met Loom

Bij Pluxee hoeft niet voor elk probleem een vergadering te worden gepland, en heeft niet elke uitleg een muur van tekst nodig.

Technische teams gebruiken Loom om korte uitlegvideo's op te nemen, waarmee ze tijd besparen voor zowel de persoon die om hulp vraagt als de persoon die die hulp biedt. Dankzij de integratie met het Atlassian-platform kunnen deze opnamen ook deel gaan uitmaken van de doorzoekbare kennis van de organisatie, in plaats van nog een informatiesilo te creëren.

Problemen oplossen via videoreactie

Wanneer het infrastructuurteam een supportaanvraag ontvangt, kunnen teamleden reageren met een Loom-opname waarin ze de aanvrager laten zien hoe die het probleem kan aanpakken.

De aanvrager krijgt sneller een duidelijke visuele uitleg dan een uitgebreide schriftelijke reactie kan bieden, zonder dat een van beide partijen tijd hoeft te vinden voor een extra vergadering.

Training en interne communicatie

Wanneer een nieuwe functie wordt uitgebracht of een proces verandert, kunnen teams een korte video opnemen om dat in de hele organisatie te communiceren.

De automatische transcriptie van Loom maakt walkthroughs doorzoekbaar en toegankelijk zodat kennis beschikbaar blijft nadat de video is gedeeld.