Mary's Meals organiseert met het System of Work van Atlassian wereldwijd 20 voedselprogramma's voor scholen

Uitdaging: Mary's Meals had robuuste samenwerkingssoftware nodig om meer dan 20 teams die voedingsprogramma's in 16 landen ondersteunen en een wereldwijde beweging van supporters met elkaar te verbinden.

Oplossing: om groei mogelijk te maken, migreerde Mary's Meals zijn Jira-, Jira Service Management- en Confluence-installaties van Data Center naar Cloud.

Impact: met een System of Work, mogelijk gemaakt door Atlassian Cloud, verbeterde het team de schaalbaarheid, prestaties, beveiliging en efficiëntie van het systeem, waardoor ze twee keer zoveel kinderen per dag konden voeden.

Samenwerking gebruiken om lichaam en geest te voeden

Mary's Meals begon met het voeden van 200 kinderen in Malawi, meer dan 20 jaar geleden. Vandaag de dag is het een internationale organisatie die dagelijks schoolmaaltijden verzorgt voor meer dan 2,6 miljoen kinderen in 16 landen. "We hebben te maken met het soort honger dat het dagelijks leven verstoort en onderwijs in de weg staat, maar er is een gevoel dat we er iets aan kunnen doen. Daarom werk ik hier zo graag", zegt Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals bestaat uit een wereldwijd netwerk van voedselprogramma's in 16 landen en meer dan 20 fondsenwervende entiteiten. Mary's Meals International is de centrale organisatie die de vele teams (van zowel medewerkers als vrijwilligers) coördineert en ondersteunt die wereldwijd activiteiten op het gebied van schoolvoeding en fondsenwerving leiden.

Dat is een grote missie, waarvoor een robuuste IT-infrastructuur nodig is. In 2019 maakte Mary's Meals een werksysteem aan met Jira, Jira Service Management en Confluence. Dankzij dit systeem kunnen technische en programmatische teams van Mary's Meals met elkaar communiceren, zodat ze problemen sneller kunnen oplossen voor teams over de hele wereld.

Mary's Meals had (en heeft nog steeds) grote dromen om uit te breiden naar nog meer landen. Dit betekent dat de infrastructuur van de organisatie ook moest opschalen. Met ondersteuning van de Atlassian Foundation en zijn oplossingspartner New Verve (nu onderdeel van Knowmad mood Ltd), is Mary's Meals in november 2024 gemigreerd van Atlassian Data Center naar Cloud, waardoor de organisatie nog decennia lang programma's kan blijven toevoegen en meer kinderen kan voeden.

De volgende stap voor schaalbaarheid: Atlassian Cloud

Vóór de transitie naar Atlassian Cloud gebruikte Mary's Meals alle Atlassian-tools op één Data Center-node. Dit systeem voldeed aan de behoeften van de teams, maar was complex en tijdrovend. Stephen wist dat dit niet vol te houden zou zijn naarmate Mary's Meals groeide.

Stephen vermoedde dat de vele aanpassingen tot snelheids- en prestatieproblemen leidden, en de enkele node betekende dat elke onderbreking van de service kon leiden tot systeembrede uitval. Zijn team was ook steeds meer tijd kwijt aan beveiligingsonderhoud. 

"We hadden binnenkort hoe dan ook onze installatiegrootte in Data Center moeten wijzigen. Ik wilde een meer redundante infrastructuur introduceren die schaalbaar is en ik wilde toegang hebben tot nieuwe Atlassian-functies zoals Rovo."

Het potentieel van alle teams met licenties met korting

Mary's Meals wist dat de juiste tools, zoals Atlassian-apps, de efficiëntie daadwerkelijk konden verhogen, waardoor ze meer impact konden hebben. Maar oorspronkelijk leken enterprise-grade tools onbereikbaar voor een budget zonder winstoogmerk. Daarom was Stephen zo blij om te horen dat de Atlassian Foundation korting geeft op licenties voor non-profitorganisaties.

Met een korting van 75% zou Mary's Meals kunnen investeren in de enterprise-grade technologie die haar teams het beste van pas zou komen. Mary's Meals heeft ook toegang gekregen tot de support van de Atlassian Foundation voor non-profitorganisaties en ontving een Atlassian Solution Grant om een samenwerking met oplossingspartner New Verve te financieren. New Verve heeft Mary's Meals ondersteund bij de migratie van Atlassian Data Center naar Cloud.

Een cloudinfrastructuur om 1 miljoen extra kinderen te voeden, en steeds meer

Nu Atlassian Cloud het werk van het team ondersteunt, heeft Mary's Meals het aantal kinderen dat ze voeden meer dan verdubbeld, van 1,3 miljoen naar meer dan 2,6 miljoen per dag. Hoewel schaalbaarheid de drijfveer was voor Mary's Meals om te migreren, heeft de overstap naar de cloud ook de prestaties, efficiëntie en beveiliging verbeterd.

Efficiëntie werpt zijn vruchten af in bespaarde tijd en verhoogde beveiliging

"Sinds de migratie hebben we geen van die oude prestatieproblemen gezien, en onze verzekeraars hebben geen contact met ons opgenomen met het verzoek om kwetsbaarheden te verhelpen", zegt Stephen.

Zijn team was in staat om de meeste elementen die het in Jira op maat had geprogrammeerd, te vervangen door Atlassian-automatisering. Met negen Marketplace-apps en native cloudfunctionaliteit hebben ze een oplossing ontwikkeld die precies is afgestemd op hun wensen. Bijzonder waardevolle Marketplace-apps zijn onder meer Microsoft 365 voor Jira en Statuspage voor Jira Service Management. Tot nu toe besparen ze minstens acht uur per maand op beveiligingstests en -oplossingen, die ze elke maand toewijzen aan speciale innovatiedagen voor strategisch werk.

Snellere responsen in meerdere talen met AI en Rovo

Toegang tot Rovo en AI-gedreven functies blijkt een andere waardevolle toevoeging te zijn voor Mary's Meals. "We zijn nog maar net begonnen met het zoeken naar toepassingen voor AI, maar onze teams benutten nu al mogelijkheden die niet beschikbaar zijn in Data Center", zegt Stephen.

Bijvoorbeeld:

• In Jira maakt Rovo de werkplanning eenvoudiger door inhoud voor projecten, taken en subtaken voor te stellen, zodat teams sneller tot uitvoering kunnen overgaan.

• In Jira Service Management besteden teams minder tijd aan het afhandelen van repetitieve vragen dankzij de AI-voorgestelde antwoorden van Rovo.

• In Jira Service Management maken AI-vertalingen het makkelijker voor IT-teams en servicemedewerkers om met partners te communiceren in andere landen.

Stephen hoopt dat Rovo in de toekomst partners kan helpen zelf taken uit te voeren door kennis van Confluence te delen zonder dat de gebruiker een ticket hoeft te openen. Mary's Meals overweegt ook Atlassian Goals als een mogelijke manier om met partners samen te werken aan strategische initiatieven en de voortgang voor doelstellingen en belangrijkste resultaten bij te houden.

Atlassian Cloud heeft het werk van teams eenvoudiger gemaakt. En beter teamwerk betekent dat het leven van de kinderen die Mary's Meals helpt, beter wordt. "Mijn grootste prestatie in deze functie is het helpen bouwen van de infrastructuur die we hebben gebruikt om het aantal kinderen dat we voeden te verdubbelen", zegt Stephen. "Nu we op Atlassian Cloud zitten, ben ik ervan overtuigd dat we dat kunnen blijven doen."

Interne ontwikkelings- en infrastructuurwerkzaamheden stroomlijnen met Jira en Rovo

Mary's Meals gebruikt Jira om alle interne ontwikkelingsprojecten en infrastructuurupgrades bij te houden en te beheren. De organisatie beheert meerdere aangepaste applicaties, waaronder portals voor fondsenwerving en een app voor programmabeheer voor het registreren van schoolbezoek en voedselvoorraden.

Het team Infrastructure and Operations van Stephen gebruikt Jira om deze applicaties te onderhouden en uit te breiden, zodat ze kunnen blijven voldoen aan de behoeften van meer programma's en kinderen naarmate het bereik van Mary's Meals groeit. Rovo komt hier ook goed van pas, bijvoorbeeld door inhoud voor projecten, taken en subtaken voor te stellen, zodat teams sneller kunnen uitvoeren.

Het team heeft Jira ook gebruikt om hun digitale transformatieproject te plannen en uit te rollen. Dit initiatief bracht alle partners naar een gedeelde toolstack, waaronder Salesforce voor donorbeheer, een inhoudsbeheersysteem en Jira Service Management. Alle nationale partners gebruiken Jira om deze tools te gebruiken en te leren hoe ze te gebruiken, wat leidt tot een hogere implementatie en meer gebruik.

Wat de samenwerking aanwakkert voor meer dan 1.000 werknemers die maaltijden verstrekken aan meer dan 1 miljoen kinderen per dag

Als de teams van Mary's Meals beter werken, kunnen ze betere, schaalbare resultaten opleveren voor kinderen over de hele wereld. Sinds 2019 is Mary's Meals elke schooldag van 1,3 miljoen naar meer dan 2,6 miljoen kinderen gegaan. "Mijn grootste prestatie in deze functie is het helpen bouwen van de infrastructuur die we hebben gebruikt om het aantal kinderen dat we voeden te verdubbelen", zegt Stephen. "Met de Atlassian-cloud en ons werksysteem ben ik ervan overtuigd dat we dat steeds opnieuw kunnen doen."

De organisatie maakt een enorme impact en dat doen ze nu ze het Atlassian-werksysteem binnen handbereik hebben.

"In de loop der jaren is ons gebruik van Atlassian-tools toegenomen. Het is nu heel belangrijk voor de manier waarop teams in de hele organisatie werken, inclusief hoe we onze projecten plannen en belangrijke supportservices verlenen", zegt Stephen. "Naarmate ons Atlassian-werksysteem is uitgebreid, is er nu meer waardering voor de behoefte aan cloud voor schaalvergroting, bedrijfscontinuïteit en innovatie. We kijken er echt naar uit om ons traject voort te zetten op het Atlassian cloudplatform!"