Hoe Mary's Meals elke schooldag meer dan 2,6 miljoen kinderen voedt, ondersteund door Atlassian Cloud

Uitdaging: Mary's Meals had een robuuste, schaalbare technologie-infrastructuur nodig, zodat teams de schoolmaaltijdprogramma's van de non-profitorganisatie wereldwijd konden blijven uitbreiden.

Oplossing: om groei mogelijk te maken, migreerde Mary's Meals zijn Jira-, Jira Service Management- en Confluence-installaties van Data Center naar Cloud.

Impact: met een werksysteem, mogelijk gemaakt door Atlassian Cloud, verbeterde het team de schaalbaarheid, prestaties, beveiliging en efficiëntie van het systeem, waardoor ze konden groeien en uiteindelijk twee keer zo veel kinderen per dag konden voeden.

Het voeden van kinderen over de hele wereld vereist efficiënte en veerkrachtige IT

Mary's Meals begon met het voeden van 200 kinderen in Malawi, meer dan 20 jaar geleden. Vandaag de dag is het een internationale organisatie die dagelijks schoolmaaltijden verzorgt voor meer dan 2,6 miljoen kinderen in 16 landen. "We hebben te maken met het soort honger dat het dagelijks leven verstoort en onderwijs in de weg staat, maar er is een gevoel dat we er iets aan kunnen doen. Daarom werk ik hier zo graag", zegt Stephen Neil, Head of Infrastructure and Operations.

Mary's Meals bestaat uit een wereldwijd netwerk van voedselprogramma's in 16 landen en meer dan 20 fondsenwervende entiteiten. Mary's Meals International is de centrale organisatie die de vele teams (van zowel medewerkers als vrijwilligers) coördineert en ondersteunt die wereldwijd activiteiten op het gebied van schoolvoeding en fondsenwerving leiden.

Dat is een grote missie, waarvoor een robuuste IT-infrastructuur nodig is. In 2019 maakte Mary's Meals een werksysteem aan met Jira, Jira Service Management en Confluence. Dankzij dit systeem kunnen technische en programmatische teams van Mary's Meals met elkaar communiceren, zodat ze problemen sneller kunnen oplossen voor teams over de hele wereld.

Mary's Meals had (en heeft nog steeds) grote dromen om uit te breiden naar nog meer landen. Dit betekent dat de infrastructuur van de organisatie ook moest opschalen. Met ondersteuning van de Atlassian Foundation en zijn oplossingspartner New Verve (nu onderdeel van Knowmad mood Ltd), is Mary's Meals in november 2024 gemigreerd van Atlassian Data Center naar Cloud, waardoor de organisatie nog decennia lang programma's kan blijven toevoegen en meer kinderen kan voeden.

De volgende stap voor schaalbaarheid: Atlassian Cloud

Vóór de transitie naar Atlassian Cloud gebruikte Mary's Meals alle Atlassian-tools op één Data Center-node. Dit systeem voldeed aan de behoeften van het team, maar was complex en tijdrovend. Stephen wist dat dit niet vol te houden zou zijn naarmate Mary's Meals groeide.

Stephen vermoedde dat de vele aanpassingen tot snelheids- en prestatieproblemen leidden, en de enkele node maakte Mary's Meals kwetsbaar voor serviceonderbrekingen en uitval. Het team ondervond bijna wekelijks prestatieproblemen, waardoor het systeem soms midden op de werkdag opnieuw moest worden opgestart, waardoor het werk werd onderbroken. In de loop van de tijd was zijn team ook steeds meer tijd kwijt aan beveiligingsonderhoud.

"We hadden binnenkort hoe dan ook onze installatiegrootte in Data Center moeten wijzigen. Ik wilde een meer redundante infrastructuur introduceren die schaalbaar is en ik wilde toegang hebben tot nieuwe Atlassian-functies zoals Rovo."

Snel migreren met support van betrouwbare partners

Migreren is een grote verandering, vooral voor non-profitorganisaties met beperktere middelen dan gewone ondernemingen. Toen Stephen de transitie overwoog, hebben New Verve en de Atlassian Foundation de handen ineen geslagen om te helpen bij het plannen van een migratie die kostenefficiënt zou zijn en onderbrekingen tot een minimum zou beperken.

"Planning en migratie waren te ingewikkeld voor ons om zelfstandig te doen", zegt Stephen. "Onze oplossingspartner en de Atlassian Foundation gaven ons gemoedsrust doordat we precies wisten waar we mee te maken zouden krijgen."

De Atlassian Foundation biedt gratis programma's voor non-profits om organisaties te ondersteunen bij het ontdekken van producten, optimaliseren en bijscholen. Dit omvat het adviseren en begeleiden van teams bij het bepalen van welk model, of het nu Data Center of Cloud is, hun missie het beste ondersteunt, en het soepel laten verlopen van de transitie wanneer nodig. Via Atlassian Solution Grants heeft de Atlassian Foundation de samenwerking tussen Mary's Meals en New Verve gefinancierd voor de volledige cloudmigratie.

"De Atlassian Foundation ondersteunt ons al vele jaren met Community-licenties. Dat is enorm gul en behulpzaam", vertelt Stephen.

New Verve begon met een gereedheidsbeoordeling, waarin ze diep in de behoeften en doelstellingen van Mary's Meals zijn gedoken. Ze hebben bijvoorbeeld de apps die Mary's Meals gebruikte op Data Center gecontroleerd en de beste apps voor de organisaties in Cloud gekozen die na de migratie een aanvulling konden zijn op de native Atlassian Cloud-functionaliteit.

Na de beoordeling hebben ze ongeveer vier weken getest om problemen op te lossen. Toen alles eenmaal klaar was, was de migratie zelf in een weekend gepiept. "Er was geen echte negatieve impact voor onze gebruikers. Van begin tot eind duurde het hele proces ongeveer vier maanden", zegt Stephen. "Ik ben Atlassian ongelooflijk dankbaar, niet alleen voor het financieren van de implementatie, maar ook voor de vele jaren waarin ze ons tot nu toe via Community-licenties hebben ondersteund. Het is een enorm gul en behulpzaam programma."

Een cloudinfrastructuur om 1 miljoen extra kinderen te voeden, en steeds meer

Nu Atlassian Cloud het werk van het team ondersteunt, heeft Mary's Meals het aantal kinderen dat ze voeden meer dan verdubbeld, van 1,3 miljoen naar meer dan 2,6 miljoen per dag. Hoewel schaalbaarheid de drijfveer was voor Mary's Meals om te migreren, heeft de overstap naar de cloud ook de prestaties, efficiëntie en beveiliging verbeterd.

Efficiëntie werpt zijn vruchten af in bespaarde tijd en verhoogde beveiliging

"Sinds de migratie hebben we geen van die oude prestatieproblemen gezien, en onze verzekeraars hebben geen contact met ons opgenomen met het verzoek om kwetsbaarheden te verhelpen", zegt Stephen.

Zijn team was in staat om de meeste elementen die het in Jira op maat had geprogrammeerd, te vervangen door Atlassian-automatisering. Met negen Marketplace-apps en native cloudfunctionaliteit hebben ze een oplossing ontwikkeld die precies is afgestemd op hun wensen. Bijzonder waardevolle Marketplace-apps zijn onder meer Microsoft 365 voor Jira en Statuspage voor Jira Service Management. Tot nu toe besparen ze minstens acht uur per maand op beveiligingstests en -oplossingen, die ze elke maand toewijzen aan speciale innovatiedagen voor strategisch werk.

Snellere responsen in meerdere talen met AI en Rovo

Toegang tot Rovo en AI-gedreven functies blijkt een andere waardevolle toevoeging te zijn voor Mary's Meals. "We zijn nog maar net begonnen met het zoeken naar toepassingen voor AI, maar onze teams benutten nu al mogelijkheden die niet beschikbaar zijn in Data Center", zegt Stephen.

Bijvoorbeeld:

• In Jira maakt Rovo de werkplanning eenvoudiger door inhoud voor projecten, taken en subtaken voor te stellen, zodat teams sneller tot uitvoering kunnen overgaan.

• In Jira Service Management besteden teams minder tijd aan het afhandelen van repetitieve vragen dankzij de AI-voorgestelde antwoorden van Rovo.

• In Jira Service Management maken AI-vertalingen het makkelijker voor IT-teams en servicemedewerkers om met partners te communiceren in andere landen.

Stephen hoopt dat Rovo in de toekomst partners kan helpen zelf taken uit te voeren door kennis van Confluence te delen zonder dat de gebruiker een ticket hoeft te openen. Mary's Meals overweegt ook Atlassian Goals als een mogelijke manier om met partners samen te werken aan strategische initiatieven en de voortgang voor doelstellingen en belangrijkste resultaten bij te houden.

Atlassian Cloud heeft het werk van teams eenvoudiger gemaakt. En beter teamwerk betekent dat het leven van de kinderen die Mary's Meals helpt, beter wordt. "Mijn grootste prestatie in deze functie is het helpen bouwen van de infrastructuur die we hebben gebruikt om het aantal kinderen dat we voeden te verdubbelen", zegt Stephen. "Nu we op Atlassian Cloud zitten, ben ik ervan overtuigd dat we dat kunnen blijven doen."