Hoe Lendi Group de kwartaalplanning stroomlijnde door meer dan 40 teams te centraliseren, van zes tools naar één Atlassian Cloud-platform

Uitdaging: Lendi Group, een snelgroeiende Australische fintech, wilde de kwartaalplanning transformeren door tools te consolideren, meer teams te betrekken en hun gegevens beter te gebruiken.

Oplossing: Het bedrijf centraliseerde zich op Atlassian Cloud Premium en breidde het platform uit met Atlassian-doelen, Jira Product Discovery, Atlassian Analytics en Jira Service Management.

Impact: De kwartaalplanning maken verloopt nu sneller, eenvoudiger, strategischer en met betere samenwerking. Zo wordt Lendi Group gepositioneerd om verder op te schalen en de hypotheeksector te transformeren.

Lendi Group 🤝 Atlassian: Twee snelgroeiende Australische technologiebedrijven komen samen voor transformatie

In veel sectoren kan een snelle levering een verkoop maken of breken. De teams van Lendi Group, een van snelst groeiende fintechs in Australië, voelen deze druk elke dag. Duizenden klanten en meer dan 1300 aanbieders zijn afhankelijk van de twee merken van de Group, Lendi en Aussie, om de financiering te krijgen die ze nodig hebben om hun dromen van een koophuis waar te maken. Het proces om een hypotheek te krijgen staat bekend als traag en stressvol. De missie van Lendi Group is om daar verandering in te brengen door het proces van binnenuit te transformeren. En dat doen ze met de hulp van Atlassian.

Op zoek naar een meer collaboratieve, gestroomlijnde en strategische kwartaalplanning

Met een groeimentaliteit en agile praktijken is Lendi Group altijd bezig om iets te creëren, succes te behalen en het proces weer te herhalen. (Sterker nog, zijn dat enkele van de kernprincipes van het bedrijf.) In hun kwartaalplanningsproces, dat essentieel is om ervoor te zorgen dat teams op één lijn blijven en richting hun doelen blijven werken, zag Lendi Group opnieuw ruimte voor verbetering.

In het verleden was het maken van de kwartaalplanning van Lendi een driedaagse aangelegenheid waarbij tot wel 250 mensen betrokken waren. "Het is een grote investering om zoveel mensen bij de planning te betrekken in plaats van dat ze hun gewone werk verrichten", zegt Matt Hargreaves, Senior Manager of Product Delivery.

In het eerste deel van het proces werd de voortgang in het afgelopen kwartaal besproken. Hoewel het belangrijk was om te reflecteren voordat we naar de toekomst gingen kijken, hoopte het team dit deel van het proces te stroomlijnen, zodat er meer tijd kon worden besteed aan het bespreken van de samenwerking en toekomstige strategie. 

Lendi wilde er ook meer belanghebbenden bij betrekken en de tools consolideren. "We wilden de hele organisatie (van meer dan 40 teams verspreid over alle divisies van de Lendi Group) bij het proces betrekken en centraliseren met één systeem", vertelt Matt. "Vroeger kwamen technische teams samen om plannen te maken, maar er was een gebrek aan integratie tussen onze teams en de tools, er was niet genoeg afstemming met de strategie en er was geen rapportage. We gebruikten ook zes verschillende tools, dus we moesten dingen op meerdere plekken updaten en we hadden geen geconsolideerd overzicht van alle teams." 

Matt en het productleveringsteam kregen de opdracht om deze problemen op te lossen. Gelukkig had Matt eerdere ervaring met Atlassian en had hij een visie om het kwartaalplanningsproces zo snel en vanzelfsprekend te maken als de producten van Lendi Group. 

Richt je op het doel: beter plannen en volgen met Jira Plannen en Atlassian-doelen

Lendi Group begon met een upgrade naar Jira Premium om toegang te krijgen tot Jira Plans, waarmee teams van teams werk binnen verschillende afdelingen konden volgen en plannen. Vervolgens integreerde Product Delivery Confluence en Jira, zodat gebruikers Smart Links konden gebruiken om gegevens van de ene tool naar de andere te halen, zoals het koppelen van Confluence-documentatie aan een gerelateerd Jira-ticket, of omgekeerd. Dit zorgt er niet alleen voor dat er tijd wordt bespaard en minder van tools wordt gewisseld, maar biedt ook waardevolle context om te helpen bij de besluitvorming.

De volgende stap was om het dagelijkse werk beter af te stemmen op de strategische OKR's. Aangezien een van de doelstellingen van dit initiatief was om alle teams bij dit proces te betrekken, niet alleen technische teams, stelde Matt een doordachte vraag: "Hoe kunnen we de planning vereenvoudigen en het voor iedereen gemakkelijk maken om doelen te zien, zelfs als ze niet bekend zijn met Atlassian?"

Voor Lendi Group was het antwoord Atlassian-doelen (voorheen bekend als Atlas): één enkele bron van waarheid om inzicht te krijgen in hoe het werk van veel teams bijdraagt aan bedrijfsdoelen en welke vooruitgang er in de loop der tijd is geboekt. Matt wist dat deze functie PowerPoint zou kunnen vervangen en de zichtbaarheid zou kunnen verbeteren.

Binnen een week nadat de CEO van Lendi Group, David Hyman, een ontmoeting had met Scott Farquar, voormalig co-CEO van Atlassian, om over doelen te praten, had Lendi Group doelen geïmplementeerd. "Doelen hebben de manier veranderd waarop we kijken naar onze strategie en de mogelijkheid om regelmatig updates te krijgen", zegt Matt. "Nu kunnen we ons concentreren op de risico's, zodat we weer op het goede spoor kunnen komen."

Met gecentraliseerde tools en gestroomlijnde processen is plannen eenvoudiger dan ooit

Tegenwoordig verloopt het kwartaalplanningsproces van de Lendi Group sneller, effectiever en met betere samenwerking dan ooit tevoren.

Nadat het directieteam aan het begin van het boekjaar de OKR's voor de organisatie heeft vastgesteld, stellen de teams de bijbehorende OKR's vast, voeren ze deze in als doelen en voeren ze elke twee weken updates uit. Deze updates activeren meldingen in Slack, die door de leiders in de gaten worden gehouden om op de hoogte te blijven van de voortgang.

Teams van de Lendi Group gebruiken Jira Plans om projecten en afhankelijkheden voor meerdere gecombineerde afdelingen bij te houden, Jira om het werk in beweging te houden, Confluence om kennis te documenteren en te delen, en Jira Service Management voor incidentmanagement. Gespecialiseerde teams vertrouwen ook op andere tools in de Atlassian Cloud-suite om hun werk te ondersteunen, zoals het engineeringteam dat Jira Product Discovery gebruikt om te brainstormen en ideeën in kaart te brengen op basis van feedback van hypotheekaanbieders. Het leveringsteam gebruikt Atlassian Analytics om zinvolle gegevens en trends aan het licht te brengen.

Aangezien alle teams hun doelen en werk bijhouden in Atlassian, kan iedereen op de hoogte blijven van de voortgang, zich concentreren op langetermijndoelstellingen en indien nodig in realtime bijsturen. Door deze bron van waarheid actueel te houden, zijn leiders ook altijd op de hoogte van de status en kunnen ze hun kwartaalplanningssessies besteden aan strategische gesprekken. "Het is enorm belangrijk om één bron van waarheid en een geconsolideerd beeld van al het werk te hebben. Ons motto is: 'Het moet in Jira staan', zegt Matt. "Ik ben echt trots op de manier waarop onze bedrijfsteams zich hebben ontwikkeld: ze werken nu consequent met ceremonies en begrijpen precies met welk doel ze hun werk uitvoeren."

Aan het begin van elk kwartaal start Product Delivery met het planningsproces. "De kwartaalplanning maken verloopt veel efficiënter en ons publiek haalt er meer uit", zegt Matt.

Het proces begint met een synchronisatie van de strategieën om doelen te beoordelen en aan te passen, te bespreken wat er goed gaat en risico's aan te pakken. Dat gaat allemaal veel gemakkelijker nu deze informatie beter zichtbaar is in Atlassian. Atlassian Analytics maakt het voor het team ook eenvoudiger om geavanceerde rapporten voor leiders te maken met AI als een oplossing waarvoor weinig of geen code nodig is.

"Vroeger begonnen we onze maandelijkse vergaderingen van de stuurgroep met een blanco vel papier en een gesprek over de voortgang", zegt Matt. "Nu brengt de Atlassian-toolset informatie naar voren, zodat we onze tijd kunnen besteden aan het voeren van belangrijke gesprekken en het stellen van prioriteiten."

Met het advies en de aandacht van onze adviesservice wordt de kans op succes groot

Toen Lendi Group de kwartaalplanning verfijnde, wendden ze zich tot de adviesservices van Atlassian voor strategische begeleiding en support. "De adviesservice was geweldig. Het is alsof ik mijn eigen persoonlijke coach heb. Ik zou in mijn eentje tot een bepaald punt zijn gekomen, maar ik had de adviesservice echt nodig", zegt Terry Meissner, Product Delivery Automation Manager. "Als je met iemand werkt die deze hulpmiddelen elke dag gebruikt en met zowel de technische als zakelijke kant begrijpt, dan gaat het allemaal beter."

Naast de expertise vond het team van Terry en Matt het fijn om een directe lijn met een toegewijd team te hebben. "De tools zijn één ding, maar het gaat meer om de relatie", zegt Terry. "Je krijgt een persoonlijkere ervaring dan bij welke andere leverancier dan ook. Ik krijg de aandacht die ik nodig heb en ik heb toegang tot geweldige mensen."

Sinds hun succesvolle eerste samenwerking, werkt adviesservices samen met Lendi Group aan een nieuwe reeks oplossingen en optimalisaties, waaronder het uitbreiden van hun gebruik van Jira Product Discovery in plaats van Productboard, de overstap van BMC Helix naar Jira Service Management, de implementatie van Assets voor assetbeheer en de integratie van Atlassian-automatisering voor meer efficiëntie. "Ik sta versteld van wat we kunnen doen met Assets en automatisering", zegt Terry. "De productiviteit kan dan flink worden verhoogd."

"Je zult geen beter ecosysteem vinden dan Atlassian"

Door hun processen te verbeteren met hulp van vertrouwde Atlassian-adviseurs en hun teams samen te brengen met een geïntegreerd werksysteem, zijn de teams van Lendi nu klaar om op te schalen en hun stempel te drukken op de Australische hypotheekmarkt. "De doorbraak voor mij is dat alle tools op elkaar aansluiten. We wisselen niet van context om erachter te komen waar we heen moeten of hoe iets werkt. De tools lijken vanzelfsprekend, ze zijn niet zo overweldigend als andere", zegt Terry. "Je zult geen beter ecosysteem vinden dan Atlassian."