Datasite가 Atlassian으로 5개월 만에 $500,000 이상의 생산성 절약 효과를 달성하고 제품 개발을 혁신한 방법

과제: 인수합병(M&A), 투자 및 전략적 프로젝트를 위한 AI 기반 워크플로 공동 작업 및 자동화 솔루션을 제공하는 글로벌 SaaS 업체인 Datasite의 팀들은 효율성을 개선하고 규정 준수를 강화하며 단편적인 계획에서 동적인 실시간 계획으로 전환해야 했습니다. 너무 많은 목표와 단일 정보 출처의 부재로 인해 팀은 가장 의미 있는 업무를 추진할 충분한 시간 또는 집중력을 확보하지 못했고 경영진은 진행률 및 성과를 추적할 가시성이 부족했습니다. 

솔루션: Datasite는 Atlassian의 Strategy Collection과 Teamwork Collection을 구현하고 Jira Product Discovery 및 Jira Service Management와 연결하여 팀이 더 빠르고 스마트하게 함께 일할 수 있도록 연결하는 통합 플랫폼을 구축했습니다.

영향: 회사는 정적 보고 및 기능 공장 중심의 사고방식에서 벗어나 성과 및 혁신에 더 집중하는 새로운 업무 방식으로 전환했습니다. 이 변화를 통해 이미 수천 시간을 절약했으며 몇 개월 만에 10배의 ROI를 달성했습니다.

더 적은 미팅, 더 큰 의미: Atlassian과 함께한 Datasite의 변화

Datasite에 대해 들어본 적이 없더라도, 이 플랫폼이 지원한 인수합병에 대해서는 들어보셨을 것입니다. 2025년에 Datasite는 전 세계 최대 거래 상위 5건 중 4건을 포함하여 39,000개 이상의 프로젝트를 지원했습니다. JR Harrell 제품 운영 및 지원 담당 부사장의 말에 따르면, "여러분이 The Wall Street Journal, The New York Times, 또는 Financial Times에서 읽는 모든 대규모 거래는 Atlassian 플랫폼에서 이루어졌을 가능성이 높습니다."

Datasite의 전략 및 실행은 분산된 도구 및 정적 문서에 걸쳐 있어서 팀은 구축 및 혁신 대신 미팅, 검색 및 보고에 너무 많은 시간을 소비하게 되었습니다. JR은 회사에 또 다른 도구가 필요한 것이 아니라 새로운 업무 방식이 필요하다는 것을 깨달았습니다. 

이 전환을 위한 도움을 받기 위해 Atlassian을 선택했습니다. Datasite는 Atlassian의 Strategy Collection 및 Teamwork Collection을 구현하여 다음과 같은 도움을 준 통합 플랫폼을 구축했습니다.

• 첫 5개월 동안에만 4,000개 이상의 미팅을 없애 시간 절약 면에서 $500,000 이상의 효과를 달성

• OKR을 216개에서 회사 전체 목표 3개 및 주요 결과 12개로 재정리

• 시간 집약적이고 정적인 보고서를 실시간 셀프 서비스 대시보드로 대체

전체 회사가 동일한 플랫폼에서 같은 방식으로 일하면서, Datasite의 팀들은 함께 협력하여 더욱 뛰어난 업무 성과와 고객 거래를 더 빠르게 제공할 수 있습니다.

경영진의 요청으로 더 연결되고 생산적인 업무 방식으로 전환 촉발

Atlassian을 도입하기 전에 Datasite의 목표 및 주요 결과(OKR)는 200개가 넘었지만, 팀이 실시간으로 목표를 향해 업무를 진행하고 추적할 수 있도록 도와주는 단일 정보 출처나 공동 작업 허브가 없었습니다. 모두가 기본 협업 도구로 캘린더를 사용하면서 팀원들에게 이중 또는 삼중으로 일정이 잡히는 경우가 많아졌습니다.  

JR의 제품 운영 및 지원 팀을 책임지는 최고 제품 책임자 Doug Cullen은 문제를 다음과 같이 요약했습니다. "요약이나 덱이 아니라 전략부터 팀 전반의 업무까지 모든 것을 실시간으로 볼 수 있는 현장 수준의 관점이 필요합니다."

이 '현장 관점'에 대한 요구가 Datasite 변화의 촉매제가 되었습니다. 팀이 가장 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있도록, 끝없는 미팅에서 벗어나 프로세스 및 플랫폼을 발전시켜야 할 때였습니다.

오랜 파트너십에서 비롯되는 새로운 솔루션

JR은 Datasite의 Atlassian 플랫폼을 최적화하면 회사가 더욱 동적인 실시간 계획으로 전환하고 실행하는 동안 더 효과적인 공동 작업, 투명성 및 효율성을 지원할 수 있다는 사실을 발견했습니다. 

전략 측면에서 Datasite는 Atlassian의 Strategy Collection인 Focus, Talent 및 Align을 도입하여 리더가 놓치고 있던 실시간 전략-실행 관점을 제공했습니다. 실행 측면에서는, 기존 Jira 및 Confluence 인스턴스를 연결하기 위해 Atlassian의 Teamwork Collection으로 업그레이드하는 동시에 미팅 과부하를 줄이기 위해 Loom을 추가했습니다. 이 모든 앱에서 Rovo가 실행되면서 Datasite 직원들은 더 빠르게 답변을 찾고 더 효과적인 의사 결정을 내리고 업무를 자동화하는 데 도움을 주는 AI 팀 동료를 얻게 되었습니다. 

JR의 팀은 프로세스 전반에 걸쳐 전략적 안내 및 기술 지원을 위해 Atlassian 자문 서비스를 활용했습니다. "Atlassian의 자문 서비스를 이용하면 계획이 없어도 됩니다. 달성하려는 결과만 알면 되죠."라고 JR은 말합니다. '무엇' 및 '이유'를 설명할 수 있다면 Atlassian이 '방법'을 설명하는 데 도움을 줄 수 있습니다. Atlassian의 도움으로 짧은 시간 내에 놀라운 진행률을 보였습니다."

팀이 아이디어에서 영향까지 나아갈 수 있는 통합 플랫폼 구축

Strategy Collection 및 Teamwork Collection을 Datasite의 다른 Atlassian 앱인 Jira Product Discovery 및 Jira Service Management와 연결하여 전체 제품 수명 주기를 뒷받침하는 통합된 System of Work를 구축했습니다. Datasite에서는 이것을 "아이디어에서 영향까지의 프레임워크"라고 부릅니다.

"이제 아이디어부터 탐색, 개발, 릴리스, 모니터링 및 측정까지 업무를 추적할 수 있는 하나의 워크플로가 있습니다."라고 JR은 말합니다. "Atlassian에서 그 흐름을 엔드투엔드로 추적할 수 있습니다."

그 방식은 다음과 같습니다.

1. Datasite는 Teamwork Collection 및 Strategy Collection을 사용하여 목표 설정 및 전략 계획에 대해 통합하고 공동 작업합니다.

2. 아이디어는 Jira Service Management 및 Jira Product Discovery를 통해 중앙 집중식으로 처리되며, Rovo 에이전트를 사용하여 새로운 이니셔티브를 신속하게 분류하고 점수를 매깁니다.

3. 승인된 아이디어는 Jira로 이동하고 나머지는 향후 검토를 위한 전체 컨텍스트와 함께 Jira Product Discovery 백로그에 남아 있습니다.

4. 팀은 Teamwork Collection(Jira, Confluence, Loom)을 사용하여 공동 작업을 수행합니다. Jira에서 제공을 관리하고 Confluence에 지식을 저장하고 Loom 및 Rovo 에이전트를 셀프서비스 및 커뮤니케이션에 활용합니다.

5. 리더는 진행률을 추적하는 데 실시간 대시보드를 사용하고 실행을 전략과 정렬하는 데 Strategy Collection를 사용합니다.

이 프레임워크는 리더가 원했던 "현장 관점"과 함께 팀이 더 빠르고 스마트하게 업무를 수행하는 데 필요한 공동 작업 및 가시성을 제공했습니다. Doug는 다음과 같이 말합니다. "이 모든 도구가 목적에 맞게 결합되어 강력한 시너지 효과를 만들어냅니다. Datasite에서는 매우 바쁜 시기 중에도 6개월 만에 가치를 창출할 수 있었고 저희에게 혁신적인 변화였습니다."

Loom 및 Rovo: Datasite의 새로운 가속화 도구

Teamwork Collection 내에서 직원들은 새로운 Loom 앱 및 Rovo에 관심을 보이고 있습니다. 연속적인 미팅을 짧은 Loom 동영상으로 대체하고 앱의 AI 메모 작성 도구를 사용하여 남은 미팅을 더 효율적으로 만들었습니다.

예를 들어, Datasite는 Atlassian 플랫폼의 안내에 따라 대규모 월간 비즈니스 검토 미팅을 더 작고 집중적인 대화로 전환했습니다. "저희는 125명이 참석하던 2시간짜리 월간 비즈니스 검토 미팅을 Atlassian 프레임워크를 활용한 15명 미팅과 다른 모두에게 전달되는 짧은 Loom 요약으로 바꿨습니다. 90%나 단축된 것으로, 시간과 비용을 엄청나게 절약했습니다."라고 JR은 설명합니다. "이 요약은 Atlassian 조직 지식의 일부가 되므로, 다른 팀원들이 Rovo에게 해당 미팅 내용을 따라잡거나 특정 정보를 찾아달라고 요청할 수 있습니다."

Rovo를 사용하면 Datasite의 리더십 팀이 "이번 분기에 이탈률에 영향을 미치는 이니셔티브는 무엇입니까?"와 같은 질문에 즉시 답변하고 라이브 보고서를 만들 수 있어 수동 상태 업데이트가 필요하지 않습니다. JR은 이것이 직원 및 리더 모두에게 획기적인 변화를 가져왔다고 말합니다. "처음에는 경영진이 Rovo를 사용하도록 만들기가 어려울 것이라고 생각했지만, 지금 그들은 Rovo에 푹 빠져 있습니다. 경영진이 아침에 가장 먼저 하는 일은 Rovo와 대화하여 정보를 셀프서비스로 얻고 실시간으로 상황이 어떻게 진행되고 있는지 확인하는 것입니다."

"업무에 대해 보고"하는 방식에서 "업무 자체가 보고"가 되는 방식으로

Datasite의 팀은 이번 전환 과정을 포함하여 모든 활동에서 ROI에 집중합니다. 불과 몇 달 만에 놀라운 결과가 나타났습니다.

"매주 업무 보고서 작성에 몇 시간씩 소요하던 방식에서 '업무가 곧 보고서다'라는 새로운 신조로 전환했습니다."라고 JR은 말합니다. "저희는 구축과 혁신에 집중하고 시스템이 업무를 실시간으로 보고합니다."

Doug는 이 변화가 자신이 원했던 가시성뿐만 아니라 훨씬 더 많은 것을 제공했다고 증언합니다. "Atlassian의 전략과 Teamwork Collection 및 Rovo는 Atlassian 리더에게 명확한 '현장 관점'을 제공하고 팀이 공동 작업할 수 있는 단일 허브를 제공합니다. 이것을 통해 Atlassian의 전략적 정렬, 집중도, 효율성 및 가시성이 개선되었으며, 단 4개월 만에 4,000회 이상의 미팅과 500,000달러 이상의 시간을 절약했습니다."

JR은 이 플랫폼 개선이 Datasite의 새로운 업무 방식을 지원할 뿐만 아니라 고객에게까지 영향을 미치는 더 깊은 문화적 변화를 이끌고 있다고 말합니다. "Atlassian을 System of Work로 활용하면서, 저희는 기능을 만드는 공장에서 성과 기반의 혁신 기업으로 변화했습니다. Atlassian 팀, 고객 및 비즈니스에 혁신적인 영향을 주었습니다."

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