Casas Bahia cuts costs by 93% and improves efficiency in the cloud

도전 과제: 비용을 늘리거나 팀 정렬 및 사용자 경험을 저해하지 않으면서 Atlassian의 업데이트 및 새로운 기능을 이용합니다.

솔루션: 도구 교체 및 Cloud 앱 통합으로 절감한 비용을 다시 투자하여 Atlassian Cloud로 마이그레이션합니다.

영향: 마이그레이션을 성공하고 효율성을 향상하며 비용을 절감합니다. 애자일을 향상하고 새로운 기능을 이용하며 데이터 및 프로젝트 관리를 개선합니다.

Atlassian Cloud로 마이그레이션하고 Cloud 버전의 모든 잠재력을 발견한 Casas Bahia Group

Casas Bahia Group(이전 Via Varejo)은 프로세스를 최적화하고 비용을 절감하며 Atlassian의 최신 업데이트를 따라잡기 위해 고도로 사용자 지정된 인프라를 Cloud로 마이그레이션해야 하는 도전 과제에 직면했습니다. Jira 및 Confluence와 같은 Atlassian 제품과 더불어 다른 도구와의 스마트한 통합을 통해 마이그레이션을 성공적으로 완료할 수 있었습니다.

Casas Bahia Group은 2017년부터 Jira를 사용했으며 프로젝트 관리를 간소화하고 프로세스를 자동화하기 위해 EazyBI 및 ScriptRunner와 같은 플러그인과 통합했습니다. Confluence는 전략적인 사용자 지정 기능을 갖춘 중요한 참조 자료 리포지토리 역할을 하며 조직 데이터의 가시성을 개선하고 개발 팀에서 최고 경영진에 이르기까지 모두가 원활하게 액세스할 수 있도록 지원했습니다. 또한 Jira는 회사의 주요 연간 프로젝트인 Black Friday를 조직화하는 데 중심적인 역할을 했습니다.

Cloud로 마이그레이션하기로 결정하게 된 데에는 여러 가지 요인이 작용했습니다. 2,000명의 사용자를 지원하는 Jira Data Center 플랜을 기반으로 하는 기존 인프라는 IT 발전에 있어서 병목 상태가 되었습니다. Confluence를 비롯한 많은 애플리케이션에서 더 이상 적절한 지원을 받지 못하는 오래된 버전을 실행하고 있었기 때문에 팀의 혁신 및 효과적인 확장에 제약이 있었습니다.

하지만 마이그레이션이 가능했던 주된 이유는 Atlassian에서 바로 더 빠르고 효율적인 업데이트를 받을 수 있고 제품군 전반의 원활한 통합이 가능했기 때문입니다. 또한 Casas Bahia Group은 Atlassian의 빠른 혁신 속도에 발맞추고 새로운 기능 및 개선 사항의 이점을 최대화하는 동시에 Jira Product Discovery와 같은 추가 솔루션으로 확장하여 운영의 미래에 대비하는 것을 목표로 했습니다.

애자일 COE 전문가인 Daiane Conte는 "Cloud로 마이그레이션하면서 인프라 및 애플리케이션 업데이트에 대해 걱정할 필요가 없어졌습니다. Atlassian이 모든 것을 최신 상태로 유지하여 최상의 버전, 가용성 및 보안을 보장하기 때문입니다"라고 말했습니다.

Casas Bahia Group은 한동안 Cloud 마이그레이션을 고려했지만, 할당된 마이그레이션 예산의 60%를 초과하는 높은 비용으로 인해 처음에는 실행할 수 없었습니다.

Casas Bahia Group은 Atlassian 제품군 및 타사 앱(Appfire의 Whiteboards 등)과의 통합 기능을 전략적으로 활용하여 도구 체인을 간소화하고 중복 소프트웨어 라이선스를 제거하여 연간 비용을 120만 헤알에서 90,000헤알로 92.5% 절감했습니다. Casas Bahia Group은 재무 최적화를 통해 연간 예산을 초과하지 않고 Cloud 마이그레이션을 진행할 수 있었을 뿐만 아니라 추가로 15%의 비용 절감을 이뤄냈습니다.

The migration process

After the board approved the company’s Atlassian cloud migration, the team turned their attention to preparing employees for the change.

To face this challenge, there was a constant effort to align with all the different teams and areas, minimize dependencies, and ensure that everyone understood the migration objectives. This required a detailed mapping of dependencies and activities.

The first practical step in the migration process was onboarding users to the cloud environment. Then, the migration team created a test version in the sandbox environment and moved the most critical projects. This allowed them to map out with the QA Team existing functionalities in Data Center and the main points of friction that could interfere with the user experience in the new Cloud version.

“We had some difficulties that were quickly solved, such as the use of HTML in Confluence pages, which was native in the Data Center version. In Cloud, it was easily replaced by the corresponding app,” pointed out Agility COE Analyst Edimara Souza.

With everything in place, the migration team implemented ongoing internal communications to keep employees informed about the migration.

The total migration time was approximately four months, with three months dedicated to preparation and one month for actual migration. Due to the large volume of data in the Jira Server (greater than 1TB), Casas Bahia carried out the migration in phases. Initially, they planned for seven migration phases, but with the help of the Jira and Confluence Cloud Migration Assistant apps, they reduced the number of phases to five, saving over 35 hours of work.

“The migration process has brought us several positive surprises. I highlight the speed of data transmission between the Data Center environment and the Cloud environment, which performed well above expectations, helping us finish the entire migration in 2/3 of the estimated time. In addition, all of [Solution Partner] Nimble’s support throughout the process was essential to solve any difficulties and ensure all the safety of the process. I am very satisfied with the whole experience,” commented Manager at the Agility COE Renato Passero.

The gains of migrating to Atlassian cloud

Casas Bahia’s teams quickly recognized the numerous performance and agility benefits of migrating to Atlassian cloud. Several newer features and solutions were only available in this version, which further enhanced collaboration between internal teams. “Atlassian cloud brought new features that allowed us to sync epics with Atlassian goals, give feedback, do weekly syncing, all on the same platform,” highlighted Agile Tools Team Leader Daiane Conte.

In addition, they’ve seen significant security improvements. The implementation of SSO (single sign-on) has simplified access management — something that was not available in the server mission. In addition, the security offered by Jira Cloud met all the company’s needs, allowing VPN availability and ensuring full access to Confluence content and other features that were previously limited.

Migrating to Atlassian cloud unlocked access to new integrations and features, as highlighted by Viviane Moreira, Analyst at the Agility COE: “One of them was AI. Rovo can optimize processes and increase user efficiency; look for answers; and streamline content editing, summaries, and pages in an easier and more agile way.”

There was also a significant reduction in the time needed to import project data into the company’s Spot Management dashboards. Previously, using Data Center, this process required up to eight hours. However, with the transition to the Cloud version, this time was reduced to just 40 minutes.

Data Center incremental refresh time has also experienced a decrease. Previously, it took about three hours to perform this update, but with the migration to the Cloud, this time reduced to just one hour.

The successful migration to Atlassian cloud reaffirms Casas Bahia’s commitment to adopting advanced technological solutions to optimize operations and strengthen internal collaboration. With significant gains in performance, safety, and efficiency, the company is now poised to continue innovating and leading the retail industry in Brazil.