Come creare campi personalizzati e campi della formula in Jira
Puoi creare un campo personalizzato in Jira in circa cinque minuti, senza bisogno di codice. Se il tuo team tiene traccia dei budget in un foglio di calcolo o calcola manualmente i punteggi di priorità, puoi trasferire quel ticket in Jira in circa cinque minuti.
I campi personalizzati acquisiscono i dati, i campi della formula eseguono i calcoli.
Come creare un campo personalizzato in Jira
Crei ogni campo personalizzato nello stesso modo, poi ne scegli il tipo. Un amministratore Jira crea e gestisce i campi personalizzati e lo stesso flusso è alla base sia di un campo personalizzato standard sia di un campo della formula.
Scelta di un tipo di campo da aggiungere a uno spazio Jira.
Apri le impostazioni dello schema dei campi. Vai alle impostazioni di Jira, poi su Work Items (Ticket), quindi su Fields (Campi) e infine su Field schemes (Schemi campi).
Crea un nuovo campo. Seleziona Create custom field (Crea campo personalizzato).
Scegli il tipo di campo. Scegli il tipo che corrisponde ai dati e al motivo per cui li userai: testo, numero, data, campo di scelta, persone o formula.
Assegna un nome al campo in base a ciò che contiene. Un nome chiaro come "Livello del cliente" o "Budget approvato" aiuta chiunque legga il ticket a capire il significato del valore.
Scegli quali progetti e tipi di ticket lo usano. Aggiungi il campo allo schema dei campi corretto, poi scegli dove viene mostrato nella visualizzazione del ticket. I nuovi campi personalizzati non vengono visualizzati ovunque per impostazione predefinita, quindi aggiungili solo dove i team ne hanno bisogno.
Esempio pratico: campo "Livello cliente"
Supponiamo che il tuo team di assistenza voglia ordinare i ticket in base al valore dell'account. Crea un campo personalizzato, scegli Select list (single choice) (Seleziona elenco (scelta singola)), assegnagli il nome "Livello cliente" e aggiungi le opzioni Enterprise, Mid-market e Small business. Aggiungilo ai tuoi progetti di assistenza e a questo punto puoi usare il filtro e raggruppare tutti i ticket per livello.
Una nota sui tipi di progetto
Nei progetti gestiti dall'azienda, un amministratore Jira crea i campi personalizzati a livello centrale e li condivide tra i progetti. Nei progetti gestiti dal team, gli amministratori del progetto aggiungono i campi nelle impostazioni del proprio progetto. Se hai bisogno che lo stesso campo si comporti in modo identico per molti team, un campo personalizzato condiviso e gestito dall'azienda garantisce coerenza.
Gli schemi di campo, le schermate e i contesti svolgono funzioni diverse.
Gli schemi di campo controllano quali campi sono disponibili per ogni tipo di ticket nei progetti assegnati, incluso se un campo è obbligatorio o facoltativo. Le schermate controllano il posizionamento e l'ordine nelle esperienze di creazione, visualizzazione e modifica. I contesti dei campi controllano i valori predefiniti e le opzioni dei menu a discesa per progetti e tipi di ticket specifici.
Come creare un campo della formula in Jira
Un campo della formula inizia come un campo personalizzato, poi aggiunge il calcolo. L'amministratore potrebbe dover prima abilitare i campi della formula, dopodiché chiunque possa creare campi personalizzati può crearne uno. I passaggi seguenti ti guidano da un campo vuoto a un valore calcolato attivo.
Crea un campo personalizzato e scegli il tipo di formula. Segui i passaggi sopra e seleziona il tipo di campo della formula.
Dagli un nome in base al valore che produce. Nomi come "Scostamento dal budget" o "Giorni rimanenti alla scadenza" rendono il risultato autoesplicativo.
Scrivi la formula. Fai riferimento ad altri campi in base al nome tra parentesi graffe e combinali con gli operatori. Ad esempio, {Approved Budget} - {Actual Costs} restituisce lo scostamento dal budget. Se non conosci con certezza la sintassi, descrivi il calcolo in linguaggio semplice e lascia che Rovo crei una bozza.
Imposta il tipo di output. Scegli il numero, il testo, la data o la durata in modo che il risultato venga visualizzato e ordinato correttamente. I risultati numerici possono essere formattati come valuta, percentuale o decimale.
Applicalo tramite uno schema di campi, poi aggiungilo alle schermate. Scegli i progetti che usano il campo, poi aggiungilo alla visualizzazione del ticket.
Memorizza qualsiasi valore su cui vuoi eseguire calcoli come campo numerico, di data o di durata, non come testo. I campi formula possono eseguire calcoli solo nei campi che contengono il tipo di dati corretto.
Esempi di campi della formula per ruolo
Lo stesso tipo di campo risolve problemi diversi a seconda di chi lo usa. Ogni ruolo riportato di seguito include tre formule che puoi adattare sostituendo i nomi dei tuoi campi. Tutti gli esempi sono tratti da formule iniziali reali.
Responsabile delle finanze
Trasferisci il monitoraggio del budget fuori dai fogli di calcolo, così ogni consuntivo viene misurato rispetto alla previsione in tempo reale.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Scostamento dal budget | {Approved Budget} - {Actual Costs} | Numero (valuta) |
Percentuale del tasso di consumo | ({Actual Costs} / {Approved Budget}) * 100 | Numero (percentuale) |
Avviso di spesa eccessiva | IF({Actual Costs} > {Approved Budget}, "Sopra il budget", "In linea") | Testo |
Responsabile delle campagne di marketing
Visualizza il rendimento della campagna e lo stato del budget nella board invece che in uno strumento separato per monitorare il ROI.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
ROI della campagna | ({Revenue} - {Campaign Cost}) / {Campaign Cost} | Numero (percentuale) |
Costo per potenziale cliente | {Campaign Cost} / {Leads Generated} | Numero (valuta) |
Product manager
Automatizza i framework di prioritizzazione, così il backlog si ordina da solo in base all'impatto maggiore.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Punteggio RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence})/{Effort} | Numero |
Rapporto valore/lavoro | {Business Value} / {Story Points} | Numero |
Fasce di priorità | IF({RICE} > 100, "P0", IF({RICE} > 50, "P1", "P2")) | Testo |
Project Manager
Anticipa i rischi calcolando il tempo che manca alla scadenza e contrassegnando gli elementi che restano indietro.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Engineering Lead
Visualizza il lavoro rimanente e le modifiche dell'ambito senza dover rincorrere gli sviluppatori per conoscere lo stato.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Lavoro rimanente | {Original Estimate} - {Time Spent} | Durata |
Percentuale di slittamento dell'ambito | (({Current Estimate} - {Original Estimate}) / {Original Estimate}) * 100 | Numero (percentuale) |
Percentuale di avanzamento dello sprint | ({Time Spent} / {Original Estimate}) * 100 | Numero (percentuale) |
Responsabile delle operazioni IT
Monitora lo stato degli SLA e segnala in tempo reale i ticket che si avvicinano alla violazione.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Tempo di risoluzione | DATE_DIFF({Created}, {Resolved}) | Numero |
Rischio di violazione dello SLA | IF(DATE_DIFF(TODAY(), {SLA Due}) < 1, "Violazione a breve, "Sicuro") | Testo |
Impatto dell'imprevisto | {Users Affected} * {Downtime Minutes} | Numero |
Responsabile delle risorse umane e delle operazioni delle risorse umane
Misura con precisione i progressi dell'onboarding e del recruiting per ogni candidato.
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Percentuale di onboarding | ({Tasks Completed} / {Total Tasks}) * 100 | Numero (percentuale) |
Tempo di assunzione | DATE_DIFF({Application Date}, {Offer Date}) | Numero |
Anzianità del dipendente | DATE_DIFF({Hire Date}, TODAY()) | Numero |
Formule comuni per caso d'uso
Oltre ai ruoli specifici, queste formule coprono i calcoli che i team usano più spesso. Adatta i nomi dei campi in modo che corrispondano al tuo progetto.
Calcoli finanziari
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Scostamento dal budget (percentuale) | (({Approved Budget} - {Actual Costs}) / {Approved Budget}) * 100 | Numero (percentuale) |
Totale della fattura del fornitore | {Quantity} * {Unit Price} | Numero (valuta) |
Spesa totale del progetto | {Labor Cost} + {Material Cost} + {Travel Cost} | Numero (valuta) |
Costo effettivo della manodopera | {Time Spent} * {Hourly Rate} | Numero (valuta) |
Definizione delle priorità e punteggio
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Punteggio RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence})/{Effort} | Numero |
Punteggio di rischio ponderato | ({Probability} * 0.7) + ({Impact} * 0.3) | Numero |
Valutazione del rischio | {Probability} * {Impact} | Numero |
Date e scadenze
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Pulizia del testo e dei dati
Caso d'uso | Formula | Tipo di output |
Usare il campo personalizzato e i risultati della formula in Jira
Un campo è utile solo per gli scopi per cui puoi usarlo. Una volta che i tuoi campi contengono i dati giusti, mettili al lavoro:
Filtra e cerca con JQL. Interroga una board per "Scostamento dal budget inferiore a 0" o "Giorni rimanenti inferiori a 5".
Crea report nelle dashboard. Riepiloga il risultato di una formula nei ticket in un gadget della dashboard, ad esempio il budget residuo totale nelle campagne attive.
Attiva l'automazione. Esegui una regola di automazione quando un valore supera una soglia, ad esempio avvisando un potenziale cliente quando lo scostamento supera il 10%.
Best practice per i campi personalizzati
Creare un campo non costa nulla e la gestione richiede qualche operazione, quindi un po' di disciplina garantisce la velocità di Jira veloce e report puliti.
Cerca prima di creare. Vai alle impostazioni di Jira, poi su Work Items (Ticket), quindi su Field schemes (Schemi campi) e cerca la tua idea. Se "Client" esiste già, non creare "Customer." Dividerai i dati dei report.
Definisci il nome in base al valore, non al tipo. "Budget approvato" è meglio di "Campo numerico 3". Un buon nome fa sì che nessuno abbia bisogno di un glossario.
Abbina il tipo all'attività. Memorizza i valori che userai per i calcoli come numeri o durate, e i valori che userai come filtro come campi di scelta.
Riutilizza gli schemi di campi quando puoi. Gli schemi standard mantengono i team simili sugli stessi campi e rendono i report più chiari. Evita di creare schemi una tantum, a meno che il team non abbia un'eccezione reale.
Mantieni gli schemi di campi al di sotto del limite. Uno schema di campo può includere fino a 700 campi. Consideralo un limite massimo, non un obiettivo.
Archivia quello che non usi. I campi che nessuno compila aggiungono elementi superflui a ogni schermata e report.
Domande frequenti
Che cos'è uno schema di campi di Jira?
Uno schema di campi di Jira controlla quali campi si applicano a ogni tipo di ticket nei progetti assegnati. Aiuta gli amministratori a gestire da un unico posto la disponibilità e lo stato richiesto.
Come faccio a creare un campo personalizzato in Jira?
Vai alle impostazioni di Jira, poi su Work Items (Ticket), quindi su Fields (Campi) e infine in Field schemes (Schemi campi) e seleziona Create custom field (Crea campo personalizzato). Scegli un tipo di campo, assegnagli un nome, quindi applicalo ai progetti e alle schermate in cui vuoi che venga visualizzato.
Chi può creare campi personalizzati in Jira?
Un amministratore Jira crea e gestisce i campi personalizzati. Nei progetti gestiti dal team, un amministratore del progetto può aggiungere campi nelle impostazioni del proprio progetto.
Come faccio a creare un campo della formula?
Crea un campo personalizzato e scegli il tipo di formula, assegnagli un nome in base al valore che produce, scrivi la formula facendo riferimento ad altri campi e definisci il tipo di output. Poi aggiungilo allo schema di campo corretto e alle schermate.
Devo conoscere la sintassi delle formule per crearne una?
No. Puoi fare riferimento direttamente ai nomi dei campi e agli operatori, oppure descrivere il calcolo in linguaggio semplice e lasciare che Rovo generi la formula per te.
A quali campi può fare riferimento una formula?
Una formula può fare riferimento ai campi di numero, data, testo e scelta nello stesso ticket. Memorizza i valori su cui prevedi di eseguire calcoli come numeri, date o durate, anziché come testo.
Perché il valore della mia formula non si aggiorna subito?
I campi della formula si aggiornano automaticamente quando un campo di riferimento cambia, ma gli aggiornamenti possono essere asincroni. Un nuovo valore potrebbe richiedere poco tempo prima di comparire in tutti i ticket. I campi della formula vengono calcolati per ogni ticket e non aggregano i valori tra ticket principali o secondari.