Udemy apre la strada alla collaborazione e risparmia 2.400 ore all'anno centralizzando tutto con Atlassian

Sfida: Udemy, una delle piattaforme di apprendimento online più diffuse al mondo, è cresciuta di quattro volte in tre anni. Questa rapida espansione ha ostacolato la collaborazione, l'allineamento, la visibilità e l'efficienza.

Soluzione: Udemy ha unificato i team di tutta l'azienda e ha superato i problemi legati alla crescita centralizzando tutto con gli strumenti di Atlassian Cloud.

Impatto: la connessione dei reparti tecnologici e aziendali su Atlassian ha favorito la collaborazione e la visibilità, aiutando i team a lavorare in tandem per offrire più valore, più velocemente.

La necessità di una nuova soluzione nasce dai crescenti problemi di scalabilità

Dopo aver trascorso anni in organizzazioni governative e società di servizi finanziari, Shawn Kresal aveva una gran voglia di tornare alle sue radici tecnologiche e lavorare con un'organizzazione più entusiasmante e innovativa. Aveva fatto studi di informatica ma si sentiva un po' arrugginito, così si è affidato ai corsi online di Udemy per rispolverare diversi linguaggi di programmazione (ha anche seguito lezioni di piano solo per divertimento).

Grazie a Udemy, Shawn non solo ha riscoperto il suo amore per l'apprendimento, ma ha trovato anche un'azienda con una mission in cui lui credeva: rendere l'apprendimento più accessibile a tutti nel mondo. Per caso, Udemy stava assumendo il suo primo responsabile tecnico del programma, esattamente il tipo di ruolo che Shawn stava cercando. Quel posto era destinato a essere suo.

Dopo che Shawn è entrato in Udemy nel 2019, l'azienda è cresciuta in modo esponenziale nel giro di diversi anni, alimentata dall'aumento dell'e-learning durante la pandemia e un mercato del lavoro sempre più competitivo. Questa rapida espansione ha costretto Udemy a ridimensionare il suo team e la sua infrastruttura. Questo ha consentito a Udemy di tenere il passo con le esigenze degli studenti e il tasso di innovazione, ma ha anche creato nuove sfide in termini di allineamento, visibilità, collaborazione ed efficienza.

Per risolvere questi problemi comuni legati alla scalabilità continuando al tempo stesso a realizzare la vision di rendere l'apprendimento più accessibile, Udemy ha centralizzato i team di tutta l'organizzazione con gli strumenti Atlassian Cloud, creando un nuovo hub per il lavoro di squadra che ha aiutato l'azienda a crescere e ad avere successo.

In un contesto di crescita rapida i vecchi modi di lavorare non funzionavano più

Nel 2023, la forza lavoro di Udemy era quadruplicata in circa tre anni e i vecchi metodi di lavoro iniziavano a dare segni di cedimento.

"Quando eravamo una piccola azienda, ognuno faceva le proprie cose e questo rappresentava un elemento di accelerazione. Non avevamo bisogno di espanderci, dovevamo muoverci rapidamente", ricorda Shawn. "Ma oggi, il nostro dipartimento di ingegneria è più grande di quanto fosse l'intera azienda qualche anno fa. Ora, se ognuno si dedica solo alle proprie cose, i processi vengono rallentati".

Quando la dirigenza ha iniziato a lavorare a stretto contatto con i team di prodotto e ingegneria, si poneva domande apparentemente semplici:

"A cosa stanno lavorando tutti?"

"Qual è lo stato più aggiornato dei nostri 3 progetti più importanti?"

"Quali team devono essere coinvolti per andare avanti?"

Sebbene queste domande sembrassero semplici, era difficile rispondere rapidamente. "Non c'era modo di ottenere la visibilità necessaria", spiega Shawn. "Avremmo potuto organizzare una riunione abbastanza costosa con 30 persone o avere una decina di persone su Slack e altre 50 persone dedicate alla ricerca. Ma quando un team lavora in Asana, un altro in Fogli Google e un terzo inserisce tutto nel wiki, non è possibile ottenere quelle informazioni in modo sistematico e scalabile".

Unificare Udemy con un'unico sistema di lavoro basato sugli strumenti Atlassian Cloud

Shawn e la dirigenza si sono trovati d'accordo sul fatto che la soluzione alle crescenti criticità di Udemy era centralizzare le persone, i processi e la piattaforma. "Abbiamo deciso di affidarci ad Atlassian per unificare tutto", ricorda Shawn. "È semplice. È veloce. Arriva ovunque le persone lavorino. E offre anche molta visibilità ai nostri partner".

La cultura di Udemy include la sperimentazione e l'iterazione, quindi i team erano, fortunatamente, aperti al cambiamento. "Hanno capito che se lo fanno tutti, sarà un'ottima cosa per noi", dice Shawn.

Il team di Shawn ha contribuito a connettere l'intera organizzazione e a creare un sistema di lavoro con gli strumenti Atlassian. Ora tutti i dipendenti di Udemy utilizzano Confluence Cloud Premium come spazio di lavoro collaborativo e unica origine di riferimento. I team di prodotto e di progettazione si affidano a Jira Cloud Enterprise per collaborare con gli stakeholder non tecnici nello sviluppo e nella gestione dei prodotti Udemy. Gli sviluppatori IT utilizzano Jira anche per gestire le applicazioni aziendali in tutta l'organizzazione.

"Nella maggior parte delle aziende, quando hai bisogno di qualcosa invii un'email, fai una telefonata, invii 1.800 messaggi Slack", spiega Shawn. "Qui, niente di tutto questo. Tutto avviene tramite Atlassian".

Aggiunge che la collaborazione tra team è diventata infinitamente più semplice ora che tutti si trovano sulla stessa piattaforma. "Se qualcuno ha bisogno di coinvolgere quattro team in un progetto, è sufficiente taggarli. Quei team, a loro volta, si riuniscono e taggano l'ingegnere, il progettista o il ricercatore".

I team possono ancora scegliere il modo di lavorare che preferiscono, ma tutti devono tenere traccia dei propri obiettivi e degli elementi della roadmap in Jira e Confluence per la creazione di report centralizzati. Ciò ha migliorato la visibilità e la responsabilità, consentendo di risparmiare molto tempo.

"Monitoriamo tutti i nostri progetti tecnici, l'avanzamento e i riepiloghi degli OKR tramite Confluence. Questo ha permesso di eliminare circa 500-600 ore di riunioni", afferma Shawn. "Prima eravamo soliti organizzare una lunga riunione con 80 persone ogni trimestre ed era incredibilmente costoso. Poi abbiamo avuto il coraggio di lasciarci guidare dalla nostra mentalità sperimentale e abbiamo eliminato le riunioni per un trimestre. In pratica, abbiamo automatizzato l'intero processo con una manciata di campi personalizzati in Jira e report in Confluence, una cosa incredibile per me. Erano tutti estremamente entusiasti!".

L'unificazione con la piattaforma Atlassian Cloud ha anche contribuito a risparmiare tempo e ridurre il carico mentale quando nuove persone entrano in azienda e quando i team di progetto cambiano. "Il nostro dipartimento di ingegneria è composto da più di 400 persone in un giorno qualsiasi. Una persona può far parte di quattro o cinque team di progetto, che vanno e vengono. Come è possibile avere tutto sotto controllo? Ora c'è un unico punto di riferimento. Ogni volta che viene creato un nuovo team, ricevo un messaggio in Slack e mi ci vuole un minuto per aggiungere il nuovo team", afferma Shawn. "Prima le dimensione del nostro team cominciavano a pesarci. Ora, con Atlassian, abbiamo un processo incredibilmente leggero".

Il marketing si unisce al movimento per garantire visibilità e responsabilità

La Dottoressa Genefa Murphy, CMO dell'azienda, aggiunge che riunire il personale di Udemy con Jira, Confluence e Loom è stato un punto di svolta sia per i team tecnici che per quelli aziendali.

"Avere un posto centrale in cui tutti possono ottenere informazioni, redigere contenuti e ricevere feedback è stato inestimabile. Possiamo interagire con i nostri team di prodotto tramite Jira, ma anche se non hai accesso, puoi comunque vedere di cosa hai bisogno con i filtri e le dashboard di Jira che sono collegati a Confluence. È stato fondamentale per migliorare la visibilità e aumentare la responsabilità. Alcuni membri del nostro team hanno anche utilizzato i video di Loom per espandere la condivisione delle informazioni e fornire alle persone un modo per tornare indietro e consultarle ogni volta che ne hanno bisogno".

"Abbiamo ricevuto un ottimo feedback dal marketing", aggiunge Shawn. "A quante persone devono rivolgersi per poter vedere l'intera roadmap di progettazione o una dashboard dei progetti in corso? A nessuno. Possono fare da soli. È stato fondamentale dare questa libertà ai nostri team di marketing e offrire maggiore visibilità".

La sperimentazione porta all'ottimizzazione

Fedele alla sua cultura di sperimentazione, Udemy testa spesso le funzionalità e gli strumenti Atlassian più recenti ed è iscritta all'Early Access Program per l'hub aziendale, uno strumento che consente di personalizzare Confluence con colori, immagini, schede visive, link e altro. "Una pagina wiki di solito è piuttosto statica, ma con l'hub aziendale diventa più simile a una rivista o a una pagina web moderna. Sono impaziente di scoprire di più!" Dice Shawn.

I team dell'azienda utilizzano anche Atlassian Intelligence per risparmiare tempo e ridurre il sovraccarico mentale. "La funzionalità di ricerca di Atlassian Intelligence è fantastica. Ci aiuta a trovare facilmente informazioni specifiche tra di migliaia e migliaia di pagine da passare al setaccio. Anche le definizioni sono molto apprezzate. Sono particolarmente utili perché abbiamo un dizionario interno distinto per i termini Udemy e la terminologia settoriale che le persone appena assunte potrebbero non conoscere. Adesso gli utenti possono semplicemente cliccare sul termine per scoprire cosa significa" spiega Shawn.

Sbloccare il potenziale per i colleghi e i clienti di Udemy

Sebbene Udemy sia impegnata a rendere l'apprendimento più accessibile per i propri clienti, si è anche impegnata a rendere la collaborazione e le informazioni più accessibili tramite Atlassian.

"Usare Atlassian sta dando i suoi frutti in termini di tempo e chiarezza. Niente rallenta i team più della mancanza di chiarezza", afferma Shawn. "Prima dovevamo partecipare a una quantità di riunioni, comunicare via Slack con molte persone o leggere diversi canali. Ottenere qualsiasi informazione era un'attività molto onerosa. Ora usiamo Atlassian come unica risorsa di riferimento dove è possibile trovare tutto ciò di cui abbiamo bisogno".

Genefa vede differenze anche nel marketing. "Fondamentalmente, i nostri team vogliono armonizzare, rendere più efficace e più rapido il lavoro di Udemy. Atlassian ci aiuta a farlo". Permette ai nostri team di coordinarsi fornendo ai dipendenti un modo chiaro e conciso di comunicare e interagire tra loro. Ci consente di amplificare il lavoro che stiamo facendo grazie a uno spazio centrale in cui tutti possono andare, questo ci permette di crescere. A sua volta, questo ci consente di procedere più rapidamente, perché invece di dover aspettare che qualcuno risponda o che si svolga una riunione, possiamo comunicare istantaneamente sulla piattaforma". Stephanie Wisdom, collega di Genefa e Senior Director of Customer and Content Marketing , aggiunge: "Atlassian aumenta l'impatto di ciò che facciamo grazie al livello di collaborazione che rende possibile".

Con l'incremento degli investimenti di Udemy in un'ulteriore crescita, avere una piattaforma di collaborazione centralizzata basata sull'IA continuerà a dare i suoi frutti. L'azienda crede che le "competenze siano la chiave per liberare il potenziale" e con la trasformazione del lavoro di squadra grazie ad Atlassian anche i dipendenti stanno liberando il loro potenziale.