smartOPTIMO migra al cloud Atlassian per funzionalità e prestazioni migliori

Sfida: smartOPTIMO era alle prese con frequenti guasti al server da parte del fornitore di servizi dei suoi prodotti Atlassian e voleva accedere a nuove funzionalità e innovazioni.

Soluzione: la migrazione a Atlassian Cloud ha migliorato le prestazioni, ha sbloccato processi semplici e uniformi come l'SSO e ha ridotto al minimo le modifiche.

Impatto: grazie a una buona preparazione, la migrazione è avvenuta senza problemi. Ora il team ha accesso a nuove funzionalità e funzioni del cloud.

La transizione verso fonti di energia rinnovabile è un'impresa necessaria, ma complessa. L'energia rinnovabile è volatile e non sempre disponibile quando necessario. Inoltre, viene generata in modo più decentralizzato, ad esempio attraverso sistemi fotovoltaici, mentre il consumo di elettricità è in aumento. Tutti questi fattori hanno creato la necessità di reti elettriche ed energetiche efficienti che garantiscano una disponibilità di energia affidabile e sufficiente in qualsiasi momento. Parte integrante di queste reti sono i sistemi di misurazione intelligenti che misurano e controllano la domanda e l'immissione di energia. Questo è esattamente il tipo di soluzione che smartOPTIMO GmbH & Co. KG sviluppa e installa; la società offre anche servizi di consulenza ai clienti.

Comunicazione rapida e orientata alla soluzione sia internamente che esternamente

Fondata nel 2009 come società di servizi congiunti dei servizi municipali di Osnabrück e Münster, smartOPTIMO è ora una delle principali reti di servizi municipali in Germania. Fra i clienti e i partner dell'azienda ci sono anche altri servizi municipali, come quelli di Bielefeld o Gütersloh. Oltre 190 dipendenti di smartOPTIMO collaborano con clienti e partner, creando uno scambio produttivo di informazioni.  La gestione delle risorse, inclusa nella licenza premium di Jira Service Management, è particolarmente utile per centralizzare i processi ITSM in un'unica soluzione e rispettare gli accordi sui livelli di servizio per i clienti. Internamente, una stretta collaborazione e un rapido trasferimento delle conoscenze sono fondamentali anche per garantire la soddisfazione dei dipendenti e svolgere il lavoro in modo agevole. Ecco perché smartOPTIMO utilizza i prodotti Atlassian da otto anni. Circa 100 dipendenti utilizzano Jira come sistema di gestione dei ticket di assistenza per elaborare le richieste interne ed esterne. Confluence funge da wiki, intranet e strumento di riferimento per la collaborazione all'interno di team e progetti. Il prodotto è inoltre integrato con il sistema PLM (Product Lifecycle Management) di smartOPTIMO e questo permette una pubblicazione automatica delle informazioni tecniche sul prodotto.

Effettuare la migrazione per risparmiare tempo, migliorare la sicurezza e provare le nuove funzionalità

In passato, i prodotti Atlassian di smartOPTIMO funzionavano on premise, ma i dipendenti riscontravano regolarmente guasti ai server del fornitore di servizi, il che limitava la loro produttività. La manutenzione e la risoluzione dei problemi erano task che sottraevano lavoro a lavori dal valore più alto.

La direzione di smartOPTIMO desiderava anche un rapido accesso a nuove funzionalità, miglioramenti e innovazioni nelle proprie soluzioni IT, insieme a processi semplici e uniformi per i dipendenti come il single sign-on. Inoltre, poiché smartOPTIMO documenta i contenuti fondamentali per l'azienda su Confluence e deve tenere traccia delle informazioni per il controllo, garantire la sicurezza senza il firewall precedente era fondamentale. 

La migrazione ad Atlassian Cloud ha aiutato il team a raggiungere questi obiettivi. Il processo di migrazione è iniziato nell'ottobre 2022  con la migrazione di Jira Service Management ed è stato completato nel marzo 2023. 

Gli Application Manager Johannes Nazarov e Martina Gerhardt hanno lavorato a stretto contatto con catworkx, un Atlassian Solution Partner, per ottenere ulteriore assistenza. smartOPTIMO ha valutato diversi partner potenziali e la scelta è infine ricaduta su catworkx in virtù dell'approccio professionale e della coerenza concettuale dimostrati dall'azienda. Entrambe le aziende condividono un approccio strutturato, trasparente e Agile. 

Era anche importante che entrambe le parti pianificassero attentamente e implementassero la migrazione passo dopo passo. smartOPTIMO e catworkx hanno preso in considerazione congiuntamente un approccio ibrido on premise/cloud, ma alla fine hanno deciso di eseguire una migrazione al cloud per una soluzione a lungo termine.

Durante la migrazione, i project manager volevano concedere abbastanza tempo per comunicare con i dipendenti e assicurarsi che tutti si sentissero ben informati e coinvolti. Sebbene ciò abbia prolungato la durata del progetto di due mesi, il tempo aggiuntivo ha reso la modifica semplice e ha aumentato l'adozione.

Una migrazione senza intoppi con un feedback "unanimemente positivo"

smartOPTIMO si è preparato per la migrazione completando con successo due test. Anche se sono avvenute modifiche nel bel mezzo del processo, smartOPTIMO e catworx hanno collaborato per rimanere in linea e ridurre al minimo i ritardi. Ogni volta che sorgevano domande o problemi, Atlassian e catworx fornivano competenze e risoluzioni rapide. 

La migrazione stessa è stata completata nell'arco di un fine settimana per ridurre al minimo l'impatto su personale, clienti e partner. Il loro sistema di gestione dei ticket è rimasto inattivo solo per un breve periodo di tempo e gli utenti non hanno riscontrato problemi. "Tutti i nostri clienti hanno dato un feedback positivo. Sono rimasti persino un po' sorpresi di come tutto funzionasse bene. Sono stati in grado di continuare a lavorare come al solito subito dopo la migrazione. Non mancava niente", dice Martina. "Anche i nostri colleghi si sono orientati rapidamente, perché le differenze nell'aspetto e nel funzionamento non erano così evidenti rispetto a prima".

Con l'integrazione di Atlassian Guard Standard e Azure Directory nel cloud, i dipendenti possono anche risparmiare tempo e carico mentale accedendo ai propri sistemi, mentre gli amministratori possono controllare in modo granulare chi accede a quali informazioni. 

Anche Johannes è soddisfatto dei risultati. "Ogni dipendente ha accesso a Confluence e Jira, il che ha un enorme impatto sul nostro lavoro quotidiano. Questo elevato livello di digitalizzazione non è ancora comune nel nostro settore. Con la crescente concorrenza dovuta all'apertura dei mercati dell'energia, qui vediamo un chiaro vantaggio per noi, anche nella ricerca di nuovi dipendenti", afferma. 

L'eliminazione dei problemi del server, l'alleggerimento della manutenzione e l'accesso alle funzionalità cloud hanno aperto nuove possibilità ai team di smartOPTIMO. "Ora abbiamo già soddisfatto il 95% dei requisiti che abbiamo implementato nel mondo dei server nel cloud", afferma Johannes, "per il restante 5%, stiamo aspettando di vedere in che misura Atlassian li sviluppa e li fornisce. Allo stesso tempo, ora abbiamo una serie di nuove funzionalità e funzioni a nostra disposizione."

In definitiva, i dipendenti di smartOPTIMO non solo possono lavorare meglio insieme grazie alla migrazione al cloud, ma clienti e partner beneficiano anche di comunicazioni più rapide e sicure.