Schaeffler accelera, innova e trasforma il lavoro di squadra con Atlassian

Sfida: Schaeffler, azienda tedesca produttrice di componenti automobilistici, ha dovuto affrontare una forte concorrenza, margini bassi e la necessità di maggiore efficienza, agilità e innovazione per rimanere al passo con i tempi. In seguito a una fusione, ha riscontrato ancora più difficoltà a combinare team, sistemi e modalità di lavoro. 

Soluzione: l'azienda sta risolvendo queste sfide attraverso la migrazione a un System of Work centralizzato che usa Atlassian come parte della trasformazione digitale di processi e piattaforme.  

Impatto: la trasformazione scelta da Schaeffler sta già migliorando i risultati in termini di risparmi sui costi, collaborazione, governance, conformità, prestazioni dei sistemi e produttività dei dipendenti.

Concorrenza e acquisizione generano la necessità di evoluzione

Consolidamento degli strumenti, modernizzazione dei sistemi legacy e fusione di due grandi aziende affermate sembrano la ricetta perfetta per il caos. Per Schaeffler, invece, questi passaggi facevano parte di una trasformazione ben pianificata, che ora sta ridefinendo il modo in cui l'azienda lavora e compete con la concorrenza.

Schaeffler, importante produttore tedesco di componenti auto di alta precisione, affronta sfide familiari nel settore: l'intensificarsi della concorrenza, i margini ristretti e la costante necessità di aumentare l'efficienza, l'agilità e l'innovazione. La fusione con Vitesco Technologies ha contribuito a risolvere questi problemi, ma ha anche introdotto nuove complessità dovute al bisogno di unificare team, sistemi e processi.

"La centralizzazione della collaborazione, che ha richiesto di passare da più strumenti e distribuzioni a un unico System of Work Atlassian Cloud, è stata un ingrediente chiave per amalgamare le due società in seguito alla fusione, mettere in contatto migliaia di dipendenti e trasformare Schaeffler in una forza pronta ad affrontare il futuro nel settore automobilistico", afferma Tina Weber, owner di prodotto del team Collaborative Tool Solutions. 

Sebbene la trasformazione di Schaeffler sia ancora in corso, l'azienda inizia già a vedere i frutti del lavoro:

• Maggiore collaborazione tra i team aziendali e tecnici in tutta l'azienda

• Governance semplificata

• Miglioramento della conformità

• Aumento delle prestazioni di sistema e della produttività dei dipendenti 

• Modo di lavorare orientato al futuro nella gestione di team, task e progetti

Il team Schaeffler ritiene che questi vantaggi siano solo destinati a crescere con l'aumentare dell'adozione di Atlassian Cloud Enterprise da parte dei team. Questo libererà il pieno potenziale dell'organizzazione e spianerà la strada alla prossima generazione nell'innovazione.

Metodo, mentalità e strumento: l'approccio completo di Schaeffler alla trasformazione

Schaeffler sapeva che il consolidamento degli strumenti con un'unica piattaforma cloud connessa avrebbe favorito l'efficienza, la collaborazione interaziendale nonché l'uso dell'IA per consentire una maggiore produttività dei team. Ma il miglioramento delle infrastrutture era solo una tessera del puzzle. Il team aveva un obiettivo più grande: modernizzare la cultura e i modi di lavorare, non solo gli strumenti. Questo approccio è detto MMT o "Method, Mindset, Tool" (metodo, mentalità, strumento). 

Nell'intero corso della trasformazione, da preparazione e pulizia a migrazione, test e distribuzione, Schaeffler ha lavorato a stretto contatto con il suo Solution Partner, catworkx. Questa collaborazione ha consentito di ottenere la doppia licenza (esecuzione di Atlassian Data Center e Cloud in parallelo per assicurare la continuità aziendale), ha aumentato la capacità e ha accelerato le tempistiche, soprattutto dopo che la fusione con Vitesco ha reso ancora più urgente unificare la piattaforma.

Una piattaforma cloud unificata, infinite possibilità e capacità

La base utenti Atlassian di Schaeffler è aumentata di 10 volte dall'inizio della migrazione e continua a crescere. Man mano che aumenta il numero di team che effettuano la migrazione alla piattaforma Atlassian, l'azienda inizia a vedere le possibilità trasformarsi in realtà.

"Con Atlassian Cloud Enterprise abbiamo molte più possibilità, che ci aiuteranno a fare di più con meno. In effetti, abbiamo già iniziato a ritirare gli strumenti ridondanti", afferma Tina. Queste nuove funzionalità hanno permesso a Schaeffler di ritirare gli strumenti ridondanti.

Consolidamento non significa solo liberare più tempo e budget, ma anche creare un unico System of Work connesso e migliore per utenti, amministratori e aziende. Ad esempio, i dipendenti di tutta l'azienda stanno riscontrando una maggiore facilità in termini di:

• abbattimento dei silos e unione dei team di vari reparti, tra cui IT, risorse umane, approvvigionamento, branding e sostenibilità;

• standardizzazione della governance; 

• mantenimento della conformità, grazie a una migliore sicurezza, una maggiore protezione dei dati, revisioni semplificate e la gestione di più fornitori; 

• facilità di aggiornamento, grazie a un minor numero di interruzioni e di cambi di contesto;

• maggiore rapidità ed efficienza nel lavoro, grazie a dati unificati e alle funzionalità IA di Rovo.

Tina sta notando una differenza anche a livello di responsabilità di amministratore nel suo team. "La migrazione ad Atlassian Cloud ci sta aiutando a trasformare il team Collaborative Tool Solutions da fornitore di servizio a team che aiuta i colleghi nell'azienda e offre maggiore valore con i metodi, la mentalità e gli strumenti giusti". 

Espansione del System of Work di Schaeffler per un lavoro di squadra migliore e più rapido

L'upgrade ad Atlassian Cloud Enterprise fornisce l'accesso a nuove funzionalità e nuovi strumenti che aiutano i team di Schaeffler a lavorare in modo ancora più efficiente ed efficace.  

Teamwork Collection per aumentare la collaborazione e la produttività 

Jira e Confluence sono stati determinanti per la collaborazione in Schaeffler. Grazie all'aggiunta di Loom tramite Teamwork Collection, Tina e il suo team stanno raggiungendo un nuovo livello nel lavoro di squadra attraverso video e trascrizioni basati sull'IA incorporati direttamente nelle pagine Confluence. "Teamwork Collection crea un collegamento ancora più efficace tra i nostri team e strumenti, aumentando la collaborazione e la creatività", afferma Tina. 

Sebbene Jira e Confluence fossero già ampiamente utilizzati, il team di Tina è rimasto piacevolmente sorpreso dal modo in cui i team aziendali e tecnici sono riusciti a sfruttare rapidamente i nuovi strumenti e funzionalità cloud di Teamwork Collection. Inoltre, i team hanno iniziato a utilizzare Programmi di Jira per la pianificazione interfunzionale, hanno tenuto sessioni di brainstorming utilizzando le lavagne Confluence e hanno creato aggiornamenti video rapidi e coinvolgenti per organizzare riunioni migliori ed efficienti. Tina afferma: "Loom ci ha aiutato a sostituire i lunghi scambi di e-mail e le riunioni sullo stato con video concisi che le persone effettivamente guardano".

Rovo per lavorare in modo più veloce ed efficiente, non più duro

Schaeffler ha liberato un potenziale ancora superiore aggiungendo Rovo alla sua piattaforma. Questo strumento è un'ottima aggiunta al System of Work Atlassian e ha aiutato i team a trovare più velocemente le risposte, dare vita a nuove idee e automatizzare i task di tutti i giorni. "I nostri team utilizzano Rovo per effettuare ricerche nelle varie app, riassumere le informazioni, migliorare il loro modo di scrivere e velocizzare task noiosi, ad esempio raggruppare le idee nelle lavagne Confluence", spiega Tina. "Inoltre, non vedono l'ora di creare agenti personalizzati con Rovo Studio per automatizzare i processi e risparmiare ancora più tempo".

Jira Product Discovery per accelerare il processo, dall'ideazione all'impatto

Ampliando l'utilizzo di Jira Product Discovery, Schaeffler può acquisire, valutare e pianificare i miglioramenti dei prodotti più velocemente che mai e poi passare rapidamente alla distribuzione con Jira.  

Tina afferma: "L'aggiunta di Jira Product Discovery al nostro System of Work Atlassian ci permette di gestire lo sviluppo dei prodotti, dall'ideazione alla consegna, in un'unica posizione. Questo ci aiuterà a lanciare più velocemente i prodotti e le funzionalità di maggiore impatto".

Destinazione: accelerazione e innovazione

La maggior parte delle aziende direbbe che è impossibile far evolvere la mentalità, i metodi e gli strumenti. Per Schaeffler, era impossibile farlo da sola, ma è diventato possibile riuscirci in collaborazione.

Grazie alla partnership con Atlassian e catworkx, i team di Schaeffler stanno accelerando la trasformazione e sviluppando i metodi, la mentalità e gli strumenti necessari per guidare l'innovazione per i prossimi 80 anni e oltre.