Procore sfrutta la potenza della piattaforma con il System of Work di Atlassian e Rovo

Sfida: dopo un periodo di crescita durante il quale la forza lavoro è raddoppiata, Procore Technologies si è resa conto che i suoi strumenti non garantivano più la visibilità della leadership, la pianificazione strategica e la collaborazione interfunzionale. Per raggiungere i migliori risultati in questa nuova prospettiva, Procore aveva bisogno di riunire il lavoro di tutti in un'unica piattaforma unificata.

Soluzione: Procore ha creato un System of Work unificato in Atlassian Cloud, con un catalogo software in Compass, una Teamwork Collection per il monitoraggio del lavoro, la documentazione e la comunicazione video asincrona, una roadmap aziendale in Jira Product Discovery e la gestione degli imprevisti in Jira Service Management.

All'interno di questo sistema unificato, Rovo permette di trovare facilmente informazioni, recuperando rapidamente le risposte dai dati presenti in tutti gli strumenti grazie a Ricerca Rovo e semplificando i flussi di lavoro con gli agenti Rovo.

Impatto: lo svolgimento e la pianificazione del lavoro sono ora perfettamente collegati alla strategia tramite il portfolio e la piattaforma connessi di Atlassian. La leadership è in grado di vedere costantemente i progressi e i team non devono rincorrersi a vicenda per avere visibilità. L'attenzione è tornata dove doveva essere, ovvero rivolta al lavoro ad alto impatto e ai processi decisionali strategici.

Una piattaforma di gestione delle costruzioni in cerca di un System of Work per le sue operazioni

I progetti edilizi sono letteralmente le fondamenta per le nostre comunità. Procore Technologies, una piattaforma di gestione del lavoro per il settore edilizio, permette di svolgere senza intoppi questo lavoro fondamentale.

In 150 Paesi, i team edilizi utilizzano Procore per gestire oltre 3 milioni di progetti. La piattaforma Procore gestisce ogni fase di questo processo altamente complesso, dalla pianificazione dei progetti alla gestione delle risorse fino all'analisi basata sull'IA.

Su una scala così vasta, e per un lavoro così importante, l'efficienza delle operazioni è essenziale. Questo è ciò che ha stimolato la trasformazione del System of Work di Procore. La forza lavoro aziendale era raddoppiata e, nel tempo, la roadmap era diventata sconnessa e frammentata.

Ogni team gestiva la propria roadmap in modo diverso, ad esempio usando fogli di calcolo, presentazioni e persino documenti di testo. Nessuno di questi elementi della roadmap era collegato a Jira, dove veniva effettivamente monitorato il lavoro sul prodotto. La leadership non aveva la possibilità di vedere il quadro generale e i team sapevano ben poco delle attività degli altri.

"Non dovrebbe esserci bisogno di guardare 17 presentazioni diverse per farsi un'idea della roadmap generale", afferma Ronny. "Tutti, dalla dirigenza in giù, dovrebbero sapere chiaramente su quali obiettivi e progetti stiamo lavorando".

Visibilità a livello aziendale per tutti, dai CEO ai nuovi assunti

L'obiettivo di Procore era chiaro. Voleva creare un System of Work per la realizzazione di roadmap, la comunicazione, il monitoraggio del lavoro e altro ancora. Per raggiungere questo obiettivo, Procore voleva che tutti i suoi strumenti funzionassero in sinergia. Piuttosto che di una serie di strumenti di decine di fornitori, aveva bisogno di un'unica piattaforma integrata.

Procore applica già questa filosofia ai suoi prodotti e voleva migliorare le operazioni interne allo stesso modo. Questo è ciò che ha portato l'azienda alla Teamwork Collection (Jira, Confluence e Loom) e al System of Work di Atlassian.

"Il modo di lavorare dei prodotti Procore e Atlassian è molto simile", afferma Ronny. "La differenza principale è che la nostra azienda si rivolge esclusivamente al settore edilizio".

Fase 1 della trasformazione: una roadmap unificata di Procore

Innanzitutto, Procore ha riunito in Jira tutto il lavoro di creazione di roadmap e dei prodotti. Ora l'azienda utilizza una roadmap trimestrale di Jira a livello aziendale, che si collega agli spazi di distribuzione Jira dei team e a un catalogo di componenti software in Compass. Diversi team di prodotto utilizzano anche Jira Product Discovery per le costanti attività di definizione delle priorità e pianificazione.

"Il nostro obiettivo era collegare la strategia all'esecuzione", afferma Ronny. "La nostra nuova strategia e la roadmap risiedono in spazi Jira centralizzati, collegati allo spazio di consegna Jira di ogni team. Ogni cosa si trova in un unico posto e può essere trovata da chiunque, dai dirigenti ai nuovi assunti".

Per avere informazioni sul lavoro relativo ai prodotti, i team responsabili del go-to-market non devono più contattare personalmente il team di progettazione, perché dalla nuova roadmap possono vedere immediatamente cosa è in corso, quando arriverà ai clienti e cosa fare per fornire assistenza dal punto di vista del go-to-market.

"Questo ha cambiato la vita ai team responsabili del go-to-market e la loro produttività è notevolmente aumentata", afferma Ronny. "Ora possono concentrarsi sullo svolgimento del lavoro, senza bisogno di chiedere costantemente aggiornamenti sullo stato ai colleghi".

Fase 2 della trasformazione: catalogazione dei componenti e delle applicazioni software

"Compass crea un collegamento tra i nostri sistemi, team e applicazioni. È ciò che tiene insieme il nostro ecosistema Atlassian", afferma Ronny. Con Compass come collegamento, la futura strategia di Procore prende vita e possiamo identificare in modo semplice e rapido la responsabilità dei componenti.

Visualizzando il catalogo dei componenti in Compass, tutti possono capire quale team si sta occupando di un determinato componente software e le scorecard ne rivelano lo stato. Ogni elemento del catalogo collega al monitoraggio dei ticket in Jira, agli elementi nella roadmap unificata e al programma di reperibilità dei componenti tramite un'integrazione con Jira Service Management.

Con Compass, la manutenzione del catalogo software non richiede quasi nessuno sforzo. Ora Procore aggiorna i dati del catalogo all'interno della piattaforma Compass, eliminando un processo GitOps complesso. "Le attività che prima potevano richiedere settimane ora possono essere eseguite in pochi minuti direttamente in Compass", afferma Ronny.

I dati di Catalog, inoltre, sono facilmente visibili anche in altri strumenti Atlassian come Jira Service Management. "I componenti sono etichettati in imprevisti e gli ingegneri hanno la possibilità di vedere in un'unica posizione quali eventi si sono verificati di recente per un determinato servizio, il che porta a una risoluzione più rapida".

Fase 3 della trasformazione: abbattimento dei silos di dati e miglioramento della qualità della roadmap con l'IA

La "filosofia della piattaforma" di Procore significa che tutti i dati dell'azienda sono contenuti in un unico ecosistema unificato. Dal momento che tutti i dati sono raggruppati nella piattaforma Atlassian, Rovo Chat e Ricerca Rovo permettono di ricavare più facilmente le informazioni dai dati, mentre gli agenti Rovo semplificano i processi ripetitivi.

"Avevamo già una ricca raccolta di dati in Jira, ma potevamo ottenere le informazioni solo tramite report e analisi", afferma Ronny. "Rovo ha rivoluzionato il modo di accedere a quei dati e alle informazioni che contengono".

Ora, il senior management può rispondere rapidamente alle domande e ottenere informazioni da Rovo durante le riunioni di pianificazione. "La reazione istintiva quando i senior manager vogliono ottenere risposte dai dati è chiedere a Rovo", afferma Ronny. "Perché è quello che ci permette di decifrare l'intero grafico del lavoro di squadra". Anche le responsabilità dei team sono immediatamente chiare. Rovo fa collegamenti tra i team e le aree in cui lavorano, i componenti di cui sono responsabili e le iniziative recenti su cui hanno lavorato.

Rovo ha consentito ai dipendenti Procore di risparmiare in media 46 minuti al giorno per gli utenti, per un totale di 23 ore al mese che possono così dedicare al lavoro più strategico. Inoltre, grazie agli agenti Rovo personalizzati, i team di prodotto e go-to-market stanno migliorando anche la qualità della documentazione e della roadmap. Procore ha creato agenti personalizzati per:

• Creare elementi della roadmap, iniziative o sottoiniziative trimestrali che verranno rivisti da team umani

• Rivedere le iniziative esistenti, assegnare loro un punteggio in termini di qualità e suggerire miglioramenti

• Coordinare i team nella transizione verso la nuova roadmap unificata, ad esempio suggerendo di rivedere gli elementi con i team dipendenti e gli stakeholder

La creazione e l'utilizzo di questi agenti in Procore hanno portato i team a ridurre i tassi di rilavorazione del 17% e completare il lavoro il 24% più velocemente.

Fase 4 della trasformazione: gestione di imprevisti ricchi di contesto

Procore ha inoltre spostato la gestione degli imprevisti da uno strumento non Atlassian a Jira Service Management. Ora, gli imprevisti si connettono perfettamente al sistema di lavoro di Procore e sono arricchiti da informazioni su team, sistemi e ticket a cui si riferiscono.

A ogni imprevisto è associato il servizio interessato, il che permette di avere metadati pertinenti di Compass nel ticket e di sincronizzare nuovamente i dati dell'imprevisto con l'elemento del catalogo, visibile in Compass. Questo fornisce al team di gestione dei servizi il contesto di cui ha bisogno per risolvere più rapidamente gli imprevisti.

"Il nostro team di servizio è decisamente entusiasta, perché la transizione è stata fluida e i vantaggi sono stati immediatamente visibili", afferma. L'intenzione futura è di sperimentare l'assistente virtuale del servizio basato sull'IA di Jira Service Management, che permetterà, ad esempio, di raccogliere imprevisti simili e analizzare la causa principale condivisa, in modo da evitare ulteriori imprevisti in futuro. 

Fase 5 della trasformazione: eliminazione di ore di riunioni grazie a video asincroni

Grazie alla presenza di Loom nella Teamwork Collection, Procore sta riducendo il numero di ore dedicate alle riunioni (e i costi associati), soprattutto per la leadership. "I nostri leader hanno le giornate sempre impegnate e possono avere difficoltà a dedicarci del tempo", afferma Ronny. "Un Loom è veloce da girare e ancora più veloce da guardare e inoltre ci aiuta a essere concisi e affrontare gli argomenti in modo mirato", afferma Ronny. 

Loom facilita la comunicazione in diversi fusi orari e in base ai vari piani della giornata per le forze lavoro distribuite a livello globale. In occasione del recente Hackathon di Procore, le demo e gli elevator pitch sono stati inviati tramite Loom in modo che i giudici potessero esaminarli nel momento più comodo per loro. Questo livello di collaborazione globale non sarebbe stato possibile senza uno strumento di comunicazione asincrona come Loom.

Costruire un futuro più veloce in ambito edilizio

Ogni aspetto delle operazioni di Procore è ora connesso e accessibile nel System of Work Atlassian: applicazioni software e componenti in Compass, obiettivi e strategia nella roadmap unificata, ticket in Jira e imprevisti in Jira Service Management. 

Con Rovo Chat e Ricerca Rovo, Procore può rispondere rapidamente a domande complesse grazie ai dati che può ricavare da tutti questi strumenti. Gli agenti Rovo non solo aiutano i team a lavorare più velocemente, ma mantengono costantemente elevati gli standard di processi e qualità.

Poiché la possibilità di vedere le informazioni non è più un ostacolo, i leader e i team possono tornare a rivolgere la propria attenzione a lavoro di impatto e prendere le giuste decisioni strategiche. Ad esempio, Procore può ora quantificare rapidamente il livello di investimento in diverse aree, così che in futuro sia più facile stabilire a quali aree destinare più o meno investimenti. 

Di recente, Procore ha aggiunto la Teamwork Collection di Atlassian al proprio System of Work. "Teamwork Collection è una solida base per il nostro System of Work", afferma Ronny. "Tutti i nostri processi, dai ticket alle riunioni, sono collegati in un'unica piattaforma. La leadership può vedere esattamente a cosa sta lavorando l'azienda e come si collega alla strategia. Questa visibilità non esisteva prima".