Come Nextiva utilizza il cloud di Atlassian per la scalabilità e la distribuzione

Una soluzione DevOps e ITSM completa

Per i quattro mesi successivi, Josh ha lavorato diligentemente con il suo team per preparare l'intera organizzazione all'integrazione in Atlassian. Hanno iniziato consolidando la documentazione e la condivisione delle conoscenze su Confluence e aiutando l'IT a passare da Rally a Jira Software per la gestione dei progetti e il monitoraggio dei ticket.

"Rally poneva dei grandi problemi: non avevamo un amministratore e la sua organizzazione non seguiva criteri molto logici. Avevamo bisogno di una struttura migliore per la ripartizione del lavoro, il reporting e il monitoraggio dei team e dei progressi", spiega Josh. Per affrontare queste sfide, ha lavorato con il suo reparto e con Atlassian per riunire i sistemi e i team di sviluppo e operazioni IT.

L'adozione di pratiche e strumenti DevOps spesso determina una migliore collaborazione, velocità, risparmio, stabilità e altri vantaggi significativi. Può anche creare nuove sfide, come un maggior numero di riunioni, aggiornamenti manuali e cambio di contesto. Per massimizzare i pro e ridurre al minimo i contro, Nextiva ha integrato Bitbucket con Jira Software, in modo che gli sviluppatori possano non solo memorizzare e distribuire il codice, ma anche assegnare i ticket ad altri e visualizzare i commenti senza uscire da Bitbucket. Ecco cosa dice Kyle Gengler, Senior DevOps Engineer: "Poter creare flussi di lavoro in Jira e poi vedere la relazione tra questi ticket e gli eventi in Bitbucket è stato un risultato enorme. Uno dei maggiori vantaggi per me è avere commit reali con il ticket Jira nel messaggio di commit".

Intuendo i potenziali vantaggi che Atlassian avrebbe avuto per altri team, Josh ha collaborato con Catherine White, Atlassian Solutions Specialist, e con Jen Lang, Senior Project Manager, per combinare Jira Software con Jira Service Management allo scopo di ottenere processi di gestione degli imprevisti e delle modifiche più strutturati e semplificati. Ora, ogni volta che un dipendente invia un imprevisto all'assistenza, il richiedente deve indicare la gravità dell'imprevisto e i componenti interessati. Sulla base di queste informazioni, Opsgenie avvisa automaticamente il personale delle operazioni IT di competenza eseguendo un controllo incrociato con la pianificazione del team e inviando notifiche ai dipendenti reperibili su chiamata. I membri del team possono anche riassegnare i ticket al management se è necessaria una risposta più rapida per garantire il rispetto degli accordi sui livelli di servizio.

Oltre a migliorare la gestione degli imprevisti, Jen e Catherine hanno sfruttato Jira Service Management con il plug-in Automation (ora una funzione integrata) per rendere più efficiente il processo di gestione delle modifiche di Nextiva. All'interno di un unico flusso di lavoro, i dipendenti possono selezionare un tipo di ticket e uno dei quattro tipi di modifica. Il ticket di modifica viene quindi instradato automaticamente tramite diverse parti del flusso di lavoro in base a condizioni, requisiti e validator specificati. Se un ticket supera il tempo massimo di modifica, vengono inviati messaggi Slack alle persone di competenza, in modo che un membro del team possa risolverlo rapidamente. Josh definisce la soluzione di Jen e Catherine "uno dei flussi di lavoro più eleganti che abbia mai visto".

Una migrazione fluida al cloud determina sicurezza e risparmio

Con l'espansione dell'utilizzo di Atlassian in ogni ambito di Nextiva, il team di Josh ha iniziato a pianificare in anticipo la crescita attuale e la scalabilità futura. "Sapevamo che per raddoppiare virtualmente le nostre esigenze di infrastruttura e prestazioni, avremmo dovuto raddoppiare anche i costi e l'impegno", ricorda. "Ci siamo trovati di fronte a una scelta: aumentare le dimensioni della nostra azienda effettuando il passaggio a Data Center, e questo avrebbe comportato un aumento dei costi e dell'impegno, o dipendere da Atlassian per tutte le nostre esigenze di hosting e assicurarci tranquillità per il futuro. Abbiamo scelto quest'ultima opzione".

Nei mesi successivi, Josh, Catherine e i loro team si sono preparati alla migrazione al cloud eseguendo la pulizia di spazi di lavoro e plug-in, riscrivendo gli script e implementando nuovi processi per porre le basi del successo post-lancio. La transizione ha anche offerto l'opportunità di implementare Atlassian Access e Okta per il Single Sign-On, un provisioning più facile degli utenti e una maggiore sicurezza.

Grazie alla attività di pulizia e ai test pre-migrazione, la migrazione è stata completata in meno di 24 ore. Josh afferma: "Il nostro CTO, Phil Steitz, ha affermato che delle quattro migrazioni cloud che ha gestito questa è stata in assoluto la più agevole".

Nextiva è stata piacevolmente sorpresa dai miglioramenti delle prestazioni ottenuti dopo il consolidamento della tecnologia e il passaggio al cloud. "C'è sicuramente più tranquillità riguardo alla stabilità e alle prestazioni di tutti i nostri strumenti", dice Catherine. "Per esempio, alcuni report di EazyBI piuttosto complessi, con calcoli che richiedono molte risorse, causavano dei timeout. Da quando abbiamo effettuato la migrazione i timeout non si sono verificati".

Come sperato, il passaggio ad Atlassian Cloud ha offerto a Nextiva la possibilità di esprimere tutta la sua capacità di crescita pur risparmiando tempo e denaro. Chris Haley, DevOps Manager, afferma che "il passaggio ad Atlassian Cloud ha offerto al nostro team un grande vantaggio: non dover più eseguire la manutenzione dei server. Questo ci ha permesso di risparmiare tempo, affinché possiamo concentrarci sul miglioramento del nostro software invece di dover badare all'infrastruttura in sede". Josh aggiunge che anche i costi del software sono molto più bassi perché l'azienda paga solo per ciò di cui ha bisogno. "Il passaggio ad Atlassian Cloud ci permette di risparmiare almeno 50.000-100.000 dollari all'anno".

Un'unica piattaforma, nessun attrito

Ora che Nextiva è passata da strumenti disparati in una varietà di distribuzioni a una piattaforma Atlassian Cloud end-to-end, l'azienda può usufruire dello stesso vantaggio che offre ai suoi clienti: un'unica piattaforma, nessun attrito.

Il suo ecosistema unificato e stabile di soluzioni Atlassian ha aperto nuove strade per monitorare il lavoro e i progressi, condividere le conoscenze e favorire la collaborazione tra team e reparti. Inoltre, grazie alla possibilità di personalizzare le soluzioni in maniera estremamente flessibile sulla base delle proprie esigenze specifiche, Nextiva non solo ha aumentato il lavoro di squadra, la trasparenza, la sicurezza e le prestazioni attuali, ma ha anche posto le basi per crescere facilmente in futuro.

Soprattutto, Nextiva ha raddoppiato la propria infrastruttura e ha reso possibili questi miglioramenti, liberando tempo, budget e competenze per concentrarsi sulla propria missione: fornire soluzioni di comunicazione di livello superiore e un servizio clienti straordinario. Uno dei valori fondamentali di Nextiva è la semplicità. La suite di prodotti Atlassian e le loro potenti integrazioni ci aiutano a restare sempre fedeli a questo valore", dice Josh. "In Nextiva processi e procedure non mancano e questi strumenti ci permettono di mantenere la semplicità, in modo che l'azienda possa concentrarsi sulla fornitura di valore per i clienti invece di gestire i processi".

Team diversificati ottengono nuove efficienze

Dopo aver constatato i miglioramenti ottenuti dal team di sviluppo e IT, i reparti di Nextiva hanno iniziato a utilizzare Atlassian per ottenere nuove efficienze e fornire un servizio ancora migliore all'interno dei propri team.

Confluence è stata una delle prime soluzioni distribuite in tutta l'organizzazione. “Confluence è passata da uno strumento utilizzato solo dall'organizzazione tecnologica a uno strumento utilizzato da tutta l'azienda. Ci ha offerto una posizione centralizzata dove tutti i team e i reparti possono documentare, monitorare e collaborare all'interno di Nextiva", dice Catherine.

Jira Software funge da piano unificante che fornisce visibilità globale. I team lo utilizzano per tutte le attività, dalla gestione di eventi e dall'assistenza interna alle trasferte dei dipendenti fino alle richieste di corsi di formazione. Inoltre, tutto il personale che si occupa di assistenza (interna ed esterna alla tecnologia), operazioni, risorse umane, ingegneria delle soluzioni, progettazione e amministrazione utilizzano Jira Service Management e le sue integrazioni con altri strumenti Atlassian per inviare, monitorare e risolvere rapidamente le richieste di assistenza.

"Con le integrazioni e l'automazione di Atlassian, il nostro team perde meno tempo a passare da un'applicazione all'altra", afferma Max Hurst, Technology Infrastructure Manager. "È interessante anche poter condividere la stessa piattaforma utilizzata dal resto dell'organizzazione in modo da poter lavorare con una maggiore efficienza". Catherine aggiunge: "È stato davvero utile disporre di tutte le integrazioni e far funzionare tutto insieme in modo piuttosto fluido. La vita è più semplice per tutti".