From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, il più grande rivenditore di calzature d'Europa, sta valutando nuovi modi per aiutare i team di tutta l'azienda ad accedere alle informazioni in modo più efficiente e agevolare il processo decisionale.

Adottando Rovo e usando Rovo Studio per creare una suite di agenti su misura per i suoi flussi di lavoro in lingua tedesca, Deichmann ha trasformato dei dati frammentati sparsi tra Jira, Confluence e SharePoint in informazioni consolidate e immediatamente disponibili.

Dalle revisioni trimestrali degli obiettivi ai miglioramenti della sicurezza IT, i team business e tecnici di tutta l'organizzazione stanno integrando gli agenti Rovo nei loro flussi di lavoro quotidiani per eliminare ore di preparazione manuale, fornire più rapidamente risposte self-service e far emergere informazioni strategiche dai dati operativi, il tutto nella loro lingua madre.

Scalare la conoscenza dell'impresa in un'organizzazione globale e in crescita del settore retail

In qualità di principale rivenditore di calzature in Europa, con circa 49.000 dipendenti, il sistema Atlassian di Deichmann ha continuato a espandersi per portata, complessità e importanza per l'attività. Con Fabian Weber come Responsabile dedicato di Atlassian Platform, in un contesto di rapida crescita della base utenti che la utilizza, Deichmann ha visto l'opportunità di scalare e rendere disponibile un'assistenza Atlassian di alta qualità a un maggior numero di team in tutta l'organizzazione.

Questo problema era aggravato da diverse difficoltà:

Con l'espansione dell'ambiente di collaborazione digitale di Deichmann in Jira, Confluence e SharePoint, i team avevano bisogno di un modo più rapido per trovare informazioni affidabili, inserire aggiornamenti sullo stato, prepararsi per le sessioni di revisione e assicurarsi che il lavoro avanzasse tra i vari reparti.

Molti utenti avevano bisogno di supporto per creare filtri JQL, automazioni o query strutturate. Offrendo un modo più intuitivo per tradurre le esigenze aziendali in risultati tecnici, Deichmann ha potuto ridurre i passaggi di consegne e aiutare i team a lavorare in maniera più indipendente.

I team di Deichmann lavorano generalmente in tedesco, mentre l’inglese viene usato per i progetti internazionali. Inoltre, si affidano ad abbreviazioni e a un vocabolario specifici del settore che riflettono la competenza operativa dell'azienda. Per essere utili nei flussi di lavoro quotidiani, i risultati dell'IA dovevano comprendere in modo affidabile il linguaggio, il contesto e la terminologia.

Deichmann ha visto l'opportunità di ampliare l'impatto delle proprie competenze relative alla piattaforma, dare al personale accesso diretto alle informazioni pertinenti e fare in modo che l'IA lavorasse nella lingua e in base al contesto dell'azienda.

Aiuta i team a passare dagli sforzi di preparazione a informazioni utili e fruibili

Deichmann ha adottato Rovo e ha usato Rovo Studio per creare agenti per i flussi di lavoro con i volumi più elevati e il maggior numero di attriti: revisioni trimestrali degli obiettivi, analisi degli epic e report sullo stato del lavoro.

• Agente per i report per gli spazi di Jira: crea report trimestrali strutturati per gli spazi di Jira con la gerarchia completa dei ticket e li pubblica automaticamente in Confluence con analisi sull'avanzamento del lavoro, valutazione dei rischi e ulteriori suggerimenti.

• Agente per gli epic: svolge la stessa funzione a livello di epic, evidenziando rischi, problemi secondari e stati, in modo che il team abbia subito chiaro che cosa conta davvero senza dover analizzare i singoli ticket. Secondo Fabian, questo agente funziona "come un collega senior che fa rapide ricerche sul tema e raccoglie le informazioni pertinenti".

• Agente di riepilogo dei ticket: analizza i ticket completati e crea riepiloghi concisi che mettono in evidenza i risultati principali, i problemi risolti e l'impatto ai fini della documentazione sotto forma di commento.

Con questi agenti, i team possono prepararsi alle riunioni di revisione in modo più efficiente e dedicare meno tempo alla raccolta di informazioni.

I partecipanti risparmiano anche tempo ed energie mentali, poiché il riepilogo è più chiaro e più concreto. Se applicato a più partecipanti e sessioni di revisione, questo approccio aiuta a ridurre il lavoro ripetuto di raccolta delle informazioni e consente ai team di concentrarsi maggiormente su analisi, discussione e attività di follow-up.

"I team perdevano molto tempo a compilare gli aggiornamenti, cercare le policy e allineare gli stakeholder. Ora i nostri agenti Rovo aiutano a compilare e strutturare queste informazioni in modo più efficiente". Fabian Weber, Responsabile di Atlassian Platform

L'assistenza e la ricerca diventano più rapide e chiare, senza bisogno di traduzioni

Prima di Rovo, qualunque dipendente avesse bisogno di una query JQL, di Automazione Jira o di un filtro personalizzato spesso si rivolgeva a Fabian, il responsabile della piattaforma, per tradurre i requisiti in soluzioni tecniche. Con l'aumento dell'adozione, Deichmann voleva rendere questa competenza più accessibile, in modo da ridurre il tempo tra la richiesta e il risultato.

Con Rovo, il personale può descrivere ciò di cui ha bisogno usando il linguaggio comune in tedesco e ottenere query JQL e strutture di automazione quasi complete. Ora è possibile elaborare in pochi minuti un lavoro che prima richiedeva una richiesta di assistenza, e ciò consente ai team di lavorare più rapidamente mantenendo alta la qualità degli output tecnici.

Rovo unifica anche la ricerca sia nelle app Atlassian sia di quelle non Atlassian di Deichmann, quindi mappa le relazioni tra persone, progetti e contenuti nei sistemi di lavoro connessi. Ciò significa che i team dei reparti Approvvigionamento, Risorse umane, Sicurezza IT (e non solo) possono trovare esattamente le policy, la documentazione di prodotto, i dati di vendita, i verbali delle riunioni e le informazioni di cui hanno bisogno senza dover cambiare sistema.

Con Rovo, i dipendenti sono più autonomi e Fabian ha potuto investire gran parte del tempo che prima dedicava all'assistenza reattiva in un impegno proattivo su scala enterprise.

"Gli utenti dell'azienda non devono necessariamente diventare esperti di JQL o di automazione per portare avanti il proprio lavoro. Con Rovo, possono utilizzare il linguaggio naturale per generare in autonomia una query o una struttura di automazione quasi completa, continuando comunque a sfruttare i vantaggi degli standard e delle indicazioni che abbiamo integrato nella nostra piattaforma. Fabian Weber, Responsabile di Atlassian Platform

La vista dall'alto: visibilità strategica dai dati tattici

Deichmann non usa Rovo solo per la produttività individuale. Fabian ha collaborato con i reparti di tutta l'azienda per creare agenti in Rovo Studio che offrano ai team e ai leader una vista strategica e in tempo reale sul lavoro dell'organizzazione.

• Agente per le iniziative strategiche: genera un riepilogo di gestione completo direttamente dai dati Jira in tempo reale, collegando le iniziative strategiche a team, obiettivi trimestrali, reparti e stato di avanzamento. I responsabili di reparto hanno descritto le prime demo come "un momento sbalorditivo", poiché l'agente trasforma degli aggiornamenti sparsi in una panoramica utilizzabile.

• Agente cluster: consolida più iniziative strategiche in un unico riepilogo di gestione. Funge da documento di riferimento per i coordinatori coinvolti in un cluster, come i reparti Logistica, Risorse umane e Governance IT.

• Agente di sicurezza IT: analizza contemporaneamente i ticket Jira tramite JQL e le pagine della documentazione di Confluence, quindi riepiloga le informazioni pertinenti relative alla sicurezza IT attraverso la documentazione collegata e i dati dei ticket per semplificare valutazioni e azioni di follow-up.

Anziché perdere tempo a raccogliere i dati, con Rovo i leader possono fornire informazioni strutturate che supportano discussioni più consapevoli e i passaggi successivi.

"I team perdevano molto tempo a compilare gli aggiornamenti, cercare le policy e allineare gli stakeholder. Ora di tutte queste cose se ne occupano i nostri agenti Rovo, i quali offrono un valore immediato e tangibile". Fabian Weber, Responsabile di Atlassian Platform