Cisco Networking ha dimezzato il TCO centralizzando i team su un'unica piattaforma Atlassian Cloud

La sfida: Cisco Networking, una gigantesca impresa con oltre 40 anni di sistemi e processi legacy, doveva modernizzare e standardizzare i suoi sistemi e le sue modalità di lavoro frammentati, eliminare i silos e ridurre i costi su larga scala. 

Soluzione: di fronte alla decisione aziendale di abbandonare il prodotto legacy per la gestione dei ticket dell'azienda, il team ha colto l'occasione per riunire ed eseguire la migrazione di oltre 75 strumenti e istanze su un'unica piattaforma Atlassian Cloud.

Impatto: riunendo persone, processi e piattaforme con Atlassian, Cisco Networking sta aumentando i profitti dell'azienda e la soddisfazione dei dipendenti. La spesa annua per il software è diminuita del 54%, mentre le spese OpEx sono calate di quasi il 40%. Il risparmio esponenziale di tempo consente inoltre ai dipendenti di concentrarsi su lavori strategici e innovazione.

Connettere il mondo richiede un sistema di lavoro interconnesso

Cisco, la più grande società di networking al mondo, ha come mission quella di fornire un futuro più inclusivo a chiunque, connettendo tutto in modo sicuro e rendendo qualsiasi cosa possibile. Più di 90.000 dipendenti di Cisco Networking (ossia la più grande business unit di Cisco, di cui un terzo sono ingegneri), lavorano ogni giorno per trasformare questa vision in realtà.

Tuttavia, con la crescita dell'organizzazione, i team perdevano tempo e milioni di dollari ogni anno a causa di modalità di lavoro obsolete e incoerenti, team e dati isolati e un esubero di strumenti legacy. Jason Andrews, Vice President of Strategy and Planning del team Engineering Operations, aveva ben chiara la posta in gioco: "Quando hai 28.000 ingegneri, risparmiare anche solo un'ora alla settimana si traduce in decine di milioni di dollari di valore per l'azienda. Anche i piccoli incrementi sono molto importanti".

A fronte della decisione aziendale di abbandonare Rally, il vecchio prodotto di gestione dei ticket dell'azienda, Cisco Networking ha visto un'opportunità. Anziché limitarsi a passare a una nuova piattaforma portandosi dietro decenni di debito tecnologico, ha deciso di risolvere quattro sfide chiave, dette "le 4 S": eliminare i silos, ravvivare un ambiente statico, semplificare l'architettura complessa e ridurre i costi su scala. 

Con il supporto di Atlassian Advisory Services, Cisco Networking ha riunito ed eseguito la migrazione di decine di strumenti e istanze Atlassian Data Center su un'unica piattaforma Atlassian Cloud basata sull'IA, che ha contribuito a:

• Ridurre la spesa destinata al software del 54%

• Ridurre gli investimenti OpEx complessivi di quasi il 40% senza subire cali di lavoro

• Accelerare 40 volte la gestione dei programmi e di 24 volte gli aggiornamenti settimanali sullo stato del lavoro

• Spostare il 30% del tempo di progettazione dalla risoluzione dei problemi all'innovazione

• Creare una piattaforma unificata basata sul cloud che collega oltre 15.000 persone e getta le basi per implementare l'IA su larga scala 

La frammentazione aumenta i costi, gli attriti e la frustrazione

Il successo e la longevità di Cisco Networking hanno portato al classico problema di tante grandi aziende: la frammentazione. Nell'arco di quattro decenni, l'azienda ha aggiunto nuove business unit e ha acquisito altre società, insieme a tutti i loro diversi modi di lavorare. Come spiega Jason, "Cisco è un'azienda tecnologica grande e matura con oltre 40 anni di attività. Abbiamo molti gruppi e aziende che operano in modo indipendente, ma devono convergere al centro".

Jason afferma che i clienti (e la maggior parte dei consumatori) dell'azienda, si aspettano un'esperienza integrata simile a un ecosistema, tuttavia l'ambiente aziendale doveva evolversi per soddisfare tali aspettative. All'interno di Cisco Networking, i team utilizzavano:

• Oltre 70 istanze di Jira Data Center

• Un prodotto di gestione dei ticket di grandi dimensioni e obsoleto

• Nove ambienti all'interno di Aha!, un altro strumento di sviluppo software

• Quasi 75 altri strumenti

• Flussi di lavoro e documenti infiniti in Excel, Word, PowerPoint e Sharepoint

Ogni app o istanza isolata era diventata un peso, che comportava dati scollegati e flussi di lavoro disallineati. La leadership non poteva visualizzare un'unica roadmap affidabile con prodotti, funzionalità e dettagli sullo stato di lavoro di Cisco Networking.

Anche quando i team volevano collaborare, i metodi di lavoro e la tassonomia incoerenti rendevano l'operazione difficile. Domande di base come "cos'è un programma?", "cos'è una funzionalità?", "quali sono gli stati standard?" non avevano risposte condivise, e ciò ostacolava l'implementazione in diversi team e la visibilità sul portfolio.

La forza lavoro di Cisco Networking è inoltre altamente distribuita, con team negli Stati Uniti, in India, in Messico, nel Regno Unito e altri paesi ancora. Gli amministratori degli strumenti lavoravano 24 ore su 24 per supportarli, mentre clienti e dirigenti richiedevano consegne più rapide, una visibilità più chiara e costi inferiori. Per raggiungere questi obiettivi senza che i team andassero in burnout e senza sacrificare l'innovazione, ha dovuto trovare un modo per fare di più utilizzando meno risorse.

Più di una semplice migrazione: anziché limitarsi a trasferire i contenuti, il team ha colto l'opportunità per migliorare

Quando dalla dirigenza è arrivata la decisione di abbandonare Rally, il team di Jason ha visto una rara occasione per apportare un miglioramento ancora più grande: "È stata la nostra opportunità per guardare tutto ciò che avevamo fatto e capire se fosse il modo migliore possibile per ottenere i risultati aziendali giusti".

In collaborazione con Atlassian Advisory Services, Cisco Networking ha progettato un System of Work che riunisce decine di istanze, ambienti e strumenti in un'unica piattaforma basata su Atlassian Cloud Enterprise. Advisory Services ha aiutato il team di Jason a progettare l'architettura cloud e il modello di dati System of Work, fornendo soluzioni a qualsiasi problema si presentasse.

"Inizialmente abbiamo scelto di collaborare con Advisory Services perché dovevamo completare un'enorme migrazione in un periodo di tempo molto ridotto", afferma Amy Hauth, Senior Director of Business Operations. "Tuttavia, la parte più interessante è stata la collaborazione che è sorta al di là della migrazione, in quanto il team ci ha fornito delle ottime idee. Si è rivelato il partner perfetto per portare il nostro ecosistema a un livello successivo". 

Eric Lyke, Engineering Program Manager, fornisce un esempio: "Una volta, Advisory Services non solo ci ha risolto un problema con le chiamate API, ma ha anche aiutato i nostri utenti a comprendere quali dati dovevano fornire per evitare che si ripresentasse lo stesso errore in futuro. È stata fenomenale per istruirci su come sfruttare al meglio Atlassian per raggiungere i nostri obiettivi e risolvere qualsiasi problema si presentasse".

La partnership porta a un'elevata soddisfazione e fa risparmiare milioni

La collaborazione con Atlassian, finalizzata non solo alla migrazione tecnica ma anche alla gestione delle modifiche, ha contribuito a una transizione senza intoppi (Jason l'ha definita addirittura "semplice", sebbene riconosca che è merito dell'ottimo lavoro di squadra se uno sforzo così notevole gli ha dato questa impressione).

Amy racconta che un sondaggio CSAT condotto su circa 3.000 utenti subito dopo la migrazione ha restituito un feedback "molto, molto positivo". Sondaggi più recenti riportano che i dipendenti di Cisco Networking continuano ad attribuire punteggi intorno al 90, superiori alla maggior parte delle altre funzioni.

Oltre a degli utenti soddisfatti, Cisco Networking sta registrando anche notevoli risparmi sui costi e miglioramenti della produttività.

"Da quando abbiamo iniziato a creare un System of Work con Atlassian, la spesa per gli strumenti è diminuita del 54% all'anno e siamo riusciti a reinvestire il 40% delle nostre spese OpEx nell'attività nell'arco di tre anni, senza interrompere il lavoro", spiega Jason. "Inoltre, dedichiamo il 30% in meno di tempo a risolvere problemi relativi agli strumenti e lo reinvestiamo nel miglioramento dell'efficienza e nell'innovazione".

"Atlassian Cloud ci ha aiutato a livellare il campo di gioco", aggiunge Amy. "Utilizziamo tutti lo stesso processo, gli stessi flussi di lavoro e lo stesso linguaggio, e questo ci permette di lavorare meglio insieme".

Connettere i team tra loro per migliorare la collaborazione, l'efficienza e i risultati

Una volta completata la migrazione, Cisco Networking si è adoperata per promuovere l'adozione di un System of Work standardizzato per i team di progettazione, di gestione dei programmi, delle operazioni aziendali e di assistenza. Realizzato da Atlassian, il System of Work include:

• Una piattaforma ingegneristica unificata con tassonomia standard per epic, story, difetti, test (tramite Xray) e ambienti

• Campi e flussi di lavoro condivisi per i ticket relativi a hardware e software

• Codice integrato e CI/CD tramite Bitbucket

• Tracciabilità end-to-end attraverso lo sviluppo, i test e le operazioni

Il fatto di aver collegato gli strumenti e i team tramite la piattaforma Atlassian sta agevolando la collaborazione di Cisco, aumentando la produttività e migliorando la visibilità, la gestione delle dipendenze, il monitoraggio e i processi decisionali.

Ad esempio, in passato le presentazioni PowerPoint statiche dominavano il ciclo di sviluppo di Cisco Networking, mentre ora i team gestiscono lo stato, l'integrità e le approvazioni dei programmi in tempo reale con Jira. Il "commit deck" è un documento dinamico di Confluence collegato direttamente ai dati Jira, nel quale i leader mostrano i dati in tempo reale con la modalità di presentazione di Confluence e le macro di Jira. Amy spiega che questo sistema ha reso il processo 24 volte più veloce: "Convincere i team a effettuare gli aggiornamenti di stato in Jira anziché in PowerPoint e a creare report e dashboard in tempo reale è stata una mossa molto efficace. Ciò che prima richiedeva due ore alla settimana ora occupa forse 5-10 minuti".

Oltre alla progettazione, Cisco Networking esegue sempre più flussi di lavoro aziendali su Atlassian, tra cui richieste di finanziamento, approvvigionamento, audit, gestione dei ticket per i servizi di laboratorio e dashboard esecutivi. "Gli aspetti in cui Atlassian ha aiutato maggiormente Cisco sono stati l'abbattimento dei silos di dati e la creazione di un System of Work", dice Amy. "Ci ha permesso di accelerare il nostro sviluppo, muoverci più agilmente come team e collegare i dati alla nostra strategia".

Scalare l'efficienza e l'innovazione con Atlassian Rovo e Forge

Creando un System of Work con Atlassian Cloud Enterprise, Cisco Networking ha gettato le basi per la connessione e l'innovazione. "Ora che abbiamo un System of Work basato su un'ottima piattaforma di dati che offre modalità di lavoro diffuse possiamo aggregare le informazioni e rendere l'IA veramente efficace", afferma Jason. "Con Atlassian, gli utenti possono connettersi in maniera molto semplice ed efficace, oltre ad accedere alle informazioni praticamente in tempo reale. Quindi, potremo implementare l'IA su larga scala".

Cisco Networking ha già iniziato a utilizzare Rovo per cercare, riepilogare e creare contenuti in tutta l'organizzazione, nonché costruire agenti per automatizzare i report, accelerando alcuni processi fino a 40 volte. "Il nostro System of Work e gli agenti Rovo semplificano la vita dei program manager, riducendo a 15 minuti quello che sarebbe stato un task tedioso di 10 ore", spiega Eric. "L'altro aspetto veramente incredibile è che, avendo già tutti questi agenti a disposizione, possiamo creare diversi agenti in maniera multimodale, affinché svolgano in un unico task attività che normalmente richiederebbero tre agenti".

Cisco Networking utilizza anche Rovo con Forge, la piattaforma di sviluppo di app per Atlassian Cloud, per consentire a chiunque di creare app e automazioni personalizzate. Ad esempio, in un solo trimestre il suo team ha creato cinque app, tra cui:

• Riepilogo generato dall'IA sullo stato per la dirigenza: utilizza l'IA per fornire una panoramica su integrità, rischi, flusso di approvazione, impatto sui clienti e pianificazione estraendo le informazioni dai campi di Jira e generando automaticamente un breve riepilogo per la dirigenza

• Generatore di commit deck di Confluence: questo strumento crea il "commit deck" standard di Confluence per un programma utilizzando un modello e lo inserisce automaticamente nello spazio/nella cartella corretti

• Rilevatore di bug: ricrea un vecchio strumento sviluppato internamente e molto apprezzato dagli ingegneri, che ora viene eseguito in Jira, in modo che i dati non siano più isolati

Secondo Jason, questo è solo l'inizio di ciò che l'aspetta: "Si tratta di un'incredibile opportunità per aumentare la produttività, eliminare il lavoro ripetitivo e consentire alle persone di concentrarsi seriamente sui lavori di maggior valore. Stiamo accelerando il nostro percorso e non vediamo l'ora di scoprire dove ci porterà lo stack Atlassian".

Passaggi successivi: maggiore adozione e aumento della produttività, meno silos e riduzione dei costi

Cisco Networking ha già apportato notevoli miglioramenti nel giro di pochi anni, ed è solo all'inizio. Le sue prossime priorità includono:

• Espandere l'adozione di Atlassian Cloud di oltre il 25-50% man mano che più ruoli e flussi di lavoro vengono trasferiti sulla piattaforma

• Ridurre il sovraccarico operativo di un altro 20-25% grazie all'automazione e all'IA

• Implementare gli agenti Forge e Rovo su larga scala per rispondere alle esigenze di più team con scrittura tecnica, gestione dei programmi e altre discipline

• Continuare ad abbattere i silos nel portfolio prodotti più ampio per creare una panoramica più completa per dirigenti e clienti

Per Cisco Networking, Atlassian è diventato più di un insieme di strumenti: costituisce la piattaforma e lo spazio di collaborazione che permette di liberare il pieno potenziale dei team. "Riguardo alla nostra scelta di utilizzare lo stack Atlassian, in gran parte è dovuta alla potenza della piattaforma", afferma Jason. "Si possono anche scegliere i sei o sette strumenti migliori del settore, ma poi si finisce comunque per dedicare tutto il tempo a integrare e spostare i dati anziché a risolvere effettivamente i problemi".

"Con lo stack Atlassian, il team controlla lo sviluppo di miliardi di dollari di prodotti Cisco Networking", aggiunge Eric. "Atlassian Cloud ha contribuito ad accelerare la nostra evoluzione e trasformazione digitale, e continuerà a farlo".