Comment Datasite a généré plus de 500 000 $ d'économies de productivité en cinq mois et transformé le développement de produits grâce à Atlassian

Défi : les équipes de Datasite, un fournisseur mondial de solutions SaaS d'automatisation et de workflow optimisées par l'IA pour les fusions-acquisitions, les investissements et les projets stratégiques, devaient améliorer leur efficacité, renforcer leur conformité et passer d'une planification fragmentée à une planification dynamique en temps réel. Avec trop d'objectifs et aucune source de référence unique, les équipes n'avaient ni le temps ni la concentration nécessaires pour faire avancer les tâches les plus importantes, et les dirigeants manquaient de visibilité pour suivre la progression et les performances. 

Solution : Datasite a implémenté les Atlassian Strategy Collection et Teamwork Collection, connectées à Jira Product Discovery et Jira Service Management, afin de créer une plateforme unifiée qui permet aux équipes de travailler ensemble plus rapidement et plus intelligemment.

Impact : l'entreprise est passée d'un système de reporting statique et d'une mentalité « usine à fonctionnalités » à une nouvelle méthode de travail davantage axée sur les résultats et l'innovation. Cette transformation a déjà permis d'économiser des milliers d'heures et d'obtenir un retour sur investissement 10 fois supérieur en quelques mois.

Moins de réunions, plus de sens : la transformation de Datasite avec Atlassian

Même si vous n'avez jamais entendu parler de Datasite, vous avez probablement entendu parler des fusions et acquisitions que sa plateforme a facilitées. En 2025, Datasite a pris en charge plus de 39 000 projets, dont quatre des cinq plus grandes transactions mondiales. Comme l'explique JR Harrell, EVP of Product Operations and Enablement, « toutes les transactions importantes dont vous entendez parler dans The Wall Street Journal, The New York Times ou Financial Times ont probablement été réalisées sur notre plateforme ».

La stratégie et l'exécution de Datasite étaient réparties entre des outils fragmentés et des documents statiques, ce qui amenait les équipes à passer trop de temps à organiser des réunions, à effectuer des recherches et à réaliser du reporting au lieu de se consacrer à la création et à l'innovation. JR Harrell a réalisé que l'entreprise n'avait pas seulement besoin d'un nouvel outil, mais aussi d'une nouvelle façon de travailler. 

Pour les aider à opérer ce changement, ils se sont tournés vers Atlassian. En implémentant Atlassian Strategy Collection et Teamwork Collection, Datasite a créé une plateforme unifiée qui a permis :

• D'éliminer plus de 4 000 réunions, soit une économie de temps de plus de 500 000 $, rien qu'au cours des cinq premiers mois

• De rationaliser les OKR, passant de 216 à trois objectifs à l'échelle de l'entreprise et 12 résultats clés

• De remplacer le reporting statique et chronophage par des tableaux de bord en temps réel et en libre-service

Grâce à l'utilisation d'une même plateforme par l'ensemble de l'entreprise, les équipes de Datasite peuvent se réunir pour livrer un travail encore meilleur et conclure plus rapidement des contrats avec les clients.

Une demande de la direction déclenche le passage à un mode de travail plus connecté et plus productif

Avant Atlassian, Datasite avait plus de 200 objectifs et résultats clés (OKR), mais aucune source de référence unique ni plateforme collaborative pour aider les équipes à travailler et à suivre ces objectifs en temps réel. Le calendrier est devenu l'outil de coordination par défaut de tout le monde, ce qui a souvent conduit les membres de l'équipe à avoir des rendez-vous qui se chevauchaient.  

Doug Cullen, Chief Product Officer, qui supervise l'équipe Product Operations and Enablement de JR Harrell, a résumé le problème : « J'ai besoin d'une vue d'ensemble, pas d'un résumé, ni d'une présentation, mais d'une vue en temps réel de tout, de la stratégie au travail des différentes équipes. »

Cette demande d'une « vue d'ensemble » a été le catalyseur de la transformation de Datasite. Il était temps de sortir du cycle sans fin des réunions et de faire évoluer leurs processus et leurs plateformes afin que les équipes puissent consacrer plus de temps aux tâches les plus importantes.

De nouvelles solutions issues d'un partenaire de longue date

JR Harrell a découvert que l'optimisation de la plateforme Atlassian de Datasite aiderait l'entreprise à passer à une planification plus dynamique et en temps réel, et favoriserait une plus grande collaboration, transparence et efficacité lors de l'exécution. 

Du côté stratégique, Datasite a déployé l'Atlassian Strategy Collection (Focus, Talent et Align) afin de fournir aux dirigeants la vue en temps réel de la stratégie à l'exécution qui leur manquait. Du côté de l'exécution, ils sont passés à l'Atlassian Teamwork Collection pour connecter leurs instances Jira et Confluence existantes, tout en ajoutant Loom pour réduire la surcharge de réunions. Avec Rovo fonctionnant sous toutes ces applications, les collaborateurs de Datasite ont également gagné un coéquipier d'IA pour les aider à trouver des réponses plus rapidement, à prendre de meilleures décisions et à automatiser leur travail. 

L'équipe de JR Harrell a fait appel aux services de conseil d'Atlassian pour obtenir des conseils stratégiques et un support technique tout au long du processus. « Si vous faites appel aux services de conseil d'Atlassian, vous n'avez pas besoin d'avoir un plan, vous devez simplement savoir quels résultats vous souhaitez obtenir », explique JR Harrell. « Si vous pouvez expliquer le "quoi" et le "pourquoi", Atlassian peut vous aider à expliquer le "comment". Grâce à leur aide, nous avons progressé de manière spectaculaire en très peu de temps. »

Créer une plateforme unifiée où les équipes passent de l'idée à l'impact

En connectant Strategy Collection et Teamwork Collection aux autres apps Atlassian de Datasite (Jira Product Discovery et Jira Service Management), nous avons créé un System of Work unifié qui soutient l'ensemble du cycle de vie des produits. Datasite l'appelle le « framework de l'idée à l'impact ».

« Nous disposons désormais d'un workflow qui nous permet de suivre le travail de l'idée à la découverte, au développement, à la livraison, au suivi et à la mesure », explique JR Harrell. « Nous pouvons suivre ce flux de bout en bout dans Atlassian. »

Voici comment cela fonctionne :

1. Datasite utilise Teamwork Collection et Strategy Collection pour unifier et collaborer sur la définition des objectifs et la planification stratégique.

2. Les idées sont centralisées via Jira Service Management et Jira Product Discovery, en utilisant les agents Rovo pour trier et noter rapidement les nouvelles initiatives.

3. Les idées approuvées sont transférées vers Jira, tandis que les autres restent dans le backlog de Jira Product Discovery avec leur contexte complet pour être examinées ultérieurement.

4. Les équipes utilisent Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) pour l'exécution collaborative : elles gèrent la livraison dans Jira, stockent les connaissances dans Confluence et utilisent Loom et les agents Rovo pour le libre-service et la communication.

5. Les dirigeants s'appuient sur des tableaux de bord en temps réel pour suivre la progression et sur Strategy Collection pour maintenir l'alignement de l'exécution avec la stratégie.

Ce framework a permis d'obtenir la « vue d'ensemble » souhaitée par les dirigeants, ainsi que la collaboration et la visibilité dont les équipes avaient besoin pour travailler plus rapidement et plus intelligemment. Doug déclare : « Tous ces outils s'associent de manière spécifique pour créer un effet multiplicateur de force. Nous avons pu générer de la valeur en six mois, au milieu d'une période très chargée chez Datasite, et cela a été transformateur pour nous. »

Loom et Rovo : les nouveaux accélérateurs de Datasite

Au sein de Teamwork Collection, les collaborateurs ont été séduits par les nouvelles applications Loom et Rovo. Ils ont remplacé les réunions consécutives par de courtes vidéos Loom, tout en utilisant la fonctionnalité de preneur de notes IA de l'application pour rendre les réunions restantes plus efficaces.

Par exemple, Datasite a transformé une réunion mensuelle de revue métier, qui rassemblait un grand nombre de participants, en une conversation plus restreinte et ciblée, guidée par sa plateforme Atlassian. « Nous sommes passés d'une réunion mensuelle de revue métier de deux heures, qui rassemblait 125 personnes, à une réunion de 15 personnes, guidée par notre framework Atlassian et accompagnée d'un bref récapitulatif Loom envoyé à tous les autres participants. Cela représente une réduction de 90 %, ce qui est un énorme gain de temps et d'argent », explique JR Harrell. « Ce récapitulatif fait également partie de notre base de connaissances organisationnelle, de sorte que d'autres peuvent demander à Rovo de les mettre au courant de cette réunion ou d'y trouver des informations spécifiques. »

Grâce à Rovo, la direction de Datasite peut répondre instantanément à des questions, telles que « Quelles initiatives ont un impact sur le taux de désabonnement ce trimestre ? » et créer des rapports en direct, éliminant ainsi le besoin d'actualiser l'état manuellement. JR Harrell affirme que Rovo a changé la donne tant pour les collaborateurs que pour les dirigeants. « Au début, je pensais que ce serait difficile de convaincre les dirigeants d'utiliser Rovo, mais ils en sont devenus accros. La première chose qu'ils font le matin, c'est de consulter Rovo pour obtenir des informations en libre-service et voir comment les choses se passent en temps réel. »

De « rapport sur le travail » à « le travail est le rapport »

Les équipes de Datasite se concentrent sur le retour sur investissement dans tout ce qu'elles font, y compris cette transformation. Dès les premiers mois, les résultats ont été frappants.

« Nous sommes passés de plusieurs heures par semaine consacrées au reporting sur notre travail à un nouveau mantra : "Le travail est le rapport" », explique JR Harrell. « Nous nous concentrons sur la création et l'innovation, et le système rend compte du travail en temps réel. »

Doug atteste que ce changement lui a apporté la visibilité qu'il demandait, et bien plus encore. « Grâce aux Atlassian Strategy et Teamwork Collections, ainsi qu'à Rovo, nos dirigeants bénéficient d'une vue d'ensemble claire et les équipes disposent d'un hub unique pour collaborer. Cela nous a permis d'améliorer notre alignement stratégique, notre concentration, notre efficacité et notre visibilité, et d'économiser plus de 4 000 réunions et plus de 500 000 dollars en seulement quatre mois. »

JR Harrell affirme que ces améliorations apportées à la plateforme soutiennent non seulement les nouvelles méthodes de travail de Datasite, mais favorisent également un changement culturel plus profond qui touche leurs clients. « Avec Atlassian comme System of Work, nous sommes passés d'une usine à fonctionnalités à une entreprise innovante axée sur les résultats. Ce System of Work a transformé nos équipes, nos clients et notre activité. »

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