Bandhan Life réunit les équipes avec Jira et Confluence Cloud

Défi : Bandhan Life, en Inde, recherchait un meilleur moyen de connecter ses équipes et de faciliter le travail au sein de l'organisation afin d'améliorer la collaboration, le suivi, l'alignement stratégique et la visibilité.

Solution : la compagnie d'assurance-vie a étendu son utilisation de Jira et de Confluence afin de créer un système de travail collaboratif unifié.

Impact : en centralisant presque toutes ses équipes sur Jira et Confluence, Bandhan Life a non seulement atteint ses objectifs initiaux, mais a également gagné du temps dans la gestion de projets et la création de rapports.

Créer une expérience d'assurance axée sur le numérique grâce à un système de travail connecté

Bandhan Life est la première compagnie d'assurance indienne à adopter des modèles de travail distribués et axés sur le numérique. L'équipe a des projets audacieux pour mener le changement dans son secteur, avec pour objectif de simplifier l'expérience des employés, des clients et des partenaires.

Traditionnellement, les processus liés à l'assurance-vie sont très manuels et impliquent beaucoup de paperasse et de documentation. La sécurité est également une préoccupation majeure, car le secteur de l'assurance traite des informations sensibles qui sont vulnérables à la fraude.

Pour Bandhan Life, la transition vers un nouveau modèle était un objectif ambitieux. Pour y parvenir, l'équipe savait qu'elle devait adapter ses processus et sa plateforme.

À la recherche d'un système centralisé pour la communication, la collaboration et l'alignement

Le travail quotidien de Bandhan Life nécessite souvent une collaboration entre des parties internes et externes, par exemple lorsque les employés intègrent de nouveaux partenaires de distribution (tels que des banques et des courtiers d'assurance) pour vendre les contrats d'assurance-vie de l'entreprise. Compte tenu de l'ampleur de la coordination, faciliter la collaboration était une priorité essentielle de cette transformation numérique.

Avant que Bandhan n'étende son utilisation des outils Atlassian, les employés avaient leurs propres processus pour chaque workflow. La plupart suivaient leur travail dans Excel et communiquaient par l'intermédiaire de Slack, d'e-mails et de Microsoft Teams. Les informations étaient cloisonnées entre ces systèmes, ce qui obligeait les employés à effectuer des recherches sur plusieurs plateformes ou à se contacter les uns les autres pour obtenir les informations dont ils avaient besoin.

Cela a non seulement créé des frictions et ralenti le travail, mais a également compliqué le reporting et la hiérarchisation des priorités. Avec plus de 120 projets répartis dans 25 départements, il était difficile pour la direction de suivre l'avancement du travail et d'allouer les ressources, en particulier entre les différents sites et services de l'organisation.

« Il nous a fallu deux jours ouvrables rien que pour préparer un rapport d'avancement de projet », explique Shahid Hussain, Vice President of the CEO's Office. « Il fallait le rédiger, le réviser, puis le modifier à nouveau avant qu'il ne soit prêt à être présenté à la direction. »

Kiran Belsekar, Vice President of CISO and IT Governance, ajoute : « En tant qu'organisation ayant généralisé le télétravail, il est devenu difficile de suivre les projets, d'effectuer des contrôles quotidiens et de surveiller le travail des employés. Tout le monde travaillait dur, mais malheureusement, les résultats n'étaient pas au rendez-vous du point de vue des OKR. »

Bandhan Life avait besoin d'un système de travail plus connecté qui permettrait de suivre les avancements, d'assurer la cohérence au sein des équipes et de visualiser la manière dont le travail s'inscrit dans les objectifs globaux. « Nous voulions créer une visibilité globale afin de mieux canaliser l'énergie vers les objectifs de l'organisation et éviter le cloisonnement », explique Kiran Belsekar.

Intégration de Jira et Confluence à un système de travail, avec l'appui de Padah Solutions

Bandhan Life a fait appel à Padah Solutions en tant que Solution Partner pour relever ce défi. Priti Kumar, fondatrice de Padah Solutions, a recommandé d'étendre l'utilisation des outils Atlassian au sein de l'entreprise plutôt que d'adopter un nouvel outil. Les équipes techniques de Bandhan Life utilisaient Jira depuis longtemps, il était donc logique de migrer complètement vers Atlassian Cloud.

Pour répondre aux besoins des différentes fonctions métier, Padah Solutions a déployé des tableaux Jira en mode agile et en cascade. Ils ont également intégré Jira à Microsoft Outlook et Teams, permettant ainsi à Bandhan Life d'utiliser ces outils de manière plus fluide et de centraliser la communication.

« Padah a analysé nos besoins et a conçu des solutions efficaces », précise Shahid. « Nous avons eu de fréquents échanges avec eux tout au long du processus, et cela s'est terminé très rapidement grâce à leur implication et à leur expertise Jira. »

Jira et Confluence : les outils idéaux pour soutenir la culture collaborative de Bandhan Life

Aujourd'hui, Atlassian Cloud sert de plateforme de collaboration à la quasi-totalité de l'organisation. Les équipes utilisent Jira pour collaborer et suivre le travail, ainsi que Confluence comme base de connaissances centralisée. « Les outils Atlassian font partie de notre culture », affirme Kiran. « Chaque initiative commence dans Jira. »

Désormais, les équipes de Bandhan Life peuvent facilement collaborer tout au long du cycle de vie de chaque projet, quel que soit le nombre de personnes impliquées.

Dès le début, les équipes créent des feuilles de route complètes pour établir les priorités et planifier leur travail avec Planifications Jira. Puis, les tickets sont automatiquement créés dans Jira, les tâches sont attribuées et les délais sont définis. Les collaborateurs utilisent Jira et Confluence pour communiquer tout au long des processus de planification et d'exécution, ce qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde, de gérer les dépendances et de réduire les retards. « Presque tout le monde dépend d'une autre fonction, et Jira le démontre aisément », souligne Shahid. « Les rapports montrent clairement quelles équipes dépendent les unes des autres en matière d'assistance et de livrables. »

Les tableaux de bord et les filtres de Jira permettent également de suivre facilement l'avancement et les étapes clés importantes, évitant ainsi aux responsables d'avoir à collecter manuellement les mises à jour d'état ou à passer des journées à compiler un rapport. « Nous passons moins de temps à déterminer quel projet en est à quel stade et lequel est le plus important », déclare Shahid. « Nous avons une vision en temps réel de ce qui se passe, ce qui favorise la responsabilisation entre pairs. »

Collaboration, communication et visibilité : travailler ensemble pour obtenir des résultats clés

Depuis son adoption du système de travail Atlassian, Bandhan Life a constaté des améliorations mesurables en termes de rapidité, de visibilité et d'efficacité. « Nous sommes une organisation fortement axée sur les résultats. Jira et Confluence nous aident à adopter cette approche alors que nous établissons une nouvelle norme pour un modèle de travail numérique et flexible », explique Shahid Hussain.

90 % d'adoption en 90 jours

Padah Solutions ayant aidé Bandhan Life à configurer Jira et Confluence afin de répondre aux besoins multiples et variés de toutes ses équipes, l'organisation a pu rapidement adopter ces solutions. En trois mois, 90 % des utilisateurs avaient intégré les outils Atlassian Cloud à leur travail quotidien.

30 % de temps en moins consacré à la gestion de projet

Avec Jira et Confluence, plus besoin de courir après les parties prenantes pour évaluer l'avancement. Grâce aux plus de 100 tableaux Jira des projets de Bandhan Life, les responsables trouvent toutes les informations dont ils ont besoin. Depuis la transition, les responsables consacrent 30 % de temps en moins au suivi et à la gestion des projets, ce qui leur laisse plus de temps pour se consacrer à des tâches à fort impact.

20 % d'augmentation de la productivité individuelle

Avant Jira et Confluence, les employés devaient passer du temps chaque jour à fouiller dans les systèmes, à demander de l'aide à leurs collègues et à gérer les dépendances et les approbations. Jira et Confluence ont éliminé la plupart de ces tâches, permettant à chaque employé de gagner environ 1,5 heure par jour.

400 heures économisées chaque année sur le reporting

Avant de centraliser leurs données sur Atlassian Cloud, les équipes passaient deux jours à préparer un rapport chaque fois qu'elles devaient partager l'avancement d'un projet avec la direction. Jira a automatisé la quasi-totalité de ce travail, pour un gain d'environ 100 heures par trimestre, soit 400 heures par an.

95 % de toutes les communications capturées dans Jira

Au lieu d’être dispersées dans Excel, les e-mails, Slack et Teams, presque toutes les communications liées aux projets (à l'exception du travail de vente sur le terrain) sont désormais capturées et suivies dans Jira, ce qui aide les personnes à être mieux informées sur l’avancement et l'état de leur travail. « Nous avons une visibilité totale avant même que le travail commence », déclare Shahid. « Chaque initiative est enregistrée dans Jira, et un e-mail de déclenchement informe tout le monde du lancement. »

Priorisation en temps réel

Grâce à une meilleure visibilité et à des rapports plus clairs, les collaborateurs peuvent prendre des décisions plus rapidement et les ajuster en fonction de leurs besoins. Les dirigeants peuvent également établir les priorités de manière dynamique et collaborative, en consultant l'état d'avancement de n'importe quel projet sur Jira pendant les réunions, au lieu de se fier à un rapport figé.

Comme tout le monde peut voir l'état d'avancement et l'importance des projets en temps réel d'un simple coup d'œil, les collaborateurs à tous les niveaux de l'entreprise, et pas seulement les dirigeants, trouvent plus facile de se concentrer sur le travail qui compte le plus. « Avec Jira et Confluence, tout le monde donne automatiquement la priorité à ce qui est important et œuvre naturellement à obtenir de meilleurs résultats finaux », affirme Shahid.

La plateforme et les partenaires idéaux pour faire entrer l'assurance indienne dans une nouvelle ère

Si l'unification sur Jira et Confluence Cloud a amélioré l'expérience des employés de Bandhan Life, les distributeurs qui vendent leurs contrats et les clients qui cherchent à sécuriser leur avenir en bénéficient également. « Nous avons constaté une augmentation de la rapidité de livraison des produits et d'intégration des partenaires », explique Shahid Hussain.

Grâce aux outils Atlassian Cloud et au soutien de Padah Solutions, les équipes de Bandhan Life concrétisent leur vision d'une expérience d'assurance plus pratique, plus axée sur le numérique pour leurs employés, leurs partenaires et leurs clients à travers le pays.