Mit Loom verständliche, ansprechende Projekt-Walkthroughs erstellen

Die wichtigsten Punkte

• Projekt-Walkthroughs helfen Stakeholdern, Projektziele, Zeitleisten, Workflows und wichtige Entscheidungen schneller zu verstehen.

• Durch die Kombination von sprachlichen Erläuterungen und visuellen Elementen lassen sich wichtige Projektdetails leichter im Kontext erklären.

• Video-Walkthroughs zu Projekten können den Bedarf an Live-Meetings verringern, sodass Teams mehr Zeit haben, sich auf die Arbeit selbst zu konzentrieren.

• Mit Loom kannst du ganz leicht deinen Bildschirm aufnehmen, ein Voiceover hinzufügen, deinen Walkthrough überarbeiten und ihn mit den wichtigsten Stakeholdern teilen.

Wenn an einem Projekt mehrere Stakeholder mitwirken, kann eine klare Kommunikation den Unterschied zwischen stetigem Fortschritt und ständigen Follow-ups ausmachen. Mit jeder zusätzlichen Stimme kommt ein neues potenzielles Hindernis hinzu. Mithilfe von Projekt-Walkthroughs können Teams erklären, was das Projekt erreichen soll, wie die Arbeit ablaufen wird und was Stakeholder wissen müssen.

Mit Tools wie Loom können Teams Projekt-Walkthroughs erstellen, die Bildschirmaufnahmen, sprachliche Erläuterungen und asynchrones Feedback in einem gemeinsam nutzbaren Video kombinieren. Sehen wir uns die wesentlichen Komponenten eines Projekt-Walkthroughs an und erkunden, wie Loom deinen Prozess verbessern kann.

Was ist ein Projekt-Walkthrough?

Ein Projekt-Walkthrough ist eine strukturierte Erläuterung der Ziele, des Status, der Zeitleiste, der Entscheidungen oder des Workflows eines Projekts. Projekt-Walkthroughs ermöglichen es Stakeholdern, schnell zu verstehen, was vor sich geht und was am wichtigsten ist.

Während Live-Meetings ebenfalls eine Option für Projekt-Walkthroughs sind, kann es schwierig sein, sie zu koordinieren und sicherzustellen, dass es keine technischen Probleme gibt. Wenn du Loom für Projekt-Walkthroughs verwendest, kannst du verständliche, prägnante Videos erstellen, die Stakeholder ansehen können, wann es ihnen gerade passt. Auf diese Weise lässt sich ein Projekt mühelos ganz ohne Meetings durchführen.

Warum solltest du Projekt-Walkthroughs asynchron teilen?

Asynchrone Projekt-Walkthroughs geben Stakeholdern einen vollständigen Überblick, ohne dass alle physisch oder virtuell am selben Ort sein müssen Aus diesen Gründen steigen Teams um:

• Erstellen von wiederverwendbarem Kontext: Neue Teammitglieder, Stakeholder, die später dazukommen, oder zukünftige Projekte können Wochen oder Monate später auf denselben Walkthrough zurückgreifen.

• Beseitigung von Terminengpässen: Teile kritischen Projektkontext, ohne darauf warten zu müssen, dass alle einen gemeinsamen Termin finden. Stakeholder sehen ihn sich an, wenn es für sie passt.

• Besseres Verständnis: Zuschauer können im Gegensatz zu einem Live-Meeting komplexe Abschnitte nach Belieben anhalten, erneut ansehen und verinnerlichen.

• Beschleunigte Feedbackschleifen: Mithilfe von Kommentaren und Reaktionen, die mit Zeitstempeln versehen sind, wird die Entscheidungsfindung beschleunigt, ohne dass ein weiteres Meeting geplant werden muss, um die Diskussion fortzuführen.

• Weniger Meeting-Müdigkeit: Teams gewinnen Zeit für konzentriertes Arbeiten zurück und bleiben dabei bei Projektziel, Status und nächsten Schritten auf dem gleichen Stand.

So erstellst du mit Loom einen Projekt-Walkthrough in 6 Schritten

Das Erstellen eines Projekt-Walkthroughs ist einfacher, wenn dir die richtigen Tools zum Aufnehmen, Bearbeiten und Teilen zur Verfügung stehen. Mit Funktionen wie Bildschirm- und Sprachaufnahme sowie integrierter Bearbeitung hilft Loom Teams dabei, Walkthroughs zu erstellen, die leichter nachzuvollziehen und zu teilen sind.

1. Schritt: Rahmen des Walkthroughs definieren

Bevor du mit der Aufnahme deines Projekt-Walkthrough beginnst, legst du fest, welche Teile des Projekts erläutert werden sollen. Ein ausführlicher Projekt-Walkthrough kann Folgendes enthalten:

• Projektziel: Erkläre das primäre Ziel des Projekts und wie es mit umfassenderen Geschäftszielsetzungen zusammenhängt.

• Aktueller Status: Teile den aktuellen Status des Projekts mit, einschließlich abgeschlossener Vorgänge, aktiver Aufgaben und verbleibender Lücken.

• Wichtige Meilensteine oder Zeitleiste: Skizziere die wichtigsten Meilensteine, Deadlines oder Phasen, die Stakeholder verstehen müssen. Wenn du größere Projekte in kleinere Meilensteine aufteilst, lässt sich die Arbeit einfacher nachverfolgen und verwalten.

• Wichtige Entscheidungen: Hebe Entscheidungen hervor, für die Beiträge von Stakeholdern erforderlich sind, z. B. Budgetgenehmigungen, Änderungen des Umfangs oder Tool-Käufe.

• Risiken, Blocker oder Abhängigkeiten: Identifiziere potenzielle Risiken, Blocker oder Abhängigkeiten, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Wenn du diese frühzeitig ansprichst, können Teams Hindernisse einplanen, bevor sie den Fortschritt ausbremsen.

• Nächste Schritte und Besitzer: Kläre, was als Nächstes passiert und wer für die jeweiligen Aufgaben verantwortlich ist. Dies gibt den Stakeholdern im Anschluss an den Walkthrough einen klaren Weg vor.

Wenn du den Fokus deines Projekt-Walkthroughs eingrenzt, wird er verständlicher und für Stakeholder leichter nachvollziehbar.

2. Schritt: Projektmaterialien für die Aufnahme vorbereiten

Vorbereitung ist entscheidend, um einen verständlichen, prägnanten Projekt-Walkthrough aufzunehmen. Nimm dir etwas Zeit, um die Materialien zusammenzustellen, die du durchgehen möchtest, bevor du mit der Aufnahme beginnst. Diese Materialien könnten Folgendes beinhalten:

• Jira-Boards, die Workflows visualisieren und größere Projekte in besser handhabbare Aufgaben unterteilen

• Confluence-Seiten mit wichtigen Projektdetails wie dem Projektziel, wichtigen Meilensteinen und Projektbesitzern

• Eine Projekt-Roadmap, mit der du das Projekt von Anfang bis Ende visualisieren kannst

• Ein Foliensatz mit Screenshots und wichtigen Details zum Projekt

• Ein Planungsdokument, das das Projekt klar darlegt, einschließlich der Zielsetzungen, potenziellen Risiken und nächsten Schritte

Wenn du diese Materialien im Voraus vorbereitest, wirkt die Präsentation organisierter und ist für Stakeholder leichter nachzuvollziehen. Dein Walkthrough sollte so kurz wie möglich sein. Auf diese Weise verlierst du keine Zeit damit, mitten in der Aufnahme nach einem Jira-Board, einer Roadmap oder einem Dokument zu suchen.

3. Schritt: Projekt-Walkthrough in Loom aufnehmen

Sobald du den Walkthrough definiert und deine Materialien zusammengestellt hast, kannst du mit der Aufnahme beginnen.

Öffne die Loom-App und klicke auf Record (Aufnehmen). Dadurch öffnet sich ein kleines Fenster, in dem du auswählen kannst, ob du nur deinen Bildschirm oder deinen gesamten Desktop aufnehmen möchtest. Du kannst auch auswählen, welches Mikrofon du verwenden möchtest.

Wenn du bereit bist, die Aufnahme zu starten, drücke Start Recording (Aufnahme starten). Loom erfasst automatisch alles, was du auf dem Bildschirm machst, sodass du die Projektmaterialien einfach durchgehen kannst. Wenn du fertig bist, drücke Stop Recording (Aufnahme beenden).

Tools für Bildschirmaufnahmen wie Loom bieten Stakeholdern eine visuelle Möglichkeit, dem Projekt zu folgen, ohne an einem Live-Meeting teilzunehmen. So können sich Stakeholder den Projekt-Walkthrough zu einer beliebigen Zeit ansehen.

4. Schritt: Eine sprachliche Erläuterung des Projekts hinzufügen

Loom kann deine Stimme und deinen Bildschirm gleichzeitig aufnehmen, aber es ist gar nicht so leicht, klar zu sprechen, während du dich durch jeden Schritt klickst. Deshalb nimmst du am besten ein Voiceover auf, nachdem du die Videoaufnahme abgeschlossen hast, um dein Projekt klar und deutlich zu erläutern.

Ziel ist es, Zuschauer sprachlich durch das auf dem Bildschirm Gezeigte zu führen und dessen Bedeutung zu erklären. Du kannst deine Stimme nutzen, um Prioritäten zu verdeutlichen, zu erklären, wie verschiedene Teile des Projekts zusammenhängen, und Kontext hinzuzufügen, der sich schriftlich möglicherweise nur schwer vermitteln lässt.

Sobald das Video aufgezeichnet wurde, kannst du die Sprachausgabe so oft aufnehmen, wie du möchtest. Deine Beschreibung sollte verständlich und prägnant sein.

5. Schritt: Aufnahme bearbeiten, um sie leicht verständlich zu gestalten

Projekt-Walkthroughs sollten prägnant und leicht nachvollziehbar sein, aber die erste Aufnahme kann Pausen, zusätzlichen Kontext oder Stellen enthalten, die überarbeitet werden müssen. Zum Glück hat Loom einen integrierten Editor mit drei wichtigen Funktionen:

• Schneiden: Mit dieser Funktion kannst du Abschnitte deines Videos mithilfe der Audio-Wellenform entfernen.

• Bearbeiten per Transkript: Identifiziere und entferne Abschnitte von Loom-Videos – nutze dafür das schriftliche Transkript.

• Zusammenfügen: Kombiniere mehrere Videos zu einem einzelnen, längeren Video.

Verwende die Funktion Trim (Schneiden), um alles aus der Aufnahme zu entfernen, was nicht notwendig ist. Zum Beispiel kannst du alle Stellen herausschneiden, an denen du mehrere Sekunden pausiert hast oder nicht finden konntest, wonach du gesucht hast. Du kannst auch alle störenden oder repetitiven Teile herausschneiden, die das Videoerlebnis beeinträchtigen könnten.

Eine fokussiertere Aufnahme ist für Stakeholder einfacher anzusehen und leichter zugänglich und hilft dabei, das Projekt besser zu verstehen.

Schritt 6. Teile das Loom und sammle asynchron Feedback.

Im letzten Schritt teilst du das fertige Loom-Video in den Tools, die dein Team bereits verwendet, damit Stakeholder es im Kontext prüfen können. Du kannst dein Loom zum Beispiel in Slack, Teams, einer Projektbeschreibung oder einem zugehörigen Aufgaben-Thread teilen.

Stakeholder können asynchron Feedback geben, indem sie Fragen und Kommentare in deinem Loom hinterlassen. Das hilft, die Kommunikation ohne ein weiteres Live-Meeting aufrechtzuerhalten, und macht es für alle Beteiligten einfacher.

Feedback von Stakeholdern kann dir helfen, die nächsten Schritte zu präzisieren, Risiken aufzudecken und den Projektplan zu verbessern, bevor die Arbeit bereits zu weit vorangeschritten ist. Ihre Kommentare können dem Team auch helfen, offene Fragen zu lösen und sich auf Hindernisse vorzubereiten.

Best Practices für Projekt-Walkthroughs mit Loom

Wenn du mit Loom einen Projekt-Walkthrough erstellst, helfen dir diese Tipps dabei, das fertige Video verständlicher, nützlicher und leichter zugänglich zu machen.

• Einen klaren roten Faden schaffen: Dein Projekt-Walkthrough sollte von Anfang bis Ende einen klaren roten Faden haben, damit Stakeholder besser verstehen, wie das Projekt die einzelnen Phasen durchläuft.

• Unklarheiten vorgreifen: Möglicherweise gibt es einige Teile deines Projekt-Walkthroughs, die für die Zuschauer verwirrend sein könnten. Versuche, diese Teile prägnanter und leichter verständlich zu gestalten.

• Auf Aktion fokussieren: Hebe während der Anleitung hervor, was sich geändert hat, wichtig ist oder eine Aktion erfordert.

• Für alle verständlich gestalten: Manche Stakeholder sind möglicherweise nicht mit den Tools oder Workflows vertraut, die du während eines Projekts verwendest. Gestalte dein Training daher für Personen mit unterschiedlichem Kenntnisstand.

• Entscheidungen vorantreiben: Nutze deinen Projekt-Walkthrough, um die Qualität nachfolgender Entscheidungen zu verbessern und sicherzustellen, dass das Projekt ein Erfolg wird.

Die Projektkommunikation nachvollziehbarer machen

Projekt-Walkthroughs können Stakeholdern dabei helfen, sich schnell abzustimmen, funktionieren aber am besten, wenn sie prägnant, visuell und für erneute Aufrufe leicht auffindbar sind. Mit Loom können Teams Kommentare, Bildschirmaufnahmen und asynchrones Feedback kombinieren, damit die Projektkommunikation leichter nachzuvollziehen ist.

Loom ist ein leistungsstarkes Tool für asynchrone Zusammenarbeit, mit dem Teams Projekt-Walkthroughs klarer, visueller und flexibler gestalten können, um Stakeholder auch ohne Live-Meetings auf dem Laufenden zu halten. Teste Loom kostenlos und vereinfache deinen nächsten Projekt-Walkthrough.