So erstellst du mit Loom einen effizienten Workflow zur Inhaltsgenehmigung
Die wichtigsten Punkte
Effiziente Workflows zur Inhaltsgenehmigung reduzieren Missverständnisse und beschleunigen Genehmigungen.
Videotools wie Loom können deinen Workflow zur Inhaltsgenehmigung optimieren und den Bedarf an persönlichen Meetings oder endlosen E-Mail-Ketten reduzieren.
Loom ermöglicht es Stakeholdern, mit Zeitstempel versehene Kommentare zu bestimmten Momenten in einem Video zu hinterlassen, um klareres Feedback zu geben.
Durch kurz gehaltene Videos und die Nutzung der Loom-Bibliothek kannst du deinen Workflow zur Inhaltsgenehmigung optimieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Wenn du Inhalte für deine Marke erstellst, sind Inhaltsprüfungen für die Qualität des Endprodukts unerlässlich. Gleichzeitig möchtest du keine wertvolle Zeit mit Prüfungen und Genehmigungen verschwenden. Ohne einen klaren Prozess kann Feedback unübersichtlich werden, es kann vermehrt zu Verzögerungen kommen und Genehmigungen können länger dauern als nötig.
Loom kann dabei helfen, die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten zu optimieren, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Entdecke, wie Loom dir dabei helfen kann, deine Workflows zur Inhaltsgenehmigung zu optimieren.
Was ist ein Workflow zur Inhaltsgenehmigung?
Ein Workflow zur Inhaltsgenehmigung ist der Prozess deines Teams zur Überprüfung, Genehmigung und Finalisierung von Inhalten, bevor sie veröffentlicht werden.
Nehmen wir einen Blogpost als Beispiel. Der Workflow zur Inhaltsgenehmigung beginnt, wenn ein Autor einen Entwurf erstellt. Ein Redakteur überprüft dann den Entwurf auf Tippfehler, Grammatikfehler und ungenaue Informationen. Sobald der Redakteur die Überprüfung des Entwurfs abgeschlossen hat, muss das Dokument möglicherweise an einen PMM oder einen Stakeholder aus der Rechtsabteilung weitergeleitet werden, um die Compliance sicherzustellen. Erst nachdem es alle Bearbeitungsphasen durchlaufen hat, wird es zur finalen Genehmigung vor der Veröffentlichung an einen Content-Manager weitergeleitet.
Ein effizienter Workflow zur Inhaltsgenehmigung bringt deinem Unternehmen mehrere Vorteile. Ein optimierter Prüf- und Genehmigungsprozess reduziert Missverständnisse zwischen Teams und beschleunigt Genehmigungen. Workflows zur Inhaltsgenehmigung tragen durch gründliche Prüfungen auch dazu bei, die Markenkonsistenz und -genauigkeit zu verbessern.
So erstellst du mit Loom in 7 Schritten einen Workflow zur Inhaltsgenehmigung
Loom ist ein effektives Tool zum Erstellen optimierter Workflows für die Genehmigung von Inhalten, insbesondere für Inhaber kleiner Unternehmen. Loom vereinfacht die asynchrone Kommunikation und ermöglicht es dir, Videos mit wichtigen Stakeholdern zu teilen, die Inhalte nach Belieben ansehen und genehmigen können.
Videotools wie Loom helfen Stakeholdern dabei, den Kontext zu verstehen und das Hin und Her per E-Mail zu reduzieren, was Genehmigungen optimieren und Betriebskosten senken kann.
1. Schritt: Die einzelnen Phasen deines Inhalts-Workflows ermitteln
Bevor du Loom einsetzt, musst du zunächst jede Phase deines Workflows bestimmen. Die genauen Schritte in einem Genehmigungsprozess für digitale Inhalte können je nach Team, Inhaltstyp und erforderlichem Prüfungsgrad variieren.
Einige Workflows beginnen mit einer Überprüfung und Genehmigung des Inhalts-Briefings, bevor mit dem Entwurf begonnen wird. Andere beginnen möglicherweise direkt mit der Inhaltserstellung. Von dort aus benötigen Teams möglicherweise eine Prüfung durch Kollegen, eine Genehmigung durch den Manager, eine Prüfung durch einen PMM oder die Rechtsabteilung, das Sammeln visueller Assets oder die finale Vorbereitung auf die Veröffentlichung.
Eine klare Definition dieser Schritte im Voraus hilft dir zu verstehen, wer beteiligt werden muss, wo Genehmigungen stattfinden und welche zusätzlichen Schritte möglicherweise im Laufe des Prozesses hinzugefügt werden müssen.
2. Schritt: Rollen zuweisen, um die Zuständigkeiten für einzelne Phasen zu klären
Der nächste Schritt ist die Zuweisung von Rollen, damit jeder weiß, wer für welche Phase des Inhaltsgenehmigungsprozesses verantwortlich ist.
Du kannst deinen Workflow zur Inhaltsgenehmigung basierend auf der Anzahl der Überprüfungsstufen strukturieren, die jeder Inhalt benötigt. Manche Inhalte benötigen möglicherweise nur eine Überprüfungs- und Genehmigungsrunde, während komplexere Inhalte mehrere Redakteure, eine rechtliche Prüfung und die Genehmigung durch den Manager erfordern können.
Da der Genehmigungsprozess je nach Inhaltstyp variieren kann, ist es wichtig, für jeden Typ von Überprüfung und Genehmigung konkrete Stakeholder zuzuweisen. Wenn du Inhalte für einen Kunden erstellst, kann dieser auch in den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess vor der Veröffentlichung einbezogen werden.
Erstelle eine Liste von Rollen und weise jeder einen Stakeholder zu. Stelle sicher, dass jeder Stakeholder seine Rolle und Zuständigkeiten versteht, damit der Workflow reibungslos läuft.
3. Schritt: Mit Loom einen Video-Walkthrough deines Inhalts aufnehmen
Sobald du einen klar definierten Workflow zur Inhaltsgenehmigung hast und die Stakeholder zugewiesen sind, kannst du mit dem Bildschirmrekorder von Loom einen Walkthrough deines Inhalts aufzeichnen.
Dieses Video ist eine Gelegenheit, deine Inhalte zu präsentieren und Kontext hervorzuheben, der sich schriftlich möglicherweise schwer vermitteln lässt. Konzentriere dich auf die Schlüsselpunkte deines Inhalts, damit die Betrachter ein klares Bild der Benutzeroberfläche und Funktionen erhalten. Erkläre während des Walkthrough, was du zeigst, um Kontext zu liefern, und lade wichtige Stakeholder ein, Feedback zu hinterlassen.
Auch wenn es wichtig ist, den Stakeholdern genügend Kontext zu geben, solltest du auch ihre Zeit respektieren.
4. Schritt: Dein Loom-Video mit Stakeholdern teilen, damit diese es asynchron ansehen können
Sobald du eine prägnante Videopräsentation deiner Inhalte mit Loom aufgenommen hast, kannst du sie mit den Stakeholdern teilen, damit sie diese ansehen können, wann immer sie Zeit haben.
Um ein Loom-Video zu teilen, musst du den Stakeholdern einfach nur einen Link senden. Über diesen Link können Prüfer dein Video zu einem für sie passenden Zeitpunkt ansehen, sodass du nicht alle Beteiligten zur gleichen Zeit einplanen musst, um Inhalte zu prüfen und zu genehmigen.
Du kannst auch Berechtigungen in Loom festlegen, um zu steuern, wer Kommentare hinterlassen oder Änderungen vornehmen kann, sodass Prüfer ganz einfach Feedback geben können.
5. Schritt: Direkt in Loom Feedback mit Zeitstempeln sammeln
Das Sammeln von Feedback über Loom hilft Prüfern dabei, auf potenzielle Probleme aufmerksam zu machen, damit du diese beheben kannst, bevor der Inhalt veröffentlicht wird.
Stelle sicher, dass Prüfer, die Zugriff auf dein Loom-Video haben, auch die Berechtigung haben, Kommentare zu verfassen. Die Prüfer können mit Zeitstempel versehene Kommentare hinterlassen, um präzises Feedback zu einer bestimmten Funktion oder einem Teil der Benutzeroberfläche zu geben, die im Video gezeigt wird.
Loom bietet auch einen zentralen Hub zum Sammeln von Feedback, sodass du alle deine Kommentare an einem Ort verfolgen kannst. Das vereinfacht Überarbeitungen und stellt sicher, dass dir kein wichtiges Feedback entgeht.
6. Schritt: Deinen Inhalt basierend auf Feedback aktualisieren
Nachdem du mit Loom konstruktives Feedback gesammelt hast, solltest du deinen Inhalt anhand dieses Feedbacks überarbeiten, um ihn zu optimieren.
Überprüfe jeden Kommentar zum Loom-Video sorgfältig, insbesondere Kommentare mit Zeitstempel, die auf konkrete Probleme hinweisen. Arbeite die Kommentare einzeln durch, nimm Änderungen vor und stelle sicher, dass jede Aktualisierung das entsprechende Problem löst.
Du kannst auch ein Follow-up-Video aufnehmen, das die Aktualisierungen zeigt, die du basierend auf dem Feedback der Prüfer vorgenommen hast. Dieser Schritt ist nicht immer erforderlich, aber er kann die Transparenz verbessern und Prüfern die Möglichkeit geben, die Änderungen zu bestätigen. Wenn du ein Follow-up-Video aufnimmst, halte es kurz und konzentriere dich darauf, wie du das Feedback umgesetzt hast.
7. Schritt: Inhalte finalisieren und das Loom-Video als Referenz speichern
Der letzte Schritt des Workflows zur Inhaltsgenehmigung ist die Finalisierung deines Inhalts für die Veröffentlichung. Nimm dir etwas Zeit für eine kurze Überprüfung deiner Inhalte, um sicherzustellen, dass alle Genehmigungen vollständig sind, bevor du die Inhalte veröffentlichst. Du musst in dieser Phase kein weiteres Feedback sammeln. Das Ziel ist hier einfach sicherzustellen, dass die zugewiesenen Prüfer am Genehmigungsprozess beteiligt waren.
Bewahre das Video als Referenz oder für Schulungen auf. Nach der Aufzeichnung wird es automatisch in deiner Bibliothek gespeichert, wo du Videos in Ordnern organisieren und später darauf zugreifen kannst. Aufzeichnungen bleiben verfügbar, solange du sie nicht löschst.
Tipps zur Optimierung deiner Workflows zur Inhaltsgenehmigung mit Loom
Wenn Loom richtig eingesetzt wird, eignet sich die Lösung ausgezeichnet zur Optimierung des Workflows zur Inhaltsgenehmigung. Hier sind einige Tipps dazu, wie du mit Loom Engpässe im Prozess zur Inhaltsüberprüfung beseitigen kannst:
Kurz halten: Lange Videos aufzunehmen, um jedes Detail zu zeigen, mag hilfreich erscheinen, kann aber den Überprüfungsprozess verlangsamen. Kurze, fokussierte Videos helfen dabei, den Feedback-Zyklus zu beschleunigen.
Kommentare mit Zeitstempeln nutzen: Kommentare mit Zeitstempel ermöglichen es Prüfern, zu bestimmten Momenten in einem Loom-Video präzises Feedback zu hinterlassen.
Loom-Bibliothek verwenden: Wenn du ein Video mit Loom aufnimmst, wird es automatisch in der Loom-Bibliothek gespeichert, es sei denn, du löschst es. Verwende die Loom-Bibliothek, um ältere Videos für Schulungen oder zukünftige Referenzen zu archivieren. Du kannst die Loom-Bibliothek strukturieren, indem du Ordner für verschiedene Inhaltstypen anlegst.
Genehmigungen vereinfachen und Inhalte schneller fertigstellen
Jetzt ist ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um Loom in deinen Workflow für die Genehmigung von Inhalten zu implementieren und so Engpässe und Missverständnisse zu reduzieren. Asynchrones Arbeiten mit Loom funktioniert so einfach wie das Aufnehmen eines Videos und das Teilen des Links mit wichtigen Stakeholdern.
Sobald du Loom implementiert hast, um den Prozess zur Inhaltsgenehmigung zu optimieren, verfolge und optimiere deinen Prozess mit der Zeit weiter, um die Genehmigung noch reibungsloser zu gestalten. Je weniger Zeit du mit dem Sammeln von Feedback verbringst, desto mehr Zeit bleibt dir, um dich auf die Erstellung starker Inhalte und das Wachstum deines Unternehmens zu konzentrieren.