Lixil + Atlassian
アトラシアンの多彩なソリューション群を連携させ、 システム開発から IT サポート管理まで多岐にわたる業務を効率化
業界
製造業
場所
日本、東京都
従業員
15,265人 (2020 年 3 月現在)
製品
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課題
- 課題・タスク管理に共有ファイルサーバーにあるExcel を用いていたが、ファイルが分散・増大して業務の遂行状況の把握が困難に
- ヘルプデスク業務の効率化による、ユーザー満足度の向上
- 円滑なリモートワークの実現に向けたクラウドサービスの活用
効果
- Jira Software と Confluence の併用で、数百〜1000件のメール確認にかかっていた時間がゼロに
- Jira Service Desk (現 Jira Service Management) の導入で、IT関連の申請から対応までの期間を5営業日から1、2営業日に短縮
- クラウド版のアトラシアン製品を採用し、円滑なリモートワークの遂行を実現
IT サービス業務の効率化を目指しアトラシアンの製品群を導入
2011 年、住宅設備機器・建材メーカーのトステム、INAX、新日軽、サンウエーブ工業、東洋エクステリアの 5 社が合併し設立された LIXIL。キッチンやバスルーム、トイレといった住宅設備機器に加え、窓やドア、インテリア、エクステリアといった建材製品を開発し、日本国内に留まらずグローバルに提供しています。
LIXIL は IT サービス業務の効率化に向け、2017 年からアトラシアンのプロジェクト管理ツール「Jira Software」、コラボレーション ツールの「Confluence」、2018 年から IT サービス デスク ツールの「Jira Service Desk (現 Jira Service Management)」を活用し、多くの成果を上げています。
これまで同社では、システム開発における仕様策定や進捗管理、課題管理に加え、他部署からの IT 部門への依頼事項まで、課題・タスクの管理を Excel で行っており、ファイル サーバー上にプロジェクトごとにフォルダを作成して保管していました。しかし、「プロジェクトの増加とともに膨大な数のファイルが作られ、どれが最新版か分かりにくいだけではなく、必要な情報を探そうにもファイル名でしか検索できないという課題が浮上していました」とデジタル部門 デジタル テクノロジー センター エンジニアの早川敬暁氏は説明します。
同じくデジタル テクノロジー センター エンジニアの葉原東昇氏も「それらのファイルはメールで社内外の関係者に送受信されていたため、担当者で 1 日 100 通以上、上席になれば 1,000 通以上に達するなど、膨大なメールのやり取りが発生していました。加えて関係者にも同報メールで送られるため、どれが自分の業務に関係するのか、チェック作業にも毎日 1 時間以上を要していました」と話します。
Jira Software と Confluence の連携でタスク管理の効率化と業務の見える化を実現
これらの課題解決の中心的な役割を担ったのが、Jira Software です。システム開発から Web サイトの更新依頼、インフラ構築・運用などIT に関する業務を Jira Software でプロジェクト化して課題・タスク管理を実施しました。現在では、管理しているプロジェクト数も 800 以上に達しています。葉原氏は、「Jira Software の活用で多くの業務がワークフローに基づいて遂行されるようになり、生産性は大幅に向上しました。また、プロジェクトの進捗状況など、最新情報を把握したい場合にもチケットを検索すれば、すぐに見つけられます」と強調します。
「リモートワークでも変わらず使いやすい、さらにはアップデートによる機能追加の恩恵を受けられるクラウド版のメリットを実感しながら利用しています」
株式会社 LIXIL デジタル部門 デジタル テクノロジー センター エンジニア 早川 敬暁 氏
「メールでのやり取りも激減しました。チェックに要する時間も 1 時間からほぼゼロになり、重要な情報を見落とすこともなくなりました。今後、Jira Software のアカウントは 2,000 にまで拡大する予定ですが、2,000 人 × 1 時間ぶんの削減が図られることで、より多くの社員がコア業務に専念できるようになると期待しています」(葉原氏)
Jira Software は他部署でも利用が拡大、デザインや研究など製品開発部門でのタスク管理、マーケティング部門における広告施策等の管理でも活用されています。
一方、Confluence も利用シーンを広げています。ソフトウェア開発部門では仕様や要件定義書、テスト作業一覧や会議の議事録等、資料として残すべきものをConfluence で作成するようになりました。葉原氏は、「Confluence では Jira Software との連携により、チケット ナンバーを介して関連するタスクを表示できます。たとえば議事録では、この機能でタスクの詳細を把握したうえでコメントを追記したり、メンション機能で担当者に確認したりしています」と説明します。
「近年のテレワーク推進でも、アトラシアンの製品群が有効策の 1 つとなったことは確かです」
株式会社 LIXIL デジタル部門 デジタル テクノロジー センター エンジニア 葉原 東昇 氏
「共同編集機能が便利ですね。会議中に Confluence で作成した議事録に出席者全員がアクセスして同時に書き込んだり編集を行ったりすることで、後から議事録を作成して、関係者にメールで一斉送信することもなくなりました」(葉原氏)
この結果、議事録作成に要する時間が大幅に削減されたほか、事前に Confluence で作成した資料を参照してから会議に臨むようになったことで、会議の時間自体も半減したといいます。また、週報の作成にも Confluence が利用されており、Jira Software との連携で担当者が手掛ける案件の進捗状況も上司が把握できるようになっています。
Jira Service Desk の活用で、申請対応も 5 営業日から 1、2 営業日に短縮
IT サービス デスクの役割を一手に担っているのが、Jira Service Desk です。従来は申請者が Excel のフォーマットに依頼事項を記入しメールで送信後、窓口からの返信を待つという流れでしたが、今では Jira Service Desk を申請窓口とした業務フローが確立しています。早川氏は、「申請者はチケットが登録された時点で『依頼が受け付けられた』という安心感を得られています。また、サポート側も『いつ、どんな依頼が来たのか』を関係者がすべて把握できるようになり、担当者が休暇の場合でもコメントやステータスを見て進捗状況を確認して対応できるようになりました」と、その効果を説明します。葉原氏も「Jira Service Desk の導入以後、サポート デスク業務が効率化され、5 営業日から 1、2 営業日で申請に対応できるようになりました」と話します。また、頻繁に寄せられる問い合わせについてはナレッジベースのポップアップ機能も活用しているといいます。
このほか、LIXIL ではチーム向け Git コード管理ツール「Bitbucket」も採用し、中国の開発拠点とベトナムの開発パートナーとの間でJira Softwareとの連携も活用し、スムーズなソース コード管理も実現しています。
アトラシアンのソリューションを活用し、様々な業務効率化を実現した LIXIL。葉原氏は、「近年のテレワーク推進でも、アトラシアンの製品群が有効策の 1 つとなったことは確かです。今後は同社の製品をもっと社内に啓発することで、さらなる生産性向上を促していきたいです」と評価します。また、早川氏も「小〜大規模なプロジェクトに活用できることがアトラシアン製品の長所だと思います。リモートワークでも変わらず使いやすい、さらにはアップデートによる機能追加の恩恵を受けられるクラウド版のメリットを実感しながら利用しています。この利便性を活かし、アトラシアンのソリューションを海外のグループ企業にも展開し、IT の CoE (Center of Excellence) を加速させていきたいと考えています」と、意欲を語りました。
クラウドでシームレスかつ安全にコラボレーションして、組織のワークフローを変革
情報共有からワークフロー整備、IT サービス管理まで、アトラシアンのソリューションをフル活用して社内業務を大幅に効率化。
InVision がアトラシアン製品と Slack によってツールの一元管理とリモートチームの拡張を実現した方法。