Template do rastreador de itens

O template do rastreador de itens do Jira é uma ferramenta essencial que ajuda os gerentes de projeto a dividirem tarefas grandes em partes menores para aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho.

Usar template

melhor para

Gerenciamento de projeto
Operações

Principais funções

Planejamento de tarefas
Priorização
Gestão de pipelines

O que é um template do rastreador de itens?

Planilha de registro

O template do rastreador de itens inclui uma planilha de registro para documentar e organizar vários itens. É uma maneira simples de acompanhar os problemas, os status deles e as respectivas soluções para garantir que você não deixe nada passar despercebido.

Uma planilha de registro bem mantida oferece uma visão em tempo real da integridade das tarefas. Isso não é apenas uma lista, mas uma ferramenta dinâmica que fornece alertas, lembretes e relatórios. As equipes podem personalizar as planilhas de registro com filtros e tags para fazer com que os itens sejam mais gerenciáveis. Assim, as equipes ficam sempre por dentro do status dos elementos mais importantes do projeto.

Documento personalizável

O template do rastreador de itens não é um documento estático. Na verdade, ele pode ser personalizado para atender aos requisitos exclusivos do projeto. Personalize o template para que ele combine com o fluxo de trabalho da equipe, com as especificidades do projeto e com a natureza dos itens que você está acompanhando.

O template pode crescer e mudar assim como seu projeto: de uma lista simples de tarefas usada no primeiro dia a uma descrição abrangente das tarefas, dependências e relatórios à medida que o projeto amadurece. Essa adaptabilidade é muito útil quando você adota metodologias como um quadro Kanban para visualizar os fluxos de trabalho do gerenciamento de projetos.

O que está incluso no template do rastreador de itens?

Informações do item

Todo item inserido no template de acompanhamento de itens tem uma descrição detalhada. Assim, todos os membros da equipe entendem o contexto do problema e contribuem para que a solução. É como criar um registro de itens, em que as informações são fundamentais para a resolução.

Insights

Com esse template, as principais informações do projeto estão sempre ao seu alcance. Entenda o escopo do projeto, o cronograma e as responsabilidades com rapidez. Esse nível de detalhe e organização é essencial ao criar um rastreador de itens que, de fato, ajude a sua equipe.

O rastreador de itens certo oferece visibilidade sobre a integridade do projeto, alocação de recursos e possíveis gargalos. Não se trata apenas de saber o que precisa ser feito, mas de prever e se preparar para o inesperado e manter o projeto no caminho certo.

Visualização Cronograma

A visualização do cronograma é fundamental para ajudar as equipes a entender a cronologia dos itens. Ela também ajuda as equipes a entender o impacto sobre o progresso do projeto e a se preparar conforme necessário. A visualização serve como recurso visual e ferramenta estratégica para ajudar a gerenciar e priorizar tarefas com eficiência. Ela também oferece perspectivas cronológicas claras, essenciais para rastrear dependências e prever possíveis gargalos no projeto.

Como começar a usar o template do rastreador de itens

1
Identifique o tipo do item
Comece categorizando os itens conforme sua natureza. Essa etapa ajuda a priorizar e resolver as complicações críticas primeiro. Compreender e organizar os backlogs do produto é uma etapa crucial no processo para alinhar os itens com as metas e resultados gerais do projeto. Ela também possibilita uma comunicação melhor dentro da equipe sobre o que precisa ser feito e por quê.
2
Reúna as informações do item
Junte todas as informações relevantes sobre cada item, como origem, status atual e possíveis soluções. Quanto mais detalhadas elas forem, mais fácil vai ser resolver o item. O processo é parecido com a criação de registros de itens, em que a minuciosidade leva à eficiência. A documentação detalhada ajuda a criar uma base de conhecimento para referências futuras e a evitar a repetição de itens.
3
Estabeleça os fluxos de trabalho
Defina fluxos de trabalho claros e eficientes para cada tipo de item. Fluxos de trabalho bem estruturados garantem resoluções rápidas e minimizam os impactos no projeto. Essa etapa é ainda mais importante em ferramentas como o Jira, com fluxos de trabalho bastante personalizáveis. O gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho também contribui para a transparência na comunicação e estabelece expectativas claras para os membros da equipe.
4
Atribua responsabilidades
Atribua a propriedade de cada item a membros da equipe específicos. Responsabilidades claras geram comprometimento e garantem que os membros da equipe se esforcem para resolver todos os itens. Garantir que todos os itens tenham alguém trabalhando em uma solução simplifica o processo e promove um senso de propriedade e responsabilidade entre os membros da equipe.
5
Defina a prioridade
Priorize os itens conforme a urgência e o impacto. Essa etapa garante que a equipe se concentre nas complicações críticas primeiro. A priorização também garante que recursos sejam alocados para os itens mais urgentes, investindo a quantidade certa de tempo e esforço.
6
Faça revisões e atualizações regulares
O status de um item pode mudar com rapidez. Revise e atualize o rastreador com frequência para apresentar o status atual de cada item e do projeto em geral. Um processo contínuo é vital para manter a precisão da visão geral do progresso do projeto e se adaptar a todas as alterações ou novos desafios. Atualizações consistentes proporcionam visualizações em tempo real da integridade do projeto e ajudam a tomar decisões informadas.