Como a Datasite gerou mais de US$ 500 mil em economia de produtividade em cinco meses e transformou o desenvolvimento de produtos com a Atlassian

Desafio: as equipes da Datasite, fornecedora global de SaaS de soluções de automação e colaboração de fluxo de trabalho alimentadas por IA para fusões e aquisições (M&A), investimentos e projetos estratégicos, precisavam melhorar a eficiência, fortalecer a conformidade e mudar de um planejamento fragmentado para um planejamento dinâmico em tempo real. Com muitas metas e sem uma fonte única de informações, as equipes não tinham tempo nem foco suficientes para levar adiante o trabalho mais significativo, e os executivos não tinham visibilidade para acompanhar o progresso e o desempenho. 

Solução: a Datasite implementou a Strategy Collection e a Teamwork Collection da Atlassian, conectadas ao Jira Product Discovery e ao Jira Service Management, para criar uma plataforma unificada que conecta equipes para elas poderem trabalhar juntas com mais rapidez e inteligência.

Impacto: a empresa mudou de relatórios estáticos e uma mentalidade de fábrica de funções para uma nova forma de trabalhar, mais focada em resultados e inovação. Essa transformação já economizou milhares de horas e atingiu 10 vezes o ROI em apenas alguns meses.

Menos reuniões, mais significado: a transformação da Datasite com a Atlassian

Mesmo que você nunca tenha ouvido falar da Datasite, é provável que conheça as fusões e aquisições que a plataforma da empresa facilitou. Em 2025, a Datasite viabilizou mais de 39 mil projetos, incluindo quatro dos cinco maiores negócios globais. Como afirma JR Harrell, vice-presidente executivo de capacitação e operações de produtos: “Qualquer grande transação reportada no The Wall Street Journal, no The New York Times ou no Financial Times, é provável que tenha sido feita em nossa plataforma”.

A estratégia e a execução da Datasite estavam dispersas em ferramentas fragmentadas e documentos estáticos, levando as equipes a passarem muito tempo em reuniões, pesquisando e gerando relatórios, em vez de criar e inovar. JR percebeu que a empresa não precisava apenas de outra ferramenta, mas de uma nova forma de trabalhar. 

Para ajudar a fazer essa mudança, a Datasite recorreu à Atlassian. Ao implementar a Strategy Collection e a Teamwork Collection da Atlassian, a empresa criou uma plataforma unificada que ajudou a:

• Eliminar mais de 4 mil reuniões — representando mais de US$ 500 mil em economia de tempo — apenas nos primeiros cinco meses

• Racionalizar os ORCs de 216 para três objetivos e 12 principais resultados em toda a empresa

• Substituir relatórios estáticos e demorados por painéis de autoatendimento em tempo real

Com toda a empresa trabalhando da mesma forma na mesma plataforma, as equipes da Datasite podem se unir para oferecer um trabalho ainda melhor — e fechar negócios com os clientes — com mais rapidez.

Uma solicitação executiva desencadeia a mudança para uma forma mais conectada e produtiva de trabalhar

Antes da Atlassian, a Datasite tinha mais de 200 objetivos e resultados-chave (ORCs), mas não tinha uma fonte única de informações nem um centro de colaboração para ajudar as equipes a trabalhar e monitorar essas metas em tempo real. O calendário se tornou a ferramenta de coordenação padrão de todos, muitas vezes gerando conflitos de agenda duplos ou triplos.  

O diretor de produto Doug Cullen, responsável pela equipe de capacitação e operações de produtos de JR, resumiu o problema: “Preciso da visão do chão de fábrica — não de um resumo, nem de uma apresentação, mas de uma visão ao vivo de tudo, desde a estratégia até o trabalho entre equipes”.

Essa demanda por uma “visão do chão de fábrica” foi o catalisador da transformação da Datasite. Era hora de sair do ciclo interminável de reuniões e evoluir seus processos e plataformas para que as equipes pudessem dedicar mais tempo ao trabalho que mais importa.

Novas soluções surgem de um parceiro de longa data

JR descobriu que otimizar a plataforma Atlassian da Datasite ajudaria a empresa na transição para um planejamento mais dinâmico e em tempo real e viabilizaria maior colaboração, transparência e eficiência durante a execução. 

No âmbito da estratégia, a Datasite implementou a Strategy Collection da Atlassian (Foco, Talento e Alinhamento) para oferecer aos líderes a visão em tempo real da estratégia à execução que eles estavam sentindo falta. No âmbito da execução, a empresa fez upgrade para a Teamwork Collection da Atlassian para conectar suas instâncias existentes do Jira e do Confluence, adicionando ao mesmo tempo o Loom para reduzir excesso de reuniões. Com o Rovo funcionando em todos esses aplicativos, os funcionários da Datasite também ganharam um colega de equipe de IA para ajudar a encontrar respostas com mais rapidez, tomar decisões ainda melhores e automatizar o trabalho. 

A equipe de JR contratou os Serviços de consultoria da Atlassian para orientação estratégica e suporte técnico durante todo o processo. “Se você contratar os serviços de consultoria da Atlassian, não precisa ter um plano — só precisa saber os resultados que quer alcançar”, diz JR. “Se você já sabe o que quer fazer e por que fazer, a Atlassian mostra como fazer. Com a ajuda da Atlassian, tivemos um progresso impressionante em um curto período de tempo.”

Construção de uma plataforma unificada em que as equipes transformam ideias em impacto

Conectar a Strategy Collection e a Teamwork Collection com outros aplicativos Atlassian da Datasite — Jira Product Discovery e Jira Service Management — criou um System of Work unificado que sustenta todo o ciclo de vida do produto. A Datasite chama isso de “Estrutura da ideia ao impacto”.

“Agora temos um fluxo de trabalho em que podemos monitorar o trabalho desde a ideia até a descoberta, o desenvolvimento, o lançamento, o monitoramento e a medição”, diz JR. “Podemos acompanhar esse fluxo de ponta a ponta na Atlassian.”

Veja como funciona:

1. A Datasite usa a Teamwork Collection e a Strategy Collection para unificar e colaborar na definição de metas e no planejamento estratégico.

2. As ideias são centralizadas por meio do Jira Service Management e do Jira Product Discovery, usando Agentes Rovo para fazer a triagem e pontuar novas iniciativas com rapidez.

3. As ideias aprovadas são transferidas para o Jira, e as demais permanecem no backlog do Jira Product Discovery com o contexto completo para análise futura.

4. As equipes usam a Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) para execução colaborativa — gerenciando a entrega no Jira, armazenando conhecimento no Confluence e usando agentes Rovo e Loom para autoatendimento e comunicação.

5. Os líderes confiam em painéis em tempo real para rastrear o progresso e na Strategy Collection para manter a execução alinhada com a estratégia.

Essa estrutura proporcionou a “visão do chão de fábrica” que os líderes queriam, além da colaboração e visibilidade que as equipes precisavam para trabalhar com mais rapidez e inteligência. Doug diz: “Todas essas ferramentas se unem de uma maneira específica que cria esse efeito multiplicador de força. A gente consegue gerar valor em seis meses durante um período muito movimentado na Datasite, e isso foi transformador.”

Loom e Rovo: os novos aceleradores da Datasite

Na Teamwork Collection, os funcionários demonstraram grande interesse pelo novo aplicativo Loom e pelo Rovo. Eles substituíram as reuniões consecutivas por vídeos curtos do Loom, usando o tomador de notas de IA do aplicativo para tornar as reuniões restantes mais eficientes.

Por exemplo, a Datasite transformou uma grande reunião mensal de análise de negócios em uma conversa menor e focada, guiada por sua plataforma Atlassian. “Passamos de uma análise de negócios mensal de 125 pessoas e duas horas para uma reunião de 15 pessoas baseada na nossa estrutura da Atlassian e uma breve recapitulação do Loom que vai para todas as outras pessoas. Essa é uma redução de 90%, o que representa uma grande economia de tempo e dinheiro”, explica JR. “Essa recapitulação também passa a fazer parte do nosso conhecimento organizacional. Assim, outras pessoas podem pedir ao Rovo que as atualize sobre a reunião ou que encontre informações específicas sobre ela.”

Com o Rovo, a liderança da Datasite pode responder de imediato a perguntas como “Quais iniciativas estão impactando a rotatividade neste trimestre?” e criar relatórios ao vivo, eliminando a necessidade de atualizações manuais de status. JR diz que isso foi um divisor de águas para funcionários e líderes. “No começo, pensei que seria um desafio atrair executivos para o Rovo, mas eles estão obcecados por ele. A primeira coisa que eles fazem pela manhã é conversar com o Rovo para obter informações de autoatendimento e ver como as coisas estão indo em tempo real.”

De “relatório sobre o trabalho” a “o trabalho é o relatório”

As equipes da Datasite se concentram no ROI em tudo o que fazem, incluindo essa transformação. Só nos primeiros meses, os resultados foram impressionantes.

“Deixamos de passar horas toda semana fazendo relatórios sobre o trabalho para um novo mantra: 'O trabalho é o relatório'”, diz JR. “A gente se concentra em construir e inovar, e o sistema relata o trabalho em tempo real.”

Doug atesta que essa mudança proporcionou a visibilidade que ele queria — e muito mais: “A Strategy Collection e a Teamwork Collection da Atlassian, mais o Rovo, oferecem uma 'visão clara do chão de fábrica' para nossos líderes e um único hub para as equipes colaborarem. Isso ajudou a melhorar nosso alinhamento estratégico, foco, eficiência e visibilidade, eliminando mais de 4 mil reuniões e gerando economia de tempo de mais de US$ 500 mil em apenas quatro meses”.

JR diz que essas melhorias na plataforma não estão apenas apoiando as novas formas de trabalho da Datasite, mas também impulsionando uma mudança cultural mais profunda que está atingindo seus clientes: “Com o System of Work da Atlassian, passamos de uma fábrica de funções para uma empresa inovadora baseada em resultados. Isso tem sido transformador para nossas equipes, clientes e negócios”.

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