Casas Bahia migra para a Atlassian cloud, permitindo reduzir custos em 93% e maximizar a eficiência

Desafio: ter acesso a atualizações e novas funções da Atlassian sem aumentar os custos ou comprometer o alinhamento da equipe e a experiência do usuário.

Solução: migrar para o Atlassian Cloud, realocando a economia com a substituição de ferramentas e integrando aplicativos em nuvem.

Impacto: uma migração bem-sucedida, mais eficiência e redução de custos. Agilidade aprimorada, acesso a novas funções e melhor gerenciamento de dados e projetos.

O Grupo Casas Bahia migra para o Atlassian Cloud e descobre todo o potencial da versão em nuvem

O Grupo Casas Bahia, antes conhecido como Via Varejo, encarou o desafio de migrar sua infraestrutura altamente personalizada para a nuvem. O objetivo dessa migração é otimizar processos, reduzir custos e ter sempre acesso às mais recentes atualizações da Atlassian. A migração foi concluída com sucesso usando produtos da Atlassian, como o Jira e o Confluence, além de integrações inteligentes com outras ferramentas.

O Grupo Casas Bahia usa o Jira desde 2017 integrado a plugins, como EazyBI e ScriptRunner, para simplificar o gerenciamento de projetos e automatizar processos. O Confluence serviu como um repositório de conhecimento vital, com personalizações estratégicas que melhoraram a visibilidade dos dados organizacionais e garantiram o acesso contínuo de todos os envolvidos, das equipes de desenvolvimento à alta gerência. Além disso, o Jira desempenhou um papel central na coordenação do principal projeto anual da empresa, a Black Friday.

A decisão de migrar para a nuvem foi motivada por vários fatores. A infraestrutura existente, construída com base no plano Jira Data Center para 2.000 usuários, acabou se tornando um gargalo para os avanços da TI. Muitos aplicativos, incluindo o Confluence, estavam sendo executados em versões desatualizadas que não recebiam mais o suporte adequado. Isso limitava a capacidade da equipe de inovar e dimensionar com eficácia.

Mas o principal fator para a migração foi a possibilidade de receber atualizações mais rápidas e eficientes diretamente da Atlassian, além da integração perfeita entre os produtos do pacote. A empresa também pretendia preparar suas operações para o futuro expandindo para outras soluções, como o Jira Product Discovery, se manter alinhada com o ritmo acelerado da inovação da Atlassian e maximizar os benefícios das novas funções e melhorias.

“Com a migração na nuvem, ficamos tranquilos com relação às atualizações da infraestrutura e dos aplicativos, pois a Atlassian se encarrega de manter tudo atualizado para garantir que a gente tenha as melhores versões, disponibilidade e segurança”, disse Daiane Conte, especialista em CoE de Ágil.

Embora o Grupo Casas Bahia já estivesse considerando a migração na nuvem há algum tempo, o alto custo (superior a 60% do orçamento de renovação alocado) a princípio tornava essa iniciativa inviável.

Ao aproveitar de maneira estratégica o pacote da Atlassian e a capacidade de integração com aplicativos de terceiros (como o Whiteboards da Appfire), a empresa otimizou a própria cadeia de ferramentas e eliminou licenças de software redundantes, diminuindo os custos anuais de R$ 1,2 milhão para apenas R$ 90.000, uma redução de 92,5%. Essa otimização financeira não só permitiu que o Grupo Casas Bahia prosseguisse com a migração na nuvem sem estourar o orçamento anual, mas também resultou em uma economia adicional de 15%.

O processo de migração

Após a aprovação de migração para a nuvem pela diretoria, foi necessário conquistar as demais áreas da organização, superando a resistência à mudança. 

Para enfrentar esse desafio, houve um esforço constante de alinhamento com os times e áreas, visando a eliminação de dependências e garantindo que todos estivessem alinhados com os objetivos da migração. Isso demandou um mapeamento detalhado de dependências e atividades.

A primeira etapa prática do processo de migração foi a integração dos usuários ao ambiente de nuvem. Em seguida, foi necessário criar uma versão de testes no ambiente sandbox, migrando os projetos mais críticos. Isso permitiu mapear com a equipe de QA quais funcionalidades já existiam no Data Center e quais seriam os principais pontos de atrito que poderiam interferir na experiência do usuário na nova versão.

“Tivemos algumas dificuldades que foram rapidamente sanadas, como por exemplo o uso do HTML em páginas do Confluence, que era nativo na versão Data Center, e no Cloud foi facilmente substituído pelo app correspondente” pontuou Analista do COE de Agilidade Edimara Souza. 

Com tudo preparado, também foi conduzido um processo de comunicação interna contínuo para manter as equipes informadas sobre a migração.

O tempo total da migração foi de aproximadamente quatro meses, com três meses dedicados à preparação e um mês para a migração efetiva.

Devido ao grande volume de dados no Jira Server (superior a 1TB), a migração foi realizada em fases. Inicialmente, previa-se sete fases de migração, mas o Assistente de Migração da Atlassian otimizou o processo à medida que a migração avançava, reduzindo para cinco fases.

“O processo de migração nos trouxe diversas surpresas positivas. Destaco a velocidade de transmissão dos dados entre o ambiente Data Center e o ambiente Cloud, que foi com desempenho bem superior ao esperado, fazendo com que terminássemos toda migração em 2/3 do tempo estimado. Além disso, todo suporte e apoio do Parceiro de Soluções Nimble ao longo do processo foi fundamental para sanar eventuais dificuldades e garantir toda segurança do processo. Estou muito satisfeito com toda experiência,”, comentou Gerente no COE de Agilidade​ Renato Passero.

Os ganhos com a migração para a versão cloud

A equipe reconheceu rapidamente os inúmeros benefícios em termos de desempenho e agilidade proporcionados pela migração para a versão cloud. Diversas funcionalidades e soluções mais recentes estavam disponíveis apenas nessa versão, o que potencializou ainda mais a colaboração entre as equipes internas. "Atlassian cloud trouxe novas funcionalidades que permitiram sincronizar épicos com o Atlassian goals, dar feedbacks, fazer o sincronismo semanal, tudo na mesma plataforma," destacou Agile Tools Team Leader​ Daiane Conte. 

Além disso, foram percebidos benefícios significativos em termos de segurança. A implementação do login SSO (single sign-on) desempenhou um papel crucial, simplificando a gestão de acessos, algo que não estava disponível na versão servidor. Adicionalmente, a segurança oferecida pela Jira Cloud atendeu a todas as necessidades da empresa, permitindo a disponibilização pública na VPN e garantindo acesso total aos conteúdos do Confluence e outras funcionalidades que antes estavam limitadas.

A migração para o cloud trouxe novas integrações e funcionalidades, como destacou Viviane Moreira, Analista do COE de Agilidade: “Uma delas foi Atlassian Intelligence, a IA consegue otimizar processos e aumentar a eficiência dos usuários, procurando por respostas mais ágeis, com edição de conteúdo ou resumos, páginas de forma mais fácil e ágil.”

Houve também significativa redução no tempo necessário para importar dados dos projetos para os dashboards de Gestão à Vista da empresa. Anteriormente, utilizando o Data Center, esse processo demandava até oito horas. No entanto, com a transição para a versão em nuvem, esse tempo foi reduzido para apenas 40 minutos.

O tempo de atualização incremental do Data Center também experimentou uma diminuição. Anteriormente, levava-se cerca de três horas para realizar essa atualização, mas com a migração para a Atlassian Cloud, esse tempo foi reduzido para apenas uma hora.

O sucesso da migração para a nuvem reafirma o compromisso do Grupo Casas Bahia em adotar soluções tecnológicas avançadas para otimizar operações e fortalecer a colaboração interna. Com ganhos expressivos em desempenho, segurança, e eficiência, a empresa está agora preparada para continuar inovando e liderando o setor varejista no Brasil.