Jak stan Utah opuścił wszystkie centra danych Atlassian lata przed terminem i migrował do chmury

Wizja przyszłości

Kiedy biuro gubernatora Utah uruchomiło strategiczny projekt w celu odkrycia głównych problemów różnych agencji stanowych, udało się wskazać kilka kluczowych wyzwań związanych z transformacją cyfrową: brak możliwości bezpiecznego dostępu do plików podczas pracy zdalnej, opóźnienia z powodu separacji zespołów i infrastruktury oraz znaczne zasoby potrzebne do utrzymania i aktualizacji systemów serwerowych. Migracja do chmury była okazją do rozwiązania tych problemów i pomocy zespołom z całego stanu w optymalizacji ich działalności. „Jako niezbędna struktura stan Utah dążył do zmian” — mówi Elisa Aviles-Bodoin, rzeczniczka Atlassian Enterprise. „Nie unikali wyzwania i postrzegali je jako okazję, aby wdrożyć oczekiwane zmiany i wprowadzić praktyki modernizacyjne w nową erę. To zapewniło ich zespołom efektywność w przyspieszonym tempie”.

Corona Ngatuvai, były główny architekt techniczny wydziału DTS w departamencie operacji rządowych w Utah, przypomina, że analizowanie migracji do chmury otworzyło również drzwi do modernizacji procesów i narzędzi w celu szybszej realizacji zadań, optymalizacji budżetów i korzystania z zalet chmury. Umożliwiłoby to organizacji zwiększenie zwinności i zapewnienie maksymalnej efektywności obsługi mieszkańcom stanu Utah przy mniejszej ilości zasobów.

Kilka zespołów w całym rządzie stanowym już korzystało z narzędzi Atlassian, w tym Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence i Atlassian Access. Trello stało się szczególnie popularne jako intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami, którego każdy mógł się szybko nauczyć. Ponieważ rozprzestrzeniło się szybko i naturalnie, wielu pracowników utworzyło własne instancje, nieświadomie stwarzając w ten sposób zagrożenie dla bezpieczeństwa. Na szczęście dział IT wyłapał te problemy za pomocą Atlassian Access i zgłosił kierownictwu potrzebę strategicznego wprowadzenia bardziej scentralizowanego, bezpieczniejszego ekosystemu opartego na chmurze, aby wyeliminować niedociągnięcia i zoptymalizować koszty.

Gdy wydział DTS w departamencie operacji rządowych w Utah opracowywał plan migracji do chmury, który miał zostać przedstawiony kierownictwu, współpracował z Elisą Aviles-Bodoin, ekspertką ds. produktów Atlassian Enterprise, aby opracować strategię migracji etapowej z uwzględnieniem gotowości każdej agencji, budżetu i osi czasu odnowienia licencji. To etapowe podejście, a także zadbanie o przejrzystość planu migracji, pomogło zdobyć przychylność użytkowników i interesariuszy w celu wypracowania nowego poziomu zaufania między osobami, korzystającymi z systemu, i partnerami.

Po kilku rozmowach z kluczowymi interesariuszami w stanie Utah zespół DTS uzyskał zgodę na migrację do Atlassian Cloud Enterprise i ponownie skoncentrował się na opracowaniu planu urzeczywistnienia wizji stanu.

Wiele centrów danych, jedna iteracyjna migracja, 2,5 roku przed terminem

Ponieważ wydział DTS zaplanował migrację stanu, zdecydowano się na wykorzystanie infrastruktury chmurowej w modelu hybrydowym, migrując stanowe oprogramowanie Atlassian z centrów danych do sieci wielochmurowej z obsługą jednej domeny, zachowując kilka specjalnych wyjątków na serwerach w mniejszym, stanowym centrum danych.

Wydział zdrowia i opieki społecznej jako pierwszy rozpoczął migrację swoich narzędzi Atlassian do chmury, a w jego ślady poszły inne agencje. Wydział DTS wykorzystał rozwiązania Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager i Atlassian Cloud Migration Support Engineer, aby usprawnić przebieg tego procesu. Po przeglądzie prawnym i przeglądzie zabezpieczeń zespół przeanalizował aplikacje Atlassian ze sklepu Marketplace każdej agencji stanowej, aby ustalić, które z nich powinny zostać przeniesione do chmury na podstawie użycia, wymagań i kompatybilności, a także które z nich wymagałyby zmodyfikowania lub przeprojektowania.

Po zakończeniu wszystkich przeglądów, audytów i mapowania organy administracji stanowej dokonały stopniowej migracji systemów używanych przez poszczególne agencje do Atlassian Cloud Enterprise. Corona jako lider odegrał kluczową rolę w tym etapowym procesie. Dzięki jego zdolnościom przywódczym i przy współpracy setek współpracowników z całego stanu Utah wdrożenie chmury zostało pomyślnie ukończone w czerwcu 2022 r.

Następnie Corona co miesiąc spotykał się z Nicole Enriquez, menedżerem ds. sukcesu klienta Atlassian, aby wspólnie analizować wskaźniki użycia podstawowych produktów Atlassian w całym stanie i identyfikować kluczowe funkcje, które są niedostatecznie wykorzystywane. Na podstawie tych danych Nicole i jej współpracownicy z Atlassian opracowali strategiczny plan sukcesu, aby pomóc organom administracji stanowej zmaksymalizować wartość czerpaną z platformy i zapewnić, że wszystkie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań, doprowadzając do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Optymalizacja wydajności i skuteczności dzięki chmurze

Obecnie stan Utah korzysta z całego zintegrowanego ekosystemu narzędzi Atlassian Cloud Enterprise, aby służyć swoim mieszkańcom: Jira Software na potrzeby ciągłej integracji i ciągłego dostarczania (CI/CD), Bitbucket w celu bezpiecznego przechowywania kodu, Trello do nietechnicznego zarządzania projektami, Confluence do zarządzania wiedzą oraz Atlassian Access do obsługi logowania jednokrotnego i zarządzania tożsamością.

Wspólnie narzędzia te pomogły zespołom w całym stanie zmienić sposób pracy poprzez dostrojenie się do celów wyższego poziomu, aby wdrożyć praktyki programistyczne Agile SAFe, konsolidację 14 różnych systemów zarządzania projektami stosowanych przed wdrożeniem Jiry i wykorzystanie lepszej aprowizacji z Jira Cloud na przyszłość.

Korzyści te są chyba najbardziej widoczne w obszarze tworzenia oprogramowania. Zespoły IT w agencjach stanu Utah otrzymały na przykład możliwość krzewienia kultury DevSecOps poprzez wczesną integrację zabezpieczeń i częste używanie narzędzi Atlassian do współpracy i rozwoju. Chociaż powszechnie uważa się, że zwiększenie udziału jednostek odpowiedzialnych za bezpieczeństwo wydłuża czas realizacji, organy administracji stan Utah przekonały się, że jest dokładnie na odwrót.

Wcześniej dział IT i dział bezpieczeństwa funkcjonowały oddzielnie. Testy bezpieczeństwa były prowadzone, gdy dział IT był gotowy do wdrożenia, co często prowadziło do opóźnień. Od czasu migracji do chmury dział IT korzysta z pomocy działu bezpieczeństwa na wcześniejszych etapach i często, dzięki czemu można eliminować ewentualne przeszkody na długo przed wdrożeniem.

Migracja organów administracji stanowej do Atlassian Cloud Enterprise spowodowała również znaczne zwiększenie szybkości, z jaką dział IT może bezpiecznie wdrażać zmiany. Proces kontroli zmian trwał około dwóch tygodni, co było frustrujące dla programistów. Dzięki nowym narzędziom Atlassian do tworzenia oprogramowania wdrożenia zmian trwają mniej niż 24 godziny, a w niektórych przypadkach nawet kilka minut.

Co więcej, dostęp do usług w chmurze pozwolił większej liczbie osób uczestniczyć w procesie zarządzania zmianami. Spotkania dotyczące zarządzania zmianami odbywały się co tydzień przez telefon. Przejście na wideokonferencje pozwala na zdalny udział lub obejrzenie nagrania przez osoby, które nie mogły w nich uczestniczyć To samo podejście do procesów i spotkań zostało wprowadzone przez DTS w całym stanie, ułatwiając pracę zdalną i współpracę na wszystkich poziomach. To z kolei przełożyło się na znaczącą poprawę jakości pracy dotychczasowych członków zespołu, a dla nowych pracowników było dodatkową, atrakcyjną zaletą.

Przecieranie szlaku transformacji w stanie Utah i nie tylko

W czasie bezprecedensowej transformacji organów administracji rządowej stan Utah przeprowadził w 100% migrację danych do chmury w mniej niż trzy lata.

Obecnie zespoły stanowe korzystają z narzędzi Agile Atlassian w celu tworzenia, testowania, wydawania i ciągłego ulepszania nowych aplikacji oraz usług. Modernizacja procesów i platformy za pomocą Jiry i Confluence Cloud umożliwiła programistom przejście od izolacji do kultury współpracy, co skutkuje szybszym, sprawniejszym i lepszym dostarczaniem.

Utah może być jednym z pierwszych rządów stanowych, które w pełni migrują do Atlassian Cloud, ale z pewnością nie będą ostatnimi. Chociaż migracje są znaczącymi przedsięwzięciami, Utah wykazało, że dzięki iteracyjnemu i strategicznemu podejściu, namiętni mistrzowie, oddany zespół, i wsparcie współpracy, wyniki są tego warte. „Zmiana zawsze wygląda przerażająco, zanim zaczniesz” — mówi Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. „Wystarczy robić wszystko krok po kroku i pamiętać, że Atlassian zawsze chętnie Ci pomoże”.

Te rady i wskazówki dobrze służyły stanowi Utah. Władze mają nadzieję, że będą świetnym przykładem dla innych stanów, które również chcą się zmodernizować z korzyścią dla swoich pracowników, wyborców i społeczności.