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Capture d'écran d'approbation de document

Modèle d'approbation de document

Gérez le processus d'approbation de documents, de leur soumission initiale à leur approbation finale.

Utiliser le modèle
Idéale pour

Juridique

Fonctionnalités clés

Planification des tâches

Priorisation

Gestion des pipelines

Qu'est-ce qu'un modèle d'approbation de documents ?

Le modèle relatif au processus d'approbation de documents permet aux équipes de mieux gérer les documents, depuis leur création jusqu'à leur approbation.

Quels éléments comporte le modèle d'approbation des documents ?

Tableau

La vue Tableau fournit une visualisation de type Kanban de votre processus de travail et de l'état de chaque tâche. Vous pouvez ainsi suivre, organiser et prioriser les tâches dans des colonnes qui représentent votre workflow.

Capture d'écran de backlog

Chronologie

La vue Chronologie fournit un diagramme de Gantt qui peut être utilisé pour visualiser et planifier le calendrier, la durée et les dépendances des tâches au sein de votre projet. Cela vous permet de voir facilement le temps nécessaire pour accomplir les tâches et à quel moment elles aboutissent.

Affichage d'historique

Formulaires

Recueillez facilement des informations et capturez les demandes d'autres équipes ou parties prenantes de votre organisation. Créez différents types de formulaire pour recevoir différents types de tâche de la part de vos parties prenantes.

Capture d'écran du calendrier

Workflows

Quelle que soit la complexité de vos processus, créez des workflows personnalisables accompagnés d'états et de transitions, qui s'adapteront à n'importe quelle méthode de travail.

Capture d'écran de workflow

Automatisations

Utilisez des règles d'automatisation sans code ou personnalisées pour soutenir les actions importantes et fréquentes de vos processus, afin que les équipes ne ratent aucune étape.

Affichage d'historique
Rechercher des documents

Gestion simple des documents

Aidez votre équipe à collaborer sur la création de documents critiques, tels que des contrats et des politiques, en lui offrant un espace unique pour suivre les soumissions initiales, le feedback et les actions d'approbation finales.

Ordinateur portable Jira

Suivi de l'avancement

Suivez l'avancement de chaque document au fur et à mesure qu'il passe de l'état « à faire » à « terminé », après plusieurs cycles de revue. Ajoutez des informations pertinentes et fixez des échéances pour fournir du contexte aux approbateurs.

Fenêtre de workflow

Workflow personnalisé

Créez des champs personnalisés et modifiez les étapes du workflow pour refléter les méthodes de travail uniques de votre équipe.

Comment vous lancer avec le modèle d'approbation de document

Ce modèle utilise Jira pour aider votre équipe à gérer les approbations de documents.

1. Ajoutez vos documents à la liste de votre équipe
  

Vous pouvez choisir d'utiliser la vue Liste, Tableau ou Calendrier pour ajouter des tâches à votre workflow. Optez pour la simplicité ou pour la granularité grâce aux pièces jointes, aux priorités, aux étiquettes et bien plus encore.

2. Ajoutez des dates de début et des échéances
  

Vous pouvez définir des dates de début et des échéances pour vos documents. Vous aurez ainsi plus de visibilité sur le travail dans votre calendrier et votre chronologie, ce qui garantit qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet.

3. Hiérarchisez et organisez
  

Vous pouvez trier rapidement votre liste par priorité pour traiter d'abord les éléments prioritaires et surveiller vos tâches les plus importantes.

4. Automatisez le travail
  

Dans la mesure du possible, laissez les robots s'en charger. Configurez des automatisations simples sans code pour aligner le travail, créer des rappels, et vous connecter aux outils tels que Microsoft Teams, Slack et bien d'autres.

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Utiliser le modèle
image d'arrière-plan