Компания Procore по максимуму использует возможности платформы с System of Work и Rovo от Atlassian

Проблема: после периода роста, в течение которого численность команды удвоилась, в Procore Technologies поняли, что их инструменты больше не обеспечивают руководству прозрачности, не поддерживают стратегическое планирование и мешают совместной работе многофункциональных команд. Чтобы успешно работать в новом масштабе, Procore нужно было объединить работу всех команд в рамках единой платформы.

Решение: компания Procore внедрила единую систему работы в Atlassian Cloud: в Compass был создан каталог программного обеспечения, Teamwork Collection используется для отслеживания выполнения задач, ведения документации и асинхронной видеокоммуникации, в Jira Product Discovery ведется общекорпоративная дорожная карта, а управление инцидентами осуществляется в Jira Service Management.

В рамках этой единой системы Rovo упрощает поиск информации: поиск Rovo позволяет быстро находить ответы, используя данные из разных инструментов, а агенты Rovo помогают оптимизировать рабочие процессы.

Результат: выполнение работы и планирование теперь легко согласуются со стратегией благодаря привязке к портфелю и платформе Atlassian. Руководство всегда видит прогресс, а командам больше не приходится бегать друг за другом, пытаясь добиться прозрачности. Теперь можно сосредоточиться на том, что действительно важно: работе с максимальной отдачей и стратегических решениях.

Строительная платформа, которой нужна система работы для собственных операций

Строительные проекты в буквальном смысле формируют наши сообщества. Procore Technologies — платформа для управления рабочими процессами в строительной отрасли — помогает обеспечивать бесперебойное выполнение этой важнейшей миссии.

В 150 странах строительные команды используют Procore для управления более чем 3 миллионами проектов. Платформа Procore охватывает все этапы этого крайне сложного процесса — от планирования проектов и управления ресурсами до аналитики на базе ИИ.

При таком масштабе и такой важности работы эффективность операционных процессов решает все. Именно это и стало толчком к трансформации системы работы Procore. Численность команды в компании удвоилась, и со временем дорожные карты стали разрозненными и фрагментированными.

Каждая команда вела свою дорожную карту по-своему — в таблицах, презентациях и даже текстовых документах. Ни один из пунктов в этих дорожных картах не был связан с Jira, где фактически велось отслеживание реализации продуктов. Руководству не хватало видения общей картины, а команды были недостаточно осведомлены о деятельности друг друга.

«Не должно быть так, что нужно просмотреть 17 разных презентаций, чтобы понять нашу общую дорожную карту, — говорит Ронни. — Все, от руководства до рядовых сотрудников, должны ясно понимать, к каким целям и проектам мы движемся».

Прозрачность на уровне всей компании — для всех, от CEO до новых сотрудников

Цель Procore была ясна. В компании хотели создать систему работы для ведения дорожных карт, коммуникации, отслеживания задач и многого другого. Чтобы этого добиться, Procore необходимо было согласовать работу всех своих инструментов. Вместо «набора инструментов» от десятков поставщиков компании была нужна одна интегрированная платформа.

Такой подход уже был реализован Procore по отношению к собственному продукту, и у компании появилось желание таким же образом улучшить свои внутренние процессы. Именно поэтому ее заинтересовали Teamwork Collection (Jira, Confluence и Loom) и система работы Atlassian.

«То, как продукты Procore и Atlassian работают вместе, во многом похоже, —отмечает Ронни.—- Главное отличие в том, что мы работаем исключительно для строительной отрасли».

Первый этап трансформации: единая дорожная карта Procore

Сначала Procore объединила всю работу по дорожным картам и задачи по продуктам в Jira. Теперь компания использует общекорпоративную квартальную дорожную карту в Jira, связанную с командными рабочими пространствами в Jira и каталогом программных компонентов в Compass. Несколько команд по продуктам также используют Jira Product Discovery для расстановки приоритетов и планирования на постоянной основе.

«Наша цель состояла в том, чтобы связать стратегию с ее реализацией, — говорит Ронни. — Наша новая стратегия и дорожная карта находятся в централизованных разделах Jira и связаны с рабочим пространством каждой команды в Jira. Все собрано в одном месте и доступно для поиска всем — от руководителей до новых сотрудников».

Чтобы понимать, как продвигается работа над продуктом, командам по выходу на рынок больше не нужно лично обращаться к разработчикам. По новой дорожной карте они сразу видят, что сейчас в работе, когда это дойдет до клиентов и чем они могут помочь со стороны выхода на рынок.

«Для наших команд по выходу на рынок это стало настоящим переломным моментом, и их производительность заметно выросла, — рассказывает Ронни. — Они могут сосредоточиться на выполнении задач, вместо того чтобы постоянно спрашивать коллег о статусе».

Второй этап трансформации: каталогизация программных компонентов и приложений

«Compass связывает наши системы, команды и приложения воедино. Это соединительная ткань нашей экосистемы Atlassian», — отмечает Ронни. Благодаря Compass в качестве связующего звена будущая стратегия Procore воплощается на практике, а определить, кто отвечает за тот или иной компонент, можно быстро и легко.

Просматривая каталог компонентов в Compass, каждый может видеть, какая команда отвечает за тот или иной программный компонент, а карты оценки показывают его состояние и статус. Каждый элемент каталога связан с отслеживанием задач в Jira, с пунктами единой дорожной карты, а также — через интеграцию с Jira Service Management — с графиком дежурств по компоненту.

С Compass обслуживание каталога программного обеспечения практически не требует усилий. Теперь Procore обновляет данные каталога прямо в Compass, избавившись от сложного процесса GitOps. «То, на что раньше уходили недели, теперь можно сделать за считанные минуты прямо в Compass», — говорит Ронни.

Данные каталога также легко доступны в других инструментах Atlassian, например в Jira Service Management. «При возникновении инцидентов компоненты помечаются тегами, и разработчики в одном месте видят недавние события по конкретному сервису. Это ускоряет решение проблем».

Третий этап трансформации: устранение разрозненности данных и повышение качества дорожной карты с помощью ИИ

«Философия платформы» Procore означает, что все данные компании сосредоточены в единой интегрированной экосистеме. Благодаря консолидации всех данных на платформе Atlassian, чат Rovo и поиск Rovo упрощают получение аналитических выводов на их основе, а агенты Rovo оптимизируют повторяющиеся процессы.

«В Jira у нас уже было множество данных, но извлечь из них информацию можно было только через отчеты и аналитику, — говорит Ронни. — Rovo полностью изменил подход к доступу к данным и к получению из них аналитической информации».

Теперь высшее руководство может быстро получать ответы на вопросы и информацию от Rovo прямо во время планерок. «Когда им нужны данные, они сразу обращаются к Rovo, — говорит Ронни. — Он отображает всю нашу систему совместной работы». Также сразу видно, какая команда за что отвечает. Rovo связывает все команды с их рабочими пространствами, компонентами, за которые они отвечают, и недавними инициативами, над которыми они работали.

Rovo экономит сотрудникам Procore в среднем 46 минут в день, позволяя выделять 23 часа в месяц на более стратегические задачи. Кроме того, с помощью настраиваемых агентов Rovo команды по продукту и выходу на рынок также улучшают качество документации и дорожных карт. Компания Procore создала собственных агентов для того, чтобы:

• Создавать ежеквартально элементы дорожной карты, главные и промежуточные инициативы для рассмотрения группами специалистов.

• Анализировать существующие инициативы, оценивать их качество и предлагать улучшения.

• Консультировать команды по вопросам перехода к новой объединенной дорожной карте, например предлагая им пересмотреть задачи вместе с зависимыми командами и заинтересованными сторонами.

Благодаря созданию и использованию этих агентов команды в Procore снизили количество доработок на 17 % и смогли выполнить работу на 24 % быстрее!

Этап трансформации 4. Управление инцидентами с полным учетом контекста

Кроме того, в компании Procore перешли на Jira Service Management от Atlassian для управления инцидентами, а до этого пользовались инструментом другого разработчика. Теперь инциденты легко интегрируются в систему работы Procore, с привязкой к соответствующим командам, системам и задачам.

В каждый инцидент вносится отметка о затронутой службе, благодаря чему метаданные из Compass попадают в заявку, а данные об инциденте синхронизируются с элементом каталога, отображаемым в Compass. Это дает сервисной команде контекст, необходимый для того, чтобы быстрее разрешать инциденты.

«Наша сервисная команда очень рада, потому что переход прошел гладко, и они сразу увидели преимущества», — говорит он. В дальнейшем команда планирует поэкспериментировать с виртуальным помощником Jira Service Management на базе ИИ. Например, с его помощью можно будет собирать похожие инциденты и анализировать общую первопричину, чтобы предотвратить подобное в будущем. 

Этап трансформации 5. Сокращение времени собраний благодаря асинхронным видеосообщениям

Добавив Loom в набор приложений Teamwork Collection, компания Procore сокращает затраты ценного времени на проведения собраний, что особенно важно для руководства. «У наших руководителей очень плотное расписание, и найти время для беседы с ними может быть непросто», — говорит Ронни. «A видео в Loom можно быстро записать и быстро посмотреть. Это также помогает нам сохранять лаконичность и целенаправленность в работе», — добавляет он. 

Loom облегчает общение распределенных по всему миру команд, работающих в разных часовых поясах и по разным расписаниям. На недавнем хакатоне, проводимом Procore, демонстрации и краткие представления решений были записаны в Loom, чтобы жюри могло ознакомиться с ними в удобное время. Без такого инструмента асинхронных коммуникаций, как Loom, совместная работа в международном масштабе была бы невозможна.

Строим будущее быстрее

Теперь все аспекты операционной деятельности Procore связаны между собой и доступны в системе работы Atlassian: приложения и компоненты ПО — в Compass, цели и стратегия — в единой дорожной карте, задачи — в Jira, а инциденты — в Jira Service Management. 

С помощью чата и поиска Rovo Procore может быстро отвечать на сложные вопросы, используя данные из всех этих инструментов. Агенты Rovo не только помогают командам работать быстрее, но и стабильно поддерживают высокие стандарты процессов и качества.

Поскольку прозрачность больше не является проблемой, руководители и команды могут снова сосредоточиться на действительно важной работе и принятии правильных стратегических решений. Например, теперь Procore может быстро проанализировать объем инвестиций по разным направлениям и упростить процесс принятия решений по увеличению или уменьшению этого объема. 

Недавно компания Procore добавила Teamwork Collection от Atlassian в свою систему работы. «Teamwork Collection — прочная основа нашей системы работы, — отмечает Ронни. — Все наши процессы, от задач до встреч, связаны в рамках одной платформы. Руководство точно понимает, над чем работает компания и как это связано со стратегией. Раньше такой прозрачности не было».