Wszystkie szablony Atlassian
Intake form dashboard where you can make a new form or select from recent

Free Intake Form Template

Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.

Użyj szablonu

najlepsze zastosowania:

  • Zarządzanie projektami

NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE

  • Backlog

  • Automatyzacja

  • Przepływy pracy

  • Pulpit

Intake form dashboard where you can make a new form or select from recent

What is an intake form template?

An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service. 

It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.

Streamlines information gathering

An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.

Improves planning and alignment

When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information. 

That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.

Reduces errors and manual inefficiencies

Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share. 

This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.

Co zawiera szablon formularza zgłoszeniowego?

Backlog

Gdy klient przesyła formularz zgłoszeniowy utworzony na podstawie szablonu, można utworzyć zgłoszenie i dodać je do backlogu. Backlog pełni funkcję centralnej listy wszystkich zgłoszonych wniosków. 

Możesz łatwo śledzić poszczególne zadania kluczowe dla projektu oraz zarządzać nimi, aby wszystkie zespoły mogły konsekwentnie dążyć do wspólnego celu.

Jak rozpocząć pracę z szablonem formularza zgłoszeniowego

  1. 1

    Określenie celu formularza zgłoszeniowego i utworzenie dedykowanego projektu Jiry

    Pierwszym krokiem podczas korzystania z szablonu formularza zgłoszeniowego jest określenie celu tego formularza. Jakie typy zgłoszeń będą rejestrowane za pomocą formularza zgłoszeniowego i kto będzie je weryfikował? 

    Jest to ważny krok, który należy wykonać przed rozpoczęciem przyjmowania zgłoszeń.

    Następnie należy utworzyć dedykowany projekt Jiry, aby oddzielić napływające wnioski od pracy związanej z ich realizacją. Wykorzystaj dedykowane projekty Jira Service Management (JSM) do przyjmowania zgłoszeń, a następnie za pomocą automatyzacji przenoś zatwierdzone wnioski do projektów Jiry, aby oddzielić prace dotyczące realizacji od wniosków klientów.

  2. 2

    Dostosuj pola formularza zgłoszeniowego, aby zebrać kluczowe informacje

    Po utworzeniu dedykowanego projektu Jira i określeniu celu formularza zgłoszeniowego można dostosować jego pola. Można w nim zebrać wszystkie kluczowe informacje. 

    Sekcja Pola wyświetli wszystkie pola dostępne dla wybranego typu zgłoszenia. Wystarczy przeciągnąć i upuścić wybrane pola, aby dodać je do formularza. Usuń wszystkie zbędne pola, aby szablon formularza zgłoszeniowego był możliwie jak najprostszy. 

    Aby usunąć pole, zaznacz je, a następnie wybierz opcję Usuń pole lub przeciągnij to pole z powrotem do sekcji Pola.

  3. 3

    Utworzenie ustrukturyzowanego przepływu pracy odzwierciedlającego proces przyjmowania zgłoszeń

    Określ przebieg rzeczywistego procesu weryfikacji i odzwierciedl go w statusach Jiry. Dzięki temu łatwo jest sprawdzić aktualny status każdego zadania i projektu, co pomaga zespołom zachować spójność działań.

    Uwzględnienie jasno określonych etapów zatwierdzania lub odrzucania ułatwia kontrolowanie postępów pracy. 

    Można skonfigurować status Oczekiwanie na zatwierdzenie, wyznaczyć osoby zatwierdzające oraz przypisać zatwierdzenia i odrzucenia do konkretnych statusów Jiry. Należy ustalić precyzyjny proces podejmowania decyzji, aby uprościć procedury zatwierdzania i odrzucania.

  4. 4

    Automatyzuj przekierowywanie i priorytetyzację, aby usprawnić proces segregacji

    Segregacja może być jednym z najbardziej czasochłonnych etapów przyjmowania klientów i projektów, dlatego automatyzacja pozwala znacząco zaoszczędzić czas. Utwórz reguły automatyzacji, które automatycznie przypisują wnioski lub powiadamiają recenzentów. 

    Możesz utworzyć regułę za pomocą Rovo, od podstaw lub na podstawie istniejącego szablonu. Stosuj warunki oparte na priorytecie lub dziale, aby zapewnić sobie szybsze i dokładniejsze przekierowywanie. 

    Jira Automation może usprawnić ten proces, oszczędzić czas i zapewnić, że każde zgłoszenie trafi do odpowiedniego zespołu.

  5. 5

    Monitorowanie, weryfikowanie i optymalizowanie przepływu pracy przyjmowania zgłoszeń w razie potrzeby

    Po skonfigurowaniu przepływu pracy przyjmowania zgłoszeń należy go na bieżąco monitorować, aby ustalić, czy konieczne są jakieś ulepszenia. Wykorzystaj pulpity i raporty w Jirze, aby monitorować ten proces oraz identyfikować wąskie gardła i opóźnienia. 

    Następnie można przystąpić do rozwiązywania tych problemów w miarę ich wykrywania. Ponadto regularne przeglądy przepływów pracy i reguł automatyzacji stanowią kluczowy aspekt poprawy wydajności w dłuższej perspektywie. 

    Jeśli zauważysz wąskie gardła lub opóźnienia, to znak, że należy zoptymalizować przepływy pracy przyjmowania zgłoszeń oraz reguły automatyzacji.

Powiązane szablony

Szablon przepływu pracy

Optymalizacja efektywności projektu i koordynacja.

Zobacz szablon

Szablon śledzenia zadań

Organizuj wszelkie zadania w obrębie projektów zespołowych za pomocą szablonu śledzenia zadań Jira.

Zobacz szablon

Marketing

Szablon zarządzania projektami Jira

Zarządzanie działaniami w ramach realizacji projektu biznesowego.

Zobacz szablon

Chcesz użyć tego darmowego szablonu?

Użyj szablonu

Poznaj więcej szablonów, które usprawnią pracę zespołową

Zwiększ możliwości wszystkich, w każdym zespole. Sprawnie generuj, łącz i realizuj najambitniejsze pomysły we wszystkich aplikacjach Atlassian, korzystając z pełnej kolekcji gotowych przepływów pracy.

Wszystkie szablony Atlassian