Schaeffler versnelt, innoveert en transformeert teamwerk met Atlassian

Uitdaging: Schaeffler, een Duitse fabrikant van auto-onderdelen, heeft te maken gehad met sterke concurrentie, lage marges en de behoefte aan meer efficiëntie, flexibiliteit en innovatie om aan de top te blijven. Een fusie maakte het nog moeilijker om teams, systemen en manieren van werken te combineren.

Oplossing: de organisatie biedt deze uitdagingen het hoofd door te migreren naar een gecentraliseerd System of Work met behulp van Atlassian als onderdeel van hun digitale transformatie van processen en platforms.

Impact: de transformatie van Schaeffler bevordert nu al kostenbesparingen, samenwerking, bestuur, naleving, systeemprestaties en productiviteit van medewerkers.

Concurrentie en acquisitie leiden tot behoefte aan evolutie

Het consolideren van tools, het moderniseren van verouderde systemen en het tegelijkertijd samenvoegen van twee gerenommeerde, grote bedrijven klinkt als gegarandeerde chaos. Maar voor Schaeffler was dit allemaal deel van een goed geplande transformatie, een transformatie die de manier waarop het bedrijf werkt en concurreert opnieuw definieert.

Als toonaangevende Duitse fabrikant van hoogwaardige auto-onderdelen staat Schaeffler voor bekende uitdagingen in de sector: toenemende concurrentie, krappe marges en de constante behoefte aan meer efficiëntie, flexibiliteit en innovatie. De fusie met Vitesco Technologies hielp om deze problemen aan te pakken, maar betekende ook nieuwe complexiteiten doordat teams, systemen en processen op elkaar moesten worden afgestemd.

"De overstap van meerdere tools en implementaties naar één Atlassian Cloud System of Work was een belangrijk onderdeel van het samenvoegen van onze twee bedrijven na de fusie, het verbinden van duizenden werknemers en het omvormen van Schaeffler tot een toekomstbestendige speler in de auto-industrie", aldus Tina Weber, een producteigenaar in het Collaborative Tool Solutions Team.

Hoewel de veranderingen bij Schaeffler nog niet afgerond zijn, begint het bedrijf de resultaten van het werk al te zien, waaronder:

• betere samenwerking tussen zakelijke en technische teams in het hele bedrijf

• gestroomlijnd toezicht

• verbeterde naleving

• hogere systeemprestaties en productiviteit van werknemers

• een toekomstgerichte manier van werken in team-, taak- en projectmanagement

Het Schaeffler-team is van mening dat deze voordelen alleen maar zullen toenemen naarmate meer teams gebruik maken van Atlassian Cloud Enterprise. Hierdoor wordt namelijk het volledige potentieel van de organisatie benut en wordt de weg vrijgemaakt voor hun volgende generatie van innovatie.

Methode, Mind, Tool: de holistische benadering voor transformatie van Schaeffler

Schaeffler wist dat het consolideren van tools met één verbonden cloudplatform zou leiden tot efficiëntie, samenwerking tussen bedrijven en het gebruik van AI om teams in staat te stellen productiever te zijn. Maar het verbeteren van de infrastructuur was slechts één stukje van de puzzel. Hun team had een groter doel: hun cultuur en manier van werken moderniseren en niet alleen hun tools. Deze aanpak noemen ze 'Method, Mindset, Tool' of MMT.

Tijdens de transformatie, van voorbereiding en opschoning tot migratie, testen en live gaan, werkte Schaeffler nauw samen met hun oplossingspartner, catworkx. Deze samenwerking maakte dubbele licenties mogelijk, waarbij Atlassian Data Center en Cloud parallel werden gebruikt voor bedrijfscontinuïteit. Daarnaast werd een verhoogde capaciteit en een snellere tijdlijn mogelijk, vooral nadat de fusie met Vitesco het combineren van de platforms nog dringender maakte.

Eén uniform cloudplatform met eindeloze mogelijkheden

Het Atlassian-gebruikersbestand van Schaeffler is sinds het begin van de migratie vertienvoudigd en blijft groeien. Naarmate meer teams migreren naar het Atlassian-platform, beginnen ze te zien dat mogelijkheden werkelijkheid worden.

"We hebben zoveel meer mogelijkheden met Atlassian Cloud Enterprise, waardoor we meer met minder kunnen doen. We zijn zelfs al begonnen met het buiten gebruik stellen van overbodige tools", zegt Tina. Dankzij deze nieuwe mogelijkheden heeft Schaeffler overbodige tools buiten gebruik kunnen stellen.

Consolidatie maakt niet alleen nog meer tijd en budget vrij, maar creëert ook een enkel, verbonden System of Work dat beter is voor gebruikers, beheerders en het bedrijf. Werknemers in het hele bedrijf vinden het bijvoorbeeld gemakkelijker om:

• silo's te doorbreken en teams samen te brengen op meerdere afdelingen, waaronder IT, HR, inkoop, branding en duurzaamheid

• toezicht te standaardiseren

• aan de regels te voldoen met betere beveiliging, meer gegevensbescherming, vereenvoudigde beoordelingen en beheer van meerdere leveranciers

• in de flow te blijven, met minder onderbrekingen en schakelen tussen context

• sneller en slimmer te werken met geïntegreerde data en de AI-mogelijkheden van Rovo

Tina merkt ook het verschil in de beheerdersverantwoordelijkheden van haar team. "De migratie naar Atlassian Cloud helpt ons Collaborative Tool Solutions Team te transformeren van een serviceprovider naar een belangrijke factor die onze zakelijke collega's ondersteunt en meer waarde levert met behulp van de juiste methoden, mentaliteit en tools."

Uitbreiding van het System of Work van Schaeffler voor beter en sneller teamwork

Door te upgraden naar Atlassian Cloud Enterprise krijgen de teams van Schaeffler toegang tot nieuwe functies en tools waarmee ze nog efficiënter en effectiever kunnen werken.

Teamwork Collection om samenwerking en productiviteit te verbeteren

Jira en Confluence vormden samen het belangrijkste onderdeel van de samenwerking bij Schaeffler. Met de toevoeging van Loom via de Teamwork Collection, tillen Tina en haar team hun teamwork naar een hoger niveau door middel van AI-gedreven video en transcripties die rechtstreeks in Confluence-pagina's zijn geïntegreerd. "De Teamwork Collection verbindt onze teams en tools nog meer, wat onze samenwerking en creativiteit zal stimuleren", zegt Tina.

Hoewel Jira en Confluence al veel werden gebruikt, was het team van Tina aangenaam verrast door de manier waarop zakelijke en technische teams al snel gebruik begonnen te maken van de nieuwe cloudtools en -functies van de Teamwork Collection. Teams begonnen Jira Plannen te gebruiken voor multifunctionele planning, hielden brainstormsessies met Confluence-whiteboards en zorgden voor snelle, boeiende video-updates om betere, efficiëntere vergaderingen te organiseren. Tina zegt: "Loom heeft ons geholpen om lange e-mails en vergaderingen over de voortgang te vervangen door beknopte video's die mensen daadwerkelijk bekijken."

Met Rovo werk je sneller en slimmer, niet harder

Schaeffler heeft nog meer potentieel benut door Rovo aan hun platform toe te voegen. Het is een krachtige nieuwe teamgenoot geworden in hun Atlassian System of Work, waardoor teams sneller antwoorden kunnen vinden, nieuwe ideeën kunnen opdoen en dagelijkse taken kunnen automatiseren. "Onze teams gebruiken Rovo om in verschillende apps te zoeken, informatie samen te vatten, hun schrijfvaardigheden te verbeteren en vervelende taken te versnellen, zoals het groeperen van ideeën in Confluence-whiteboards", vertelt Tina. "Ze willen ook graag aanpasbare agents bouwen met Rovo Studio die processen kunnen automatiseren en nog meer tijd kunnen besparen."

Jira Product Discovery om het proces van idee tot impact te versnellen

Door meer gebruik te maken van Jira Product Discovery, kan Schaeffler productverbeteringen sneller dan ooit tevoren vastleggen, evalueren en plannen, en vervolgens snel met Jira aan de slag.

Tina zegt: "Door Jira Product Discovery toe te voegen aan ons Atlassian System of Work kunnen we de productontwikkeling, van idee tot levering, op één plek beheren. Dit zal ons helpen om de meest impactvolle producten en functies sneller te lanceren."

Bestemming: versnelling en innovatie

De meeste bedrijven zouden zeggen dat het 'onmogelijk' is om hun manier van denken, methoden en hulpmiddelen te veranderen. Voor Schaeffler was het in hun eentje onmogelijk, maar samen was het wél mogelijk.

Door samen te werken met Atlassian en catworkx versnellen de teams van Schaeffler hun transformatie door de methoden, mentaliteit en tools te ontwikkelen die nodig zijn om innovatie voor de komende 80 jaar en daarna te stimuleren.