Hoe Dropbox samenwerkt en tijd bespaart met Confluence Cloud Enterprise

'Wees het vertrouwen waard': een kernwaarde die Dropbox van binnen en van buiten in de praktijk brengt

Dropbox heeft als missie om 'een meer onderbouwde manier van werken te ontwerpen' voor hun klanten en werknemers.

Het bedrijf heeft strategische partnerschappen ontwikkeld met de allerbeste tools, waardoor klanten een open ecosysteem hebben waarin ze de tools kunnen gebruiken waar ze het liefst mee werken. Deze filosofie geldt ook voor werknemers. Door samen te werken met Modus Create om hun Atlassian-toolset uit te breiden met Confluence Cloud, stelt Dropbox werknemers in staat om samen te werken, tijd te besparen en de tools te gebruiken die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Een bestaande tool aanvullen met een robuuste, veilige, verbonden workspace

Voorheen gebruikte Dropbox een bestaande tool om samen te werken en interne informatie te documenteren. In de geest van het ontwerpen van onderbouwde manieren van werken, wilden ze die tool aanvullen en werknemers meer opties bieden. "We wilden een tool waarmee onze teams eenvoudig kunnen samenwerken, informatie kunnen delen, waar nodig beveiliging kunnen implementeren en ervoor kunnen zorgen dat de documentatie up-to-date is", zegt Damien Davis, lead Atlassian-beheerder bij Dropbox.

Als bedrijf dat op waarden gebaseerd is, heeft de werkwijze van Dropbox invloed op de manier waarop ze omgaan met alles wat ze doen. Eén waarde in het bijzonder, 'Wees het vertrouwen waard', was een belangrijke overweging bij de beslissing om Confluence Cloud toe te voegen aan hun Atlassian-toolset voor veilige documentatie en samenwerking.

Een Enterprise-abonnement opent de deur naar meer functies en support

Toen Dropbox evalueerde welk Confluence Cloud-abonnement moest worden gekozen, was Enterprise het meest logisch vanwege de aanvullende support en functies zoals Atlassian Analytics. Damien: "Atlassian Analytics in Confluence Cloud Enterprise was zo waardevol omdat we kunnen zien hoe betrokken onze Confluence-gebruikers zijn, welke ruimtes het meeste verkeer en de meeste betrokkenheid hebben, welke teams sjablonen hebben ingesteld, en meer."

Atlassian-beheerder Pinky Kohsuwan voegt hieraan toe: "Een positief aspect van onze deelname aan Enterprise is de support die het Atlassian-team ons heeft geboden. Als we te maken hebben met complexe gebruikssituaties, zoals het bijwerken van onze rechten, kunnen we meteen contact opnemen met de klantenservice voor hulp. Er is support en er zijn functiesets in Enterprise die je nergens anders kunt krijgen."

Samenwerken, consolideren en oplossingen bedenken met Modus Create

Tijdens de implementatie bood Modus Create zowel strategische als technische support. Damien zegt: "Modus Create heeft ervoor gezorgd dat we onze implementatie op de juiste manier hebben aangepast, eventuele technische hindernissen voor en tijdens de pilotfase hebben aangepakt, premium-support hebben geboden, ons toegang tot licenties hebben gegeven, ervoor hebben gezorgd dat ons aantal licenties klopte, en contact hebben opgenomen met leveranciers van toepassingen om te helpen bij het doorlopen van het goedkeuringsproces van externe bronnen."

Pinky vult aan: "We werken graag met Modus Create omdat ze ons helpen inzicht te krijgen in het hele landschap van de verschillende oplossingen die Atlassian ons kan bieden. Ze helpen ons om creatief te denken en oplossingen te ontwikkelen voor complexe problemen."

Naadloze integratie bespaart tijd en verhoogt de productiviteit

Dropbox heeft Confluence ook geïntegreerd met Jira Software en verschillende andere productiviteitsoplossingen van het team, zodat ze nog sneller kunnen werken en gegevens kunnen bekijken zonder van tool te hoeven wisselen. "Kant-en-klaar Confluence is een fantastisch product, en dankzij integraties wordt het naar een hoger niveau getild", zegt Damien. "We kunnen video's, media en allerlei soorten bestanden insluiten en ze toegankelijk maken voor mensen in het hele bedrijf."

Pinky heeft positieve feedback van gebruikers gehoord over deze nieuwe functies en over de mogelijkheid om meer context te krijgen voor hun taken en issues zonder van tool te hoeven wisselen. Damien, Pinky en hun beheerdersteam zijn net zo enthousiast als de gebruikers over hun nieuwe toolset. "Mijn favoriete Confluence Enterprise Cloud-functie is automatisering. We kunnen e-mails sturen naar space-eigenaren wanneer de inhoud irrelevant of niet meer actueel is", zegt Pinky.

Dropbox werkt met Modus Create om hun installaties te consolideren en hun processen en tools nog verder te optimaliseren. "Het is heel moeilijk om te begrijpen wat er in andere delen van de organisatie gebeurt", legt Josh uit. "Met Confluence Cloud is het gemakkelijker om samen te werken, de informatie te vinden en dingen voor elkaar te krijgen."

Open manier van werken

Nu hebben Dropbox-medewerkers nog meer mogelijkheden om te werken en samen te werken zoals ze dat willen.

"De grote overwinning die we hebben behaald door Confluence Cloud te implementeren is zeker samenwerking", zegt Damien. "Binnen Confluence kunnen meer teams samenwerken. Het is een heel open manier van werken bij Dropbox."

Het grootste verschil dat Pinky heeft opgemerkt is tijdwinst. "Ik kan me nu concentreren op het oplossen van problemen van klanten en het ontwikkelen van inhoud waardoor onze eindgebruikers eenvoudiger Confluence en andere Atlassian-tools kunnen gebruiken."

Nu er meer tijd is om klanten te bedienen en meer manieren om samen te werken, vervult Dropbox zijn missie en wordt er van binnenuit voor meer onderbouwde manieren van werken gezorgd.