Hoe Jira en Confluence wetenschappelijke ontdekkingen en de samenwerking tussen teams bij CERN bevorderen

Uitdaging: CERN had toegankelijke, gecentraliseerde tools nodig om zijn wereldwijde gemeenschap van experts en wetenschappers te helpen gemakkelijker samen te werken aan baanbrekend natuurkundig onderzoek.

Oplossing: CERN heeft zijn Jira- en Confluence-installaties geconsolideerd en gemigreerd naar Data Center. CERN gebruikt Jira nu voor projectbeheer, samen met Confluence voor discussie en ideevorming.

Impact: duizenden experts in CERN gebruiken Jira en Confluence om gezamenlijk onderzoek mogelijk te maken, en het onderhouden van de Data Center-installaties vergt maar een fractie van de eerdere inspanningen.

Bij CERN, het Europees laboratorium voor deeltjesfysica, werken duizenden natuurkundigen, ingenieurs en andere experts samen om de fundamentele structuur van materie te bestuderen. Met het CERN-complex van deeltjesversnellers en -vertragers, waaronder de grootste versneller die ooit is gemaakt, de beroemde Large Hadron Collider (LHC), observeren onderzoekers waar onze wereld van gemaakt is en hoe deze deeltjes werken.

Met 's werelds meest geavanceerde wetenschappelijke instrumenten, zoals de LHC, bevordert CERN baanbrekend onderzoek. Achter de schermen verbeteren teams hun werk met behulp van Atlassian-tools.

Bij CERN behoren Jira en Confluence tot de belangrijkste tools die samenwerking tussen wetenschappers en ingenieurs mogelijk maken. Naast de meer dan 2500 medewerkers van de organisatie brengt CERN een community van ongeveer 13.000 wetenschappers wereldwijd samen om op afstand en op locatie samen te werken.

Als een deeltjesversneller bijvoorbeeld onderhoud nodig heeft, kan goedkeuring van een aparte afdeling nodig zijn om nieuwe gespecialiseerde apparatuur aan te schaffen. "Dit soort grensoverschrijdende interacties zijn extreem ingewikkeld zonder het juiste systeem", zegt projectingenieur Brice Copy.

Samenwerking versnellen met Jira en Confluence

De cultuur van CERN geeft prioriteit aan autonomie, experimenteren en academische vrijheid. Teams hebben tools nodig die intuïtief en toegankelijk zijn voor iedereen in hun gemeenschap en tegelijkertijd de privacy van gegevens waarborgen. CERN gebruikt Jira en Confluence al meer dan 20 jaar, nu met gratis Data Center-licenties die via de Atlassian Foundation aan non-profitorganisaties worden verstrekt.

Omdat de organisatie ernaar heeft gestreefd de samenwerking met digitale tools te verbeteren, hebben Atlassian-producten ervoor gezorgd dat iedereen bij CERN beter kan samenwerken. "Vanwege de manier waarop we georganiseerd zijn en het hoge aantal en de frequentie van interacties, hebben we iets heel informeels nodig", legt Brice uit, die verantwoordelijk was voor de eerste implementatie van Jira voor de organisatie.

Tegenwoordig gebruiken veel afdelingen binnen CERN Jira en Confluence om hun werk te plannen en bij te houden, kennis te delen en samen te werken ter ondersteuning van de missie van de organisatie. "De meeste afdelingen van CERN gebruiken Jira en Confluence op een of andere manier", zegt Brice. "Mensen hebben de flexibiliteit om hun eigen tools te kiezen, dus er zijn geen verplichtingen, maar velen kiezen voor Jira en Confluence."

De diverse experts van de community genieten vooral van de flexibiliteit en aanpasbaarheid van de tools. "Omdat deze tools gebruiksvriendelijk zijn, kunnen mensen ze aanpassen aan hun behoeften", zegt Brice. "Het gebruik van Jira voor projectbeheer is een andere gebruikerservaring dan het gebruik ervan voor softwareontwikkeling of de inbedrijfstelling van hardware."

Flexibiliteit en gebruiksgemak zijn ook belangrijk omdat CERN mensen met verschillende professionele achtergronden samenbrengt, waardoor samenwerking tussen een breed scala aan disciplines en expertise wordt bevorderd.

Organisatiebrede planning en tracking in Jira, allemaal gerelateerd aan de 'menselijke kant' van Confluence

Hoewel CERN dan wel meer dan 70 jaar oud is, hebben ontwikkelingsteams de lange geschiedenis van de organisatie aangevuld met moderne ontwikkelingspraktijken. De ontwikkelaars van CERN gebruiken bijvoorbeeld Kanban- en agile-achtig beheer, ondersteund door Jira, om de aangepaste software te bouwen die de versnellers van de organisatie aandrijft. "Het besturen van de versneller vereist veel configuratie", zegt Brice. "Er zijn miljoenen parameters om ervoor te zorgen dat hij doet wat wordt verwacht. Om software van hoge kwaliteit te produceren, gebruiken we Jira om bugs, issues en kwaliteit bij te houden."

Jira wordt ook voor veel andere soorten werk gebruikt, meestal in combinatie met Confluence. "In plaats van uit te leggen hoe we Jira en Confluence gebruiken, zou het makkelijker zijn om te proberen iets te bedenken waar we het niet voor gebruiken", zegt Brice. "Alles, van het coördineren van de analyse van experimentele natuurkundige gegevens tot het orkestreren van het ontwerp van nieuwe versnelleronderdelen, gebeurt in deze tools. Buiten het academische en technische werk gebruiken teams zoals administratie, operations, HR en finance elke dag Jira en Confluence."

"We gebruiken Jira voor de planning, maar Confluence is essentieel om de planning bij elkaar te houden", zegt Brice. "Confluence geeft ons werk in Jira een menselijke kant. Naast issues, taken en sluitingsdatums, is het onze plek om te documenteren, te discussiëren en ideeën te bedenken. Mensen willen bijvoorbeeld misschien informeel plannen, herhalen en ideeën uitwisselen voordat ze Jira gaan gebruiken voor een project. Dat gebeurt in Confluence."

CERN gebruikt Confluence bijvoorbeeld om zich voor te bereiden op wetenschappelijke conferenties, waarbij alle voorgestelde onderzoeksonderwerpen worden samengevoegd om de relevantie ervan te beoordelen en ervoor te zorgen dat niet meerdere wetenschappers vergelijkbaar werk presenteren. Confluence is ook op veel andere manieren geïntegreerd in het dagelijkse werk van teams, zoals het documenteren van technische processen en onboarding.

Migreren en consolideren om beter tegemoet te komen aan de onderzoeksbehoeften van CERN

In 2023 besloot CERN om zijn meerdere on-premise Jira- en Confluence Server-installaties te migreren naar één centrale installatie, gehost op Atlassian Data Center. Computing Engineer Michal Kolodziejski heeft de migratie gepland en uitgevoerd met zijn team.

Vóór de migratie gebruikten teams verschillende oudere installaties van Jira en Confluence die in de hele organisatie waren opgezet. Er zijn veel verschillende software-engineeringteams op verschillende afdelingen, dus sommigen hadden zich onafhankelijk aangemeld voor deze tools voordat ze centraal door IT werden aangeboden.

Michal wist dat als de teams van CERN hun werk konden consolideren in gecentraliseerde Jira- en Confluence-installaties, ze het potentieel van alle teams konden benutten. "We zagen een kans om de communicatie en samenwerking tussen gebruikers te verbeteren door gebruik te maken volledig ondersteunde installatie die aan iedereen wordt aangeboden", zegt hij.

Dit project was ook de perfecte gelegenheid om over te stappen van serverimplementaties naar Atlassian Data Center. De migratie zou een win-winsituatie zijn, waarbij de samenwerkingskracht waarop CERN vertrouwde, naar een hoger niveau zou worden gebracht en tegelijkertijd een uniform Atlassian-ecosysteem zou worden opgebouwd dat veel efficiënter te onderhouden zou zijn.

Voorbereiding en samenwerking maken de weg vrij voor een soepele migratie van één dag

CERN wist dat ze deskundige support nodig zouden hebben voor zo'n grootschalige consolidatie en migratie. Ze hebben voor Itransition als oplossingspartner gekozen vanwege hun expertise in het Atlassian-ecosysteem en de samenwerking tussen organisaties.

Itransition analyseerde meerdere mogelijke softwareleveranciers en kwam tot de conclusie dat Atlassian-tools de beste en meest kostenbesparende optie zouden zijn. Ze hebben ook aanbevelingen gedaan om de Atlassian-licenties en -facturering te optimaliseren, waaronder het aanvragen van een gratis Atlassian Community-licentie.

Michal stond aan het hoofd van de Data Center-migratie van CERN, met veel support van Itransition en van Atlassian. "We waardeerden dat Atlassian alle tools bood die we nodig hadden", vertelt hij. "Hun support was ook heel nuttig in een paar gevallen waarin we echt complexe problemen hadden die ik niet zelf kon oplossen."

Michal heeft een paar weken gewerkt aan de voorbereiding van de migratie en aan het brainstormen over oplossingen voor obstakels, zoals het overschakelen van veel authenticatiesystemen naar eenmalige aanmelding (SSO). Toen alles eenmaal klaar was, verliep de migratie vlekkeloos. "Het migreren van alle gebruikers en gegevens naar de nieuwe infrastructuur duurde één hele dag", legt hij uit.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."