Bandhan Life verenigt teams met Jira en Confluence Cloud

Uitdaging: Bandhan Life uit India wilde een betere manier om teams en het werk in de hele organisatie met elkaar te verbinden, om zo de samenwerking, tracking, strategische afstemming en zichtbaarheid te verbeteren.

Oplossing: de levensverzekeringsmaatschappij breidde het gebruik van Jira en Confluence uit om een uniform werksysteem voor samenwerking te creëren.

Impact: door bijna alle teams te centraliseren op Jira en Confluence, heeft Bandhan Life niet alleen de oorspronkelijke doelen bereikt, maar ook tijd bespaard op projectbeheer en rapportage.

Een digitale verzekeringsomgeving samenstellen met een verbonden werksysteem

Bandhan Life is de eerste verzekeringsmaatschappij van India die digitale en gedistribueerde werkmodellen omarmt. Het team heeft gedurfde plannen om veranderingen in hun sector te leiden, met als doel de ervaring van werknemers, klanten en partners te stroomlijnen.

Van oudsher worden processen met betrekking tot levensverzekeringen in hoge mate handmatig uitgevoerd, waarbij veel papierwerk en documentatie komt kijken. Veiligheid is ook een belangrijk aandachtspunt, aangezien de verzekeringssector gevoelige informatie verwerkt die kwetsbaar is voor fraude.

Voor Bandhan Life was de overgang naar een nieuw model een ambitieus doel. Om dat te verwezenlijken, wist het team dat het proces en platform moesten worden aangepast.

Op zoek naar een gecentraliseerd systeem voor communicatie, samenwerking en afstemming

Het dagelijkse werk van Bandhan Life vereist vaak samenwerking tussen interne en externe partijen, bijvoorbeeld wanneer werknemers nieuwe distributiepartners (zoals banken en verzekeringsbemiddelaars) onboarden om de levensverzekeringspolissen van het bedrijf te verkopen. Omdat er zoveel coördinatie nodig was, was versoepeling van de samenwerking een topprioriteit van deze digitale transformatie.

Voordat Bandhan het gebruik van Atlassian-tools uitbreidde, hadden werknemers hun eigen processen voor elke workflow. De meesten hielden werk bij in Excel en communiceerden via Slack, e-mail en Microsoft Teams. Informatie werd tussen deze systemen opgeslagen, wat betekent dat mensen op verschillende platforms moesten zoeken of steeds achter elkaar aan moesten zitten voor informatie.

Dit zorgde niet alleen voor frictie en vertraging, maar maakte het ook moeilijk om te rapporteren en prioriteiten te stellen. Met meer dan 120 projecten verdeeld over 25 afdelingen was het voor het management een uitdaging om te zien hoe het werk vorderde en om resources toe te wijzen, vooral over verschillende locaties en gebieden van de organisatie.

"Het kostte ons twee werkdagen om een voortgangsverslag van het project op te stellen", legt Shahid Hussain, vicepresident van het CEO's Office, uit. "Het zou zijn gemaakt, beoordeeld en vervolgens opnieuw bewerkt voordat het zelfs maar klaar was om door het management te worden bekeken."

Kiran Belsekar, Executive Vice President van CISO en IT Governance, voegt hieraan toe: "Als organisatie die vanuit overal werkt, werd het moeilijk om projecten bij te houden, dagelijkse check-ins uit te voeren en het werk van werknemers te controleren. Iedereen werkte hard, maar helaas werden de resultaten niet gerealiseerd vanuit een OKR-perspectief."

Bandhan Life had een beter verbonden werksysteem nodig waarin de voortgang wordt vastgelegd, teams op één lijn worden gehouden en waaruit inzicht wordt verkregen in hoe werk leidt tot grote doelen. "We wilden meer zichtbaarheid creëren als een betere manier om ons te richten op organisatiedoelen en silo's te vermijden", zegt Kiran.

Jira en Confluence uitbreiden naar een werksysteem, ondersteund door Padah Solutions

Bandhan Life koos Padah Solutions als oplossingspartner om te helpen deze uitdaging op te lossen. Priti Kumar, oprichter van Padah Solutions, raadde aan om het gebruik van Atlassian door het bedrijf uit te breiden in plaats van een nieuwe tool te gebruiken. De technische teams van Bandhan Life gebruikten Jira al lang, dus het was logisch om alles in te zetten op Atlassian Cloud.

Om te voldoen aan de behoeften van verschillende bedrijfsfuncties, heeft Padah Solutions zowel agile als waterfall Jira-borden geïmplementeerd. Ook hebben ze Jira geïntegreerd met Microsoft Outlook en Teams, zodat Bandhan Life deze tools op een gestroomlijndere manier kan gebruiken en de communicatie kan centraliseren.

"Padah heeft onze vereisten geanalyseerd en effectieve oplossingen ontworpen", zegt Shahid. "We hadden tijdens het hele proces regelmatig gesprekken met hen, en dat werd heel snel afgerond vanwege hun betrokkenheid en hun expertise met Jira."

Jira en Confluence: de perfecte tools voor de samenwerkingscultuur van Bandhan Life

Tegenwoordig is Atlassian Cloud het samenwerkingsplatform voor bijna de hele organisatie. Teams gebruiken Jira om samen te werken en werk te volgen, en ze gebruiken Confluence daarnaast als een gecentraliseerde kennisdatabase. "De tools van Atlassian zijn onze cultuur geworden", zegt Kiran. "Elk initiatief begint in Jira."

Nu kunnen de teams van Bandhan Life gemakkelijk samenwerken gedurende de hele levenscyclus van elk project, ongeacht hoeveel mensen samen moeten werken.

Vanaf het begin maken teams uitgebreide, end-to-end roadmaps aan voor prioritering en planning met Jira Plannen. Vervolgens worden er automatisch issues aangemaakt, taken toegewezen en tijdlijnen ingesteld in Jira. Werknemers gebruiken Jira en Confluence om te communiceren tijdens de planning en uitvoering, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit, afhankelijkheden kan beheren en vertragingen tot een minimum kan beperken. "Bijna iedereen is afhankelijk van de een of andere functie, en met Jira is dat gemakkelijk te begrijpen", zegt Shahid. "Rapporten laten duidelijk zien welk teams afhankelijk zijn van elkaar voor support en resultaten."

Door dashboards en filters in Jira zijn voortgang en mijlpalen ook gemakkelijk bij te houden, waardoor managers niet meer handmatig statusupdates hoeven te verzamelen of dagenlang bezig hoeven zijn met het samenstellen van een rapport. "We besteden minder tijd aan het uitzoeken welk project zich in welke fase bevindt en welk project het belangrijkst is", zegt Shahid. "We hebben een realtime beeld van wat er gebeurt, wat leidt tot wederzijdse verantwoordelijkheid."

Samenwerking, communicatie en zichtbaarheid: belangrijke resultaten behalen door samen te werken

Sinds de integratie met het werksysteem van Atlassian is Bandhan Life meetbaar verbeterd in snelheid, zichtbaarheid en efficiëntie. "We zijn een organisatie die sterk resultaatgericht is. Met Jira en Confluence kunnen we die resultaatgerichtheid stimuleren, nu we een nieuwe standaard zetten voor een werkmodel waarin de digitale wereld centraal staat en onze mensen kunnen werken vanaf waar dan ook", zegt Shahid.

90% ingebruikname binnen 90 dagen

Padah Solutions hielp Bandhan Life bij het configureren van Jira en Confluence om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van hun teams. De ingebruikname verliep hierdoor zeer snel. Binnen drie maanden gebruikte 90% van de gebruikers de cloudtools van Atlassian als integraal onderdeel van het dagelijkse werk.

30% minder tijd besteed aan projectmanagement

Met Jira en Confluence ben je niet langer afhankelijk van belanghebbenden om de voortgang te beoordelen. In de meer dan 100 Jira-borden in de projecten van Bandhan Life vinden managers alle informatie die ze nodig hebben. Sinds de overgang besteden managers 30% minder tijd aan het monitoren en beheren van projecten, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan werk met een grote impact.

20% hogere individuele productiviteit

Vóór Jira en Confluence waren werknemers elke dag tijd kwijt aan het doorzoeken van systemen, het stellen van vragen aan collega's en het beheren van afhankelijkheden en goedkeuringen. Deze taken worden veel sneller uitgevoerd met behulp van Jira en Confluence, waardoor elke werknemer ongeveer 1,5 uur per dag bespaart.

400 uur per jaar bespaard op rapportages

Voordat teams zich centraliseerden in Atlassian Cloud, waren ze twee dagen kwijt aan het opstellen van een rapport wanneer de voortgang van een project moest worden gedeeld met het senior management. Met Jira is bijna het hele proces voor het opstellen van rapportages geautomatiseerd, waardoor het bedrijf ongeveer 100 uur per kwartaal of 400 uur per jaar bespaart.

95% van alle communicatie wordt vastgelegd in Jira

Bijna alle projectgerelateerde communicatie (voor alles behalve werk rondom veldsales) wordt niet meer verspreid over Excel, e-mail, Slack en Teams maar wordt nu vastgelegd en bijgehouden binnen Jira, zodat mensen meer op de hoogte zijn van de voortgang en de status van hun werk. "We hebben een volledig inzicht voordat het werk begint", legt Shahid uit. "Elk initiatief wordt ingevoerd in Jira, en een trigger-e-mail informeert iedereen dat het is gelanceerd."

Prioritering in realtime

Dankzij meer zichtbaarheid en eenvoudigere rapportage kunnen werknemers sneller beslissingen nemen en zich aanpassen als dat nodig is. Leiders kunnen ook dynamisch en gezamenlijk prioriteiten stellen, waarbij ze tijdens vergaderingen de status van elk project in Jira bekijken in plaats van te vertrouwen op een statisch rapport.

Omdat iedereen in realtime de projectstatus en het belang in één oogopslag kan zien, vinden werknemers op elk niveau van het bedrijf (niet alleen in leidinggevende functies) het gemakkelijker om zich te concentreren op het belangrijkste werk. "Met Jira en Confluence geeft iedereen automatisch prioriteit aan wat belangrijk is en werken ze op een natuurlijke manier naar betere eindresultaten toe", zegt Shahid.

Het juiste platform en de juiste partners om verzekeringsmaatschappijen in India naar een nieuw tijdperk te leiden

De unificatie van Bandhan Life op Jira en Confluence Cloud heeft niet alleen de werknemerservaring verbeterd, maar ook distributeurs die hun polissen verkopen en klanten die hun toekomst veilig willen stellen hebben er voordeel aan gehad. "We hebben een hogere snelheid gezien bij zowel de levering van producten als de onboarding van partners", legt Shahid uit.

Met de cloudtools van Atlassian en de ondersteuning van Padah Solutions realiseren de teams van Bandhan Life hun visie van een eenvoudigere, digitale verzekeringservaring voor werknemers, partners en klanten in het hele land.