Confluence를 사용하여 이해 관계자 참여 개선
주요 시사점
- 적극적인 이해 관계자 참여는 적절한 관계자가 지속적으로 정보를 얻고 참여하고 의견을 제공할 준비를 갖추도록 하여 프로젝트가 정렬된 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.
- 이해 관계자 참여와 관련하여 흔히 겪는 문제로는 피드백 지연, 불명확한 기대치 및 너무 많은 상태 미팅이 있습니다.
- 비동기식 동영상을 사용하면 별도의 실시간 미팅을 예약하지 않고도 이해 관계자 업데이트를 더 쉽게 공유할 수 있습니다.
- Loom은 이해 관계자 업데이트를 간소화하여 하나의 도구로 동영상을 녹화하고 편집하며 공유할 수 있도록 돕습니다.
회사에 대한 중요한 결정을 내리거나 주요 프로젝트를 진행할 때 이해 관계자에게 정보를 지속적으로 제공하는 것은 필수입니다. 적절한 이해 관계자는 팀이 더 광범위한 비즈니스 목표에 맞춰 정렬되도록 컨텍스트, 피드백 및 승인을 제공할 수 있습니다.
피드백이 지연되거나 업데이트가 산발적으로 이루어지거나 의사 결정을 내릴 때마다 또 다른 미팅이 이어진다면 이해 관계자 참여는 어려워질 수 있습니다.
Loom 동영상을 통한 풍부한 커뮤니케이션은 이 문제를 방지하기 위한 좋은 방법입니다. Loom을 활용하여 이해 관계자에게 더 명확하게 업데이트를 공유하고 비동기식으로 피드백을 수집하고 작업을 원활하게 진행하는 방법을 알아보세요.
Loom을 사용하여 이해 관계자 참여를 높이는 방법
이해 관계자 참여 향상은 적절한 정보를 적절한 형식으로 적시에 공유하는 것에서 시작됩니다. Loom은 이해 관계자가 각자의 일정에 맞춰 시청하고 다시 확인하고 응답할 수 있는 비동기식 녹화 동영상을 통해 이 과정을 지원합니다.
1단계. 어떤 이해 관계자에게 어떤 종류의 업데이트가 필요한지 식
이해 관계자에게 업데이트할 동영상을 녹화하기 전에, 어떤 이해 관계자에게 어떤 유형의 업데이트가 필요한지 파악합니다. 모든 이해 관계자에게 동일한 수준의 세부 정보가 필요한 것은 아니므로, 팀은 누가 가시성이 필요한지, 누가 검토하거나 승인해야 하는지, 누가 가끔 업데이트가 필요한지 결정해야 합니다.
다음은 이해 관계자를 식별하고 그룹화하기 위한 몇 가지 팁입니다.
- 영향력, 참여도 또는 의사 결정 역할에 따라 이해 관계자를 그룹화합니다
- 업데이트 형식을 이해 관계자의 실제 요구 사항에 맞춥니다
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모든 이해 관계자에게 동일한 정보를 지나치게 제공하지 않습니다
2단계. 녹화하기 전에 메시지의 목적을 명확히 하기
녹화하기 전에 이해 관계자 업데이트를 통해 달성하고자 하는 목표를 결정합니다. 이해 관계자에게 정보를 제공하려고 합니까, 피드백을 요청하려고 합니까, 의사 결정을 설명하려고 합니까, 아니면 승인을 요청하려고 합니까?
메시지의 목적을 명확히 하기 위해 스스로에게 다음과 같은 간단한 질문을 하세요.
- 시청자에게 어떤 정보를 제공하고 싶습니까?
- 시청자가 동영상을 시청한 후에 무엇을 하기를 바랍니까?
- 메시지를 이해하려면 어떤 컨텍스트가 필요합니까?
- 이 정보로 인해 누가 영향을 받습니까?
이 업데이트가 프로젝트에 어떤 영향을 미칩니까?
3단계. 더 많은 컨텍스트를 더하는 간결한 Loom 동영상 녹화
Loom을 활용하여 이해 관계자에게 필요한 컨텍스트를 제공하는 간결한 동영상을 녹화합니다. 논거를 설명하는 동안 관련 문서, 슬라이드, 대시보드, 디자인 또는 프로젝트 페이지를 화면에 표시하세요.
다음은 더 효과적인 Loom 동영상을 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
- 동영상에서 하나의 업데이트 또는 주제에 초점을 맞춥니다
- 변경되는 부분, 그 중요성 및 이해 관계자가 주의해야 하는 부분을 설명합니다
- 동영상을 통해 텍스트로는 전달하기 어려운 어조, 논거 및 컨텍스트를 더합니다
명확성을 높이기 위해 Loom에서 기본 제공되는 편집기를 활용하여 동영상에서 불필요하거나 반복되는 구간을 잘라낼 수 있습니다.
4단계. 적절한 채널에 Loom 동영상을 비동기식으로 공유
Loom 동영상 녹화 및 편집을 완료했다면 이해 관계자가 이미 작업하고 커뮤니케이션하는 곳에 공유합니다. 목표는 이해 관계자가 업데이트를 쉽게 찾고 다시 확인할 수 있도록 하는 것입니다.
이해 관계자가 이미 공동 작업하는 곳에 따라 Confluence, Jira, Slack, Teams 또는 이메일과 같은 도구에 Loom 동영상을 공유할 수 있습니다.
5단계. 이해 관계자가 동영상에 바로 피드백을 남기도록 권장
동영상을 주요 이해 관계자와 공유한 후, 이해 관계자에게 Loom을 통해 피드백을 제공하도록 권장합니다. 이해 관계자는 동영상에 바로 댓글을 남길 수 있으므로, 별도의 스레드를 일일이 확인할 필요 없이 피드백을 더 쉽게 검토할 수 있습니다.
댓글 외에도 이해 관계자는 동영상 회신 및 반응을 활용하여 피드백을 제공할 수 있습니다. 이 모든 피드백은 Loom에서 한곳에 통합되므로, 이해 관계자와 업데이트에 대해 쉽게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
6단계. 피드백을 의사 결정, 작업 항목 및 후속 업데이트로 전환
이해 관계자의 의견이 들어오면 팀은 해당 의견을 바탕으로 다음 단계를 명확히 해야 합니다. 이렇게 하면 이해 관계자 참여가 수동적인 영상 시청에 그치지 않고 프로젝트 진전으로 연결됩니다.
다음은 피드백을 의사 결정 및 작업 항목으로 전환하기 위한 몇 가지 팁입니다.
- 의사 결정을 요약합니다
- 작업 항목을 캡처합니다
- 업데이트 내용이 크게 변경된 경우 짧은 후속 Loom 동영상을 녹화합니다
또한 Loom AI를 사용해 요약, 작업 항목 및 의사 결정 로그를 생성하여 컨텍스트를 쉽게 검색할 수 있도록 할 수 있습니다.
7단계. 재사용 가능한 이해 관계자 커뮤니케이션 라이브러리 구축
동영상 라이브러리는 가장 유용한 Loom 기능 중 하나로, 재사용 가능한 이해 관계자 커뮤니케이션 라이브러리를 구축하도록 도와줍니다. 향후 시청자는 이를 통해 의사 결정, 근거 및 프로젝트 컨텍스트를 다시 확인하여 이 결정이 프로젝트에 어떤 영향을 미쳤는지 이해할 수 있습니다.
나중에 더 쉽게 주요 이해 관계자 업데이트를 찾을 수 있도록 프로젝트, 팀 또는 이니셔티브별로 동영상을 체계화할 수 있습니다.