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KADOKAWA Connected | Atlassian
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KADOKAWA グループを横断する情報共有基盤を実現


Kadokawa
業界

IT サービス

場所

日本、東京都

従業員

154 名 (2020 年 2 月時点)

ソリューションパートナー
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DX 時代に対応した働き方改革も推進

課題

  • グループ内にコミュニケーションツールが乱立、必要な情報が必要な人に届けられない
  • ICT リテラシーを問わず、誰もが利用可能なコミュニケーションツールが必要
  • 情報の共有、可視化により、DX や働き方改革を促進させたい

効果

  • Confluence の導入で、グループ全体を通じた情報共有基盤を実現
  • 直感的な操作により、ICT に習熟していない人でも容易に情報の発信、共有が可能に
  • Confluence の活用浸透により、働き方に関する社員の意識改革が促進

DX の推進には、グループを横断した情報共有基盤が不可欠

KADOKAWA グループの ICT コンサルティングと働き方改革支援を手掛ける戦略子会社として、2019 年に設立された株式会社 KADOKAWA Connected。

同社において、ICT ツールの社内定着と啓蒙活動を通じ、グループのデジタルトランスフォーメーション (DX) を加速させるミッションを担っているのが、Customer Success 部です。DX は業務プロセスの改革・効率化を行う “守りの DX” と、ビジネスモデルや顧客接点を改革し、事業を成長させる “攻めの DX” に大別されますが、同社 Customer Success 部で部長を務める菊本洋司氏は、「守りの DX 無しには、攻めの DX を推進できません。Customer Success 部は 2019 年 7 月の設立以来、KADOKAWA グループにおける守りの DX の体制固めに向け、様々な取り組みを進めてきました。その 1 つが、ICT ツールを活用した情報共有とコミュニケーションの円滑化です」と説明します。

"社員の働き方に対する意識に変革がもたらされたことが、最大の効果だと考えています"

株式会社KADOKAWA Connected
Customer Success部
部長 菊本洋司氏

KADOKAWA グループは、複数の企業を統合して事業を拡大してきましたが、グループウェアやメール等のコミュニケーションツールが統一されておらず、様々なコミュニケーションロスを生じさせていました。例えば、複数のツールが乱立していたため、ユーザーである社員は情報を伝えたい相手に対して「どのツールを用いれば確実に届くのか」が分からなったほか、上長を通じてメールのやり取りをしても、担当者まで届かないなど、「必要な情報を必要な人に届けるためのコミュニケーションパスがなかった」(菊本氏)といいます。また、メールで PowerPoint 等のファイルをやり取りしていても、変更のスピードが速い業務においてバージョン管理が難しいといった課題も浮上していました。これら の問題には属人的な業務の進め方で対処してきたものの、KADOKAWA が標榜するスピード経営と、市場環境の変化への迅速な対応の阻害要因となっていました。

「そこで、最新の情報共有ツールの導入で情報共有基盤を整備するとともに、業務の在り方を根本から変革し、新しい働き方を定着させていこうと決断したのです」(菊本氏)。

グループ企業での導入効果を評価し Confluence を選択

課題解決に向け KADOKAWA Connected が選択したのが、アトラシアンのコラボレーションツール「Confluence」です。「Confluence を選んだ理由は、既にグループ会社のドワンゴで活用されており、柔軟な情報の共有や可視化、検索などの実現により、DX の推進や働き方改革で多大な成果を上げていたことがありました。そこで KADOKAWA にも蓄積したナレッジを展開しようと考えたのです」と、菊本氏は説明します。また、Customer Success 部の渡辺基子氏も「Confluence は使い慣れた Word と同じようにコンテンツの作成ができるほか、定型のテンプレートが用意されており、ICT に習熟していない人でも直感的な操作で利用できます。これであれば、新ツール導入のハードルを一段下げられると直感しました」と話します。

アーリーアダプターを育成し成功事例を他部署にも展開

KADOKAWA Connected はアトラシアンのパートナー企業であるゴーツーグループ株式会社の支援のもと、KADOKAWA グループへ Confluence を導入。現在、社内告知の頻度が高い部門からページ作成を開始し、そのページがグループ会社を含め約 3,000 名のユーザーに参照されています。これまでに 7,600 以上のページが作成され、情報共有の基盤として活用されています。

"ICT に習熟していない社員にも導入効果を認知してもらえるような取り組みを行い、全社展開を進めていきました。"

株式会社KADOKAWA Connected
Customer Success部
渡辺基子氏

渡辺氏は、「まずは全社ポータルを構築して異なるワークフローのリンクを集約、ポータルにアクセスすれば必要な情報をすぐに入手できる環境を整備しました。また、スペースは全社共通のものだけでなく、部門やサービス、部門横断型プロジェクトごとに設置。さらにページ作成に際しては、どこに必要な情報があるかがすぐ分かるよう、標準化されたページツリーを活用してもらっています」と説明します。

また、「会議のアジェンダや議事録も Confluence を用いてテンプレート化し、参加者全員のコメントや報告を記載してもらうことで、議題に関する共通認識を持ってもらうようにする部署が増えてきました」(菊本氏)。

Confluence の展開に際して菊本氏と渡辺氏が注力したのは、導入と活用を牽引する “アーリーアダプター” となる社員を見つけだし、成功事例を作っていくことでした。「社内のプロジェクトを主導していたり、業務の在り方に問題意識を抱えていたりする社員を中心に Confluence の教育を行い、先行して活用してもらいました。そこで上がった成功事例を他部署にも展開し、徐々に Confluence の利用を浸透させていきました」と渡辺氏は説明します。このほかにも、利用者の目線に立った説明や教育を心掛けるとともに、「ICT ツール徹底活用マンガ」でも Confluence の使い方を解説して、ICT に習熟していない社員にも導入効果を認知してもらえるような取り組みを行い、全社展開を進めていきました。

© KADOKAWA Connected Inc.

働き方に関する意識改革が最大の導入効果

Confluence の導入効果について、菊本氏は「情報の伝達やアクセス、検索の利便性が向上したことはもちろんですが、社員の働き方に対する意識に変革がもたらされたことが、最大の効果だと考えています」と強調します。

「情報とともに、これまで属人化していた業務もオープン化したことで、社員が自発的に『利用者に対して、いかに利便性の高いサービスを提供していくべきか』『自分が業務に貢献するには何をすればいいのか』を考えるようになりました。Confluence は、そうした意識変革のツールとしても多大な効果をもたらしています」(菊本氏)。

今後の展望について渡辺氏は、「グループ内に局所的に存在する、複数のツールからの情報統合にもチャレンジしていきたいと考えています」と話します。

最後に菊本氏は、「KADOKAWA Connected は、2020 年 2 月から『DX アドバイザリーサービス』を開始しました。これは、Confluence をはじめとした様々なツールの導入で培われた DX 推進の知見やノウハウを、KADOKAWA グループ外の企業・団体に対しても提供するものです。今後は KADOKAWA グループ内のさらなる DX 化にも取り組みつつ、DX アドバイザリーサービスを通じて、日本企業の業務効率化や生産性向上を支援していきたいと考えています」と、力強く語りました。

Confluence でチームワークをオープンに

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