Usa Confluence per aumentare il coinvolgimento degli stakeholder
Punti chiave
Un forte coinvolgimento degli stakeholder aiuta a mantenere i progetti allineati, in modo che le persone giuste siano sempre informate, consultate e pronte a fornire input.
Tra le sfide comuni nel coinvolgimento degli stakeholder vi sono i feedback in ritardo, aspettative poco chiare e troppe riunioni sullo stato del lavoro.
I video asincroni consentono di condividere facilmente aggiornamenti con gli stakeholder senza dover pianificare l'ennesima riunione dal vivo.
Loom semplifica gli aggiornamenti per gli stakeholder consentendoti di registrare, modificare e condividere le registrazioni con un unico strumento.
Che tu debba prendere decisioni critiche per la tua azienda o affrontare un progetto importante, tenere aggiornati gli stakeholder è fondamentale. Gli stakeholder giusti possono fornire contesto, feedback e approvazioni che consentono ai team di rimanere allineati con gli obiettivi aziendali più ampi.
Coinvolgere gli stakeholder può essere difficile quando i feedback arrivano in ritardo, gli aggiornamenti sono sparsi ovunque o ogni decisione da prendere si trasforma nell'ennesima riunione.
Una comunicazione efficace con i video Loom è un ottimo modo per evitare questi problemi. Scopri come usare Loom per condividere aggiornamenti più chiari con gli stakeholder, raccogliere feedback in modo asincrono e far progredire il lavoro.
Cosa si intende per "coinvolgimento degli stakeholder" e perché è importante?
Il coinvolgimento degli stakeholder è il processo che consente di mantenere informate, coinvolte e allineate le persone giuste per tutta la durata di un progetto, un'iniziativa o un processo decisionale. Una solida gestione degli stakeholder necessita di una comunicazione chiara, di visibilità e di input tempestivi.
Il coinvolgimento degli stakeholder è importante perché aiuta a creare fiducia, allineare gli obiettivi del progetto a quelli aziendali, mitigare i rischi e garantire la buona riuscita dei progetti.
Tra le sfide più comuni vi sono feedback in ritardo, aspettative poco chiare e un numero eccessivo di riunioni, tutti fattori che comportano una perdita di tempo.
Strumenti di comunicazione asincrona come Loom consentono ai team di condividere aggiornamenti con più chiarezza e meno scambi di messaggi, in modo che gli stakeholder possano rimanere informati senza dover fissare ulteriori riunioni dal vivo.
Come migliorare il coinvolgimento degli stakeholder con Loom
Per migliorare il coinvolgimento degli stakeholder, occorre innanzitutto condividere le informazioni giuste, nel formato giusto, al momento giusto. Con Loom, puoi farlo attraverso registrazioni asincrone di cui gli stakeholder possono fruire secondo il proprio orario di lavoro, visionandole, consultandole e ponendo domande a riguardo.
Passaggio 1. Stabilisci quali stakeholder hanno bisogno di quale tipo di aggiornamento
Prima di registrare un video per aggiornare gli stakeholder, identifica quali stakeholder hanno bisogno di quale tipo di aggiornamento. Non tutti gli stakeholder hanno bisogno dello stesso livello di dettaglio, perciò i team devono decidere chi ha bisogno di visibilità, chi deve rivedere o approvare qualcosa e chi ha semplicemente bisogno di un aggiornamento occasionale.
Ecco alcuni suggerimenti per identificare e raggruppare gli stakeholder:
Raggruppa gli stakeholder in base all'influenza, al coinvolgimento o al ruolo decisionale
Adatta il formato dell'aggiornamento a ciò di cui hanno effettivamente bisogno gli stakeholder
Evita di sovraccaricare tutti gli stakeholder con le stesse informazioni
Passaggio 2. Chiarisci lo scopo del messaggio prima di registrare
Prima di registrare, decidi quali obiettivi deve raggiungere l'aggiornamento per gli stakeholder. Devi informare gli stakeholder, richiedere un feedback, spiegare una decisione o chiedere un'approvazione?
Poniti delle domande semplici per chiarire lo scopo del messaggio, ad esempio:
Che cosa vuoi far sapere ai destinatari del video?
Cosa vuoi che facciano dopo aver guardato il contenuto?
Di quale contesto hanno bisogno per capire il messaggio?
Quali persone sono interessate da queste informazioni?
In che modo questo aggiornamento incide sul progetto?
Passaggio 3. Registra un breve video Loom che aggiunga più contesto
Usa Loom per registrare un video conciso che fornisca alle persone coinvolte il contesto di cui hanno bisogno. Mostra a schermo i documenti, le slide, le dashboard, i design o le pagine del progetto pertinenti mentre spieghi il ragionamento.
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a creare un video Loom più efficace:
Mantieni il video incentrato su un unico aggiornamento o tema
Spiega cosa è cambiato, perché è importante e a cosa devono prestare attenzione gli stakeholder
Usa i video per aggiungere tono, ragionamenti e contesto difficili da trasmettere tramite il semplice testo
Puoi usare l'editor integrato di Loom per tagliare le sezioni non necessarie o ripetitive del video e migliorarne la chiarezza.
Passaggio 4. Condividi il video Loom in modo asincrono nei canali appropriati
Quando hai terminato la registrazione e l'editing del video Loom, condividi il contenuto nei canali che gli stakeholder coinvolti già utilizzano per lavorare e comunicare. L'obiettivo è assicurarsi che l'aggiornamento per gli stakeholder sia facile da trovare e da rivedere.
Puoi condividere i video di Loom in strumenti come Confluence, Jira, Slack, Teams o via e-mail, a seconda del canale che gli stakeholder utilizzano già per collaborare.
Passaggio 5. Invita gli stakeholder a fornire feedback direttamente sul video
Dopo aver condiviso il video con i principali stakeholder, invitali a fornire feedback tramite Loom. Possono inserire i commenti direttamente nei video, così sarà più facile esaminare il feedback senza doverlo cercare in thread separati.
Oltre che tramite commenti, gli stakeholder possono fornire un feedback registrando video di replica e reazioni. Tutti questi feedback sono centralizzati in Loom, in modo da semplificare la comunicazione con gli stakeholder in merito agli aggiornamenti.
Passaggio 6. Trasforma i feedback in decisioni, azioni e aggiornamenti di follow-up
Una volta ricevuto il contributo degli stakeholder, i team devono usarlo per chiarire i passaggi successivi. In questo modo, il coinvolgimento degli stakeholder contribuirà direttamente all'avanzamento del progetto anziché rimanere una semplice visualizzazione passiva.
Ecco alcuni suggerimenti per trasformare i feedback in decisioni e azioni:
Riassumi le decisioni prese
Registra gli elementi di azione
Se l'aggiornamento contiene modifiche sostanziali, registra un breve video di follow-up con Loom
Puoi anche usare Loom AI per generare riepiloghi, azioni e registri delle decisioni per fare in modo che il contesto rimanga ricercabile.
Passaggio 7. Crea una libreria riutilizzabile delle comunicazioni con gli stakeholder
La libreria di video è una delle funzionalità più utili di Loom, poiché ti consente di creare una raccolta riutilizzabile di comunicazioni con gli stakeholder. In questo modo, chi visualizzerà quei contenuti in futuro potrà rivedere le decisioni, le motivazioni e il contesto relativi al progetto per capire come questi fattori abbiano influito sul progetto.
Puoi organizzare i video per progetto, team o iniziativa, così le persone coinvolte potranno trovare più facilmente gli aggiornamenti chiave in un secondo momento.
Suggerimenti per un migliore coinvolgimento degli stakeholder con Loom
Segui queste best practice per rendere gli aggiornamenti per gli stakeholder più utili con Loom:
Assicurati che i video siano brevi e mirati, in modo che risultino più facili da seguire
Adatta il messaggio al tuo pubblico di riferimento anziché inviare la stessa versione a tutti gli stakeholder
Richiedi feedback specifici, in modo che tutte le persone coinvolte sappiano come rispondere agli aggiornamenti
Fornisci più contesto incorporando i video di Loom accanto ai documenti, piani o progetti correlati
Usa i video asincroni per gli aggiornamenti di routine e riserva le riunioni per le decisioni in sospeso
Migliora il coinvolgimento degli stakeholder senza programmare ulteriori riunioni
Il coinvolgimento degli stakeholder aiuta i team a creare fiducia, prendere decisioni migliori e mantenere il lavoro allineato con gli obiettivi aziendali. Creando una libreria di video di aggiornamenti per gli stakeholder, sarà più semplice mantenere questi ultimi coinvolti, raccogliere feedback e mantenere intatto il contesto nel corso del tempo.
Loom consente ai team di condividere video aggiornamenti asincroni che riducono i problemi di comunicazione, semplificano il feedback degli stakeholder e limitano le riunioni dal vivo non necessarie. Prova Loom gratis e registra il tuo primo aggiornamento per gli stakeholder.