Usa Loom per creare spiegazioni guidate dei progetti chiare e coinvolgenti
Punti chiave
Le spiegazioni guidate dei progetti aiutano gli stakeholder a comprendere più rapidamente gli obiettivi, le tempistiche, i flussi di lavoro e le decisioni chiave dei progetti.
Il commento a voce che accompagna gli elementi visivi consente di illustrare importanti dettagli del progetto all'interno del loro contesto.
Le spiegazioni guidate del progetto riducono la necessità di partecipare a riunioni dal vivo, offrendo ai team più tempo per concentrarsi sul lavoro stesso.
Loom ti consente di registrare facilmente la schermata, aggiungere il voiceover, fare editing e condividere il contenuto con gli stakeholder chiave.
Quando un progetto coinvolge più stakeholder, una comunicazione chiara può fare la differenza tra un avanzamento del lavoro costante e una continua richiesta di informazioni aggiuntive. Per ogni nuova voce che si aggiunge, sorge un potenziale nuovo ostacolo. Le spiegazioni guidate aiutano i team a spiegare cosa mira a ottenere il progetto, come procederà il lavoro e cosa devono sapere gli stakeholder.
Con strumenti come Loom, i team possono creare spiegazioni guidate dei progetti che riuniscono la registrazione dello schermo, il commento a voce e il feedback asincrono in un unico video facile da condividere. Esaminiamo i componenti essenziali di una spiegazione guidata di un progetto e come Loom ti aiuta a migliorare il processo.
Che cos’è una spiegazione guidata del progetto?
Una spiegazione guidata del progetto è una spiegazione strutturata degli obiettivi, dello stato, della timeline, delle decisioni o del flusso di lavoro di un progetto. Le spiegazioni guidate dei progetti consentono agli stakeholder di capire rapidamente cosa sta succedendo e quali sono gli aspetti più importanti.
Sebbene le riunioni dal vivo siano una possibile opzione per fornire spiegazioni guidate del progetto, coordinarle e assicurarti che non ci siano difficoltà tecniche può essere impegnativo. Usare Loom per le spiegazioni guidate del progetto ti consente di creare video chiari e concisi che gli stakeholder possono rivedere in base ai propri orari di lavoro. In questo modo, gestire un progetto senza programmare riunioni sarà semplicissimo.
Perché condividere spiegazioni guidate del progetto in modalità asincrona?
Le spiegazioni guidate dei progetti offrono agli stakeholder un quadro completo senza bisogno che tutte le persone coinvolte si trovino nella stessa stanza o nella stessa call. Ecco alcuni motivi per cui svariati team stanno passando a questa soluzione:
Crea un contesto riutilizzabile: i nuovi membri del team, gli stakeholder che subentrano in un secondo momento o i progetti futuri possono fare riferimento alla stessa spiegazione guidata anche a distanza di settimane o mesi.
Elimina i colli di bottiglia nella pianificazione: condividi il contesto fondamentale del progetto senza aspettare che gli impegni sui calendari di tutti si allineino. Gli stakeholder possono visionare i contenuti quando risulta loro più comodo.
Migliora la comprensione: chi guarda può mettere in pausa, rivedere e assimilare le sezioni complesse secondo il proprio ritmo, a differenza di quando partecipa a un incontro dal vivo.
Accelera i cicli di feedback: commenti e reazioni con timestamp mantengono attivo il processo decisionale, senza che sia necessario programmare l'ennesima riunione per discutere gli argomenti.
Riduci l'affaticamento da riunioni: i team possono riappropriarsi del loro tempo e investirlo nel lavoro mirato, rimanendo allineati sugli obiettivi, sullo stato e sui passaggi successivi del progetto.
Come creare una spiegazione guidata di un progetto con Loom in 6 passaggi
Creare una spiegazione guidata del progetto è più facile quando hai a disposizione gli strumenti giusti per registrare, modificare e condividere i video. Con funzionalità come la registrazione dello schermo, il commento a voce e gli strumenti di editing integrati, Loom aiuta i team a creare spiegazioni guidate più facili da seguire e condividere.
Passaggio 1. Definisci l'argomento della spiegazione guidata
Prima di iniziare a registrare la spiegazione guidata del progetto, decidi quali parti del progetto illustrare. Per essere efficace, una spiegazione guidata del progetto può includere:
Obiettivo del progetto: illustra l'obiettivo principale del progetto e come quest'ultimo si collega agli obiettivi aziendali più ampi.
Stato attuale: spiega a che punto si trova attualmente il progetto, specificando i lavori completati, i task attivi e le lacune rimanenti.
Milestone o timeline chiave: descrivi le principali milestone, scadenze o fasi che gli stakeholder devono conoscere. Suddividere i progetti più grandi in milestone più piccole rende il lavoro più semplice da monitorare e gestire.
Decisioni importanti: evidenzia le decisioni che richiedono l'input degli stakeholder, come approvazioni del budget, modifiche dell'ambito o acquisti di strumenti.
Rischi, blocchi o dipendenze: identifica i potenziali rischi, blocchi o dipendenze che potrebbero influire sul progetto. Evidenziarli fin dall'inizio aiuta i team a pianificare tenendo conto degli ostacoli prima che rallentino l'avanzamento del lavoro.
Passaggi successivi e responsabili: chiarisci quali sono i passaggi successivi e chi è responsabile di ciascun elemento di azione. In questo modo, gli stakeholder avranno un percorso chiaro da seguire dopo che avranno visionato la spiegazione guidata.
Restringere l'ambito della spiegazione guidata del progetto la rende più chiara e più facile da seguire per gli stakeholder.
Passaggio 2. Prepara le risorse del progetto prima di iniziare a registrare
Una buona preparazione è fondamentale per registrare una spiegazione guidata del progetto chiara e concisa. Prima di iniziare a registrare, prenditi un po' di tempo per raccogliere le risorse che prevedi di mostrare. Tra queste potrebbero esserci:
Board di Jira che mostrano i flussi di lavoro e suddividono i progetti più grandi in task più gestibili
Pagine Confluence che includono dettagli chiave del progetto, come l'obiettivo, le milestone chiave e i responsabili del progetto
Una roadmap del progetto per visualizzare il progetto dall'inizio alla fine
Una presentazione che include schermate e dettagli chiave sul progetto
Un documento di pianificazione che definisce chiaramente i dettagli del progetto, quali obiettivi, potenziali rischi e passaggi successivi
Preparando queste risorse in anticipo renderai la procedura guidata più organizzata e più facile da seguire per gli stakeholder. Ricorda che la procedura guidata deve essere quanto più concisa possibile. Perciò, dovrai assicurarti di non perdere tempo a cercare una board di Jira, una roadmap o un documento durante la registrazione.
Passaggio 3. Registra la spiegazione guidata del progetto in Loom
Una volta definita la procedura guidata e raccolte le risorse, puoi iniziare a registrare.
Apri l'app Loom e fai clic su Record (Registra). Si aprirà una piccola finestra, in cui potrai scegliere se registrare solo la schermata o l'intero desktop. Puoi anche scegliere quale microfono usare.
Quando vuoi iniziare la registrazione, premi Start Recording (Avvia registrazione). Loom registrerà automaticamente tutte le azioni che svolgi sulla schermata: tutto ciò che dovrai fare sarà scorrere le risorse del progetto e premere Stop Recording (Interrompi registrazione) quando avrai finito.
Strumenti di registrazione dello schermo come Loom offrono agli stakeholder un metodo visivo per seguire il progetto senza dover partecipare a una riunione dal vivo. In questo modo, le persone coinvolte possono visionare la spiegazione dettagliata del progetto in base ai propri orari di lavoro.
Passaggio 4. Aggiungi un commento a voce che illustra il progetto in modo chiaro
Loom ti permette di registrare contemporaneamente la tua voce e la schermata. Tuttavia, può essere difficile fornire una commento chiaro mentre svolgi ogni passaggio in tempo reale. Per assicurarti di fornire una spiegazione comprensibile del progetto, la cosa migliore che puoi fare è registrare un voiceover una volta terminata la registrazione del video.
L'obiettivo è usare il commento a voce per spiegare a chi guarda ciò che visualizza a schermo e perché è importante. Usa le parole per chiarire quali sono le priorità, spiegare come le varie parti del progetto si collegano tra loro e aggiungere un contesto che potrebbe essere difficile da comunicare solo per iscritto.
Una volta registrato il video, puoi tornare indietro e registrare il commento a voce tutte le volte che vuoi. Cerca di mantenere il commento a voce chiaro e conciso.
Passaggio 5. Modifica la registrazione in modo che sia più facile da seguire
Le spiegazioni guidate dei progetti devono essere concise e facili da seguire. Tuttavia, la prima registrazione che realizzi potrebbe includere pause, contesto eccessivo o momenti da eliminare. Fortunatamente, Loom ha un editor integrato con tre funzionalità chiave:
Trim (Taglia): questa funzionalità ti consente di rimuovere sezioni del video utilizzando la forma d'onda dell'audio.
Edit by transcript (Modifica tramite trascrizione): trova e rimuovi determinate sezioni dei video Loom utilizzando la trascrizione.
Stitch (Unisci): unisci più video per crearne uno più lungo.
Usa la funzionalità Trim (Taglia) per rimuovere tutte le parti non necessarie dalla registrazione. Ad esempio, puoi tagliare tutte le parti in cui hai interrotto l'azione per alcuni secondi o non riuscivi a trovare quello che cercavi. Puoi anche eliminare eventuali parti distraenti o ripetitive, che potrebbero compromettere l'esperienza di visione.
Una registrazione più mirata risulta più facile da guardare e consultare per le parti interessate, oltre a offrire una migliore comprensione del progetto.
Passaggio 6. Condividi il video Loom e raccogli feedback in modo asincrono
Il passaggio finale consiste nel condividere il video Loom completato negli strumenti che il tuo team già utilizza, in modo che gli stakeholder possano visionarlo all'interno contesto. Ad esempio, puoi condividerlo in Slack, Teams, in un brief del progetto o nel thread di un task correlato.
Gli stakeholder possono fornire un feedback in modo asincrono, inserendo domande e commenti direttamente nel video Loom. Ciò consente di portare avanti la conversazione senza dover organizzare l'ennesima riunione dal vivo, semplificando il lavoro a tutte le persone coinvolte.
Il feedback degli stakeholder può aiutarti a chiarire i passaggi successivi, individuare i rischi e migliorare il piano del progetto prima che il lavoro raggiunga una fase troppo avanzata. Inoltre, i loro commenti aiutano il team a rispondere alle domande aperte e a prepararsi ad affrontare gli ostacoli.
Best practice per le spiegazioni guidate dei progetti con Loom
Quando crei la spiegazione guidata di un progetto con Loom, usa questi suggerimenti per rendere il video finale più chiaro, più utile e più facile da riconsultare:
Crea un filo conduttore chiaro: la spiegazione guidata del progetto deve mostrare un filo conduttore chiaro dall'inizio alla fine, in modo da offrire agli stakeholder una migliore comprensione di come il progetto procede in ogni fase.
Anticipa i dubbi: potrebbero esserci alcune parti della spiegazione guidata del progetto che risultano poco chiare a chi guarda. Individua in anticipo gli aspetti che potrebbero creare confusione e cerca di renderli più concisi e facili da assimilare.
Concentrati sull'azione: durante la procedura guidata, richiama l'attenzione su ciò che è cambiato, è importante o richiede un'azione.
Progetta pensando a tutte le persone coinvolte: alcuni stakeholder potrebbero non avere familiarità con gli strumenti o i flussi di lavoro che utilizzi durante un progetto, perciò fornisci spiegazioni guidate adatte a persone con livelli di familiarità diversi.
Indirizza il processo decisionale: usa la spiegazione guidata del tuo progetto per migliorare la qualità delle decisioni successive e favorire la buona riuscita del progetto.
Rendi la comunicazione sul progetto più facile da seguire
Le spiegazioni guidate dei progetti aiutano gli stakeholder ad allinearsi rapidamente, ma funzionano meglio quando sono concise, visive e facili da consultare. Con Loom, i team possono combinare commento a voce, registrazione dello schermo e feedback asincrono per rendere la comunicazione relativa al progetto più facile da seguire.
Loom è un potente strumento di lavoro asincrono che consente ai team di trasformare le spiegazioni guidate dei progetti in un metodo più chiaro, visivo e flessibile per mantenere gli stakeholder allineati senza dover organizzare riunioni dal vivo. Prova Loom gratis e semplifica la prossima spiegazione guidata di un progetto.