Come creare un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti efficiente con Loom
Punti chiave
Dei flussi di lavoro di approvazione dei contenuti efficienti riducono gli errori di comunicazione e accelerano le approvazioni
Gli strumenti video come Loom semplificano il flusso di lavoro di approvazione dei contenuti e riducono la necessità di incontrarsi di persona o di perdersi in lunghi scambi di e-mail.
Loom consente agli stakeholder di inserire commenti con timestamp su momenti specifici di un video per fornire un feedback più chiaro
Mantenere i video concisi e utilizzare la raccolta Loom aiuta a semplificare il flusso di lavoro di approvazione dei contenuti senza sacrificare la qualità.
Quando crei contenuti per il tuo brand, le revisioni sono essenziali per garantire la qualità del prodotto finale. Allo stesso tempo, però, non vuoi sprecare tempo prezioso in revisioni e approvazioni. Senza un processo chiaro, il feedback può diventare frammentato, i ritardi possono accumularsi e le approvazioni possono richiedere più tempo del dovuto.
Utilizzare Loom ti aiuta a semplificare la revisione e l'approvazione dei contenuti senza compromettere la qualità. Scopri come Loom può aiutarti a ottimizzare i flussi di lavoro per l'approvazione dei contenuti.
Che cos'è un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti?
Un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti è il processo che il tuo team segue per rivedere, approvare e finalizzare i contenuti prima che vengano pubblicati.
Prendiamo come esempio un post di un blog. Il flusso di lavoro di approvazione del contenuto inizia quando l'autore redige la bozza dell'articolo. Un editor successivamente la rivede per individuare eventuali errori di battitura, errori grammaticali e informazioni imprecise. Quando l'editor ha terminato la revisione della bozza, potrebbe essere necessario inviare il contenuto a un PMM o a uno stakeholder dell'ufficio legale per garantirne la conformità. Solo dopo aver superato tutte le fasi di modifica l'articolo viene inviato a un content manager per l'approvazione finale prima della pubblicazione.
Un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti efficiente offre diversi vantaggi alla tua azienda. Un processo di revisione e approvazione semplificato riduce gli errori di comunicazione tra i vari team e accelera le approvazioni. I flussi di lavoro di approvazione dei contenuti aiutano inoltre ad aumentare la coerenza del brand e la correttezza delle informazioni attraverso revisioni approfondite.
Come creare flussi di lavoro per l'approvazione dei contenuti con Loom in 7 passaggi
Loom è uno strumento efficace per creare flussi di lavoro di approvazione dei contenuti semplificati, soprattutto per i titolari delle piccole aziende. Loom semplifica la comunicazione asincrona, permettendoti di condividere video con gli stakeholder chiave, i quali possono guardare e approvare i contenuti quando risulta loro più comodo.
Gli strumenti video come Loom aiutano gli stakeholder a comprendere il contesto e a ridurre lo scambio di e-mail, semplificando le approvazioni e riducendo i costi operativi.
Passaggio 1. Identifica ogni fase del flusso di lavoro dei contenuti
Prima di iniziare a usare Loom, identifica ogni fase del flusso di lavoro. I passaggi esatti di un processo di approvazione dei contenuti digitali possono variare a seconda del team, del tipo di contenuto e del livello di revisione richiesto.
Alcuni flussi di lavoro iniziano con la revisione e l'approvazione di un brief dei contenuti prima della stesura, mentre altri potrebbero iniziare direttamente con la creazione di contenuti. Successivamente, i team potrebbero aver bisogno di una peer review, dell'approvazione del manager, della revisione di un PMM o di un membro del team legale, di raccogliere risorse visive o di prepararsi per la pubblicazione finale.
Definire chiaramente questi passaggi in anticipo ti aiuta a capire chi deve essere coinvolto, dove avvengono le approvazioni e quali passaggi aggiuntivi potresti dover aggiungere lungo il percorso.
Passaggio 2. Assegna i ruoli per chiarire chi è responsabile di ogni fase
Il passaggio successivo è assegnare i ruoli in modo che tutti sappiano chi è responsabile di ogni fase del processo di approvazione dei contenuti.
Puoi strutturare il flusso di lavoro di approvazione dei contenuti in base al numero di passaggi di revisione che richiede ciascun elemento. Per alcuni contenuti potrebbe bastare solo un ciclo di revisione e approvazione, mentre per quelli più complessi potrebbero servire più editor, una revisione legale e l'approvazione del manager.
Poiché il processo di approvazione può variare in base al tipo di contenuto, è importante assegnare stakeholder designati per ogni tipo di revisione e approvazione. Se stai creando contenuti per un cliente, puoi includere anche quest'ultimo nel processo di revisione e approvazione prima della pubblicazione.
Crea un elenco di ruoli e assegna uno stakeholder a ciascuno di essi. Assicurati che ciascuno stakeholder comprenda il proprio ruolo e le proprie responsabilità, in modo che il flusso di lavoro proceda senza intoppi.
Passaggio 3. Registra una spiegazione video dei tuoi contenuti con Loom
Quando hai un flusso di lavoro di approvazione dei contenuti definito in modo chiaro e degli stakeholder incaricati, puoi usare il registratore dello schermo di Loom per creare una spiegazione del tuo contenuto.
Il video ti offre la possibilità di illustrare il contenuto mostrando quel contesto che potrebbe essere difficile da trasmettere per iscritto. Concentrati sui punti chiave del contenuto, fornendo ai fruitori del video un quadro chiaro dell'interfaccia utente e delle funzionalità. Spiega quello che stai mostrando man mano che esegui i passaggi, in modo da fornire un contesto chiaro, e invita gli stakeholder chiave a darti un feedback.
Per quanto sia importante fornire sufficiente contesto agli stakeholder, anche rispettare il loro tempo lo è.
Passaggio 4. Condividi il video Loom con gli stakeholder in modo che possano guardarlo in modalità asincrona
Una volta registrata una presentazione video concisa del tuo contenuto usando Loom, puoi condividerla con gli stakeholder in modo che possano guardarla secondo il proprio orario di lavoro.
Condividere un video Loom è molto semplice: basta inviare un link agli stakeholder. In questo modo, i revisori potranno guardare il video quando risulta loro più comodo. Perciò non è necessario che tutti lavorino agli stessi orari per rivedere e approvare i contenuti.
Puoi anche impostare le autorizzazioni in Loom per controllare chi può commentare o modificare, consentendo ai revisori di inserire facilmente un feedback.
Passaggio 5. Raccogli i feedback direttamente in Loom con i commenti con timestamp
Raccogliendo feedback tramite Loom consenti ai revisori di segnalare potenziali problemi, in modo da poterli correggere prima che il contenuto venga pubblicato.
Assicurati che i revisori che hanno accesso al video Loom abbiano anche l'autorizzazione per commentare. Possono lasciare commenti con timestamp per fornire feedback precisi su una specifica funzionalità o parte dell'interfaccia utente mostrata nel video.
Loom offre inoltre un hub centralizzato per raccogliere feedback, così che tutti i commenti siano tracciati in un unico posto. Questa funzionalità semplifica le revisioni e fa in modo che non ti sfugga nessun feedback importante.
Passaggio 6. Aggiorna i tuoi contenuti in base al feedback
Dopo aver raccolto un feedback costruttivo tramite Loom, devi utilizzarlo per ottimizzare i tuoi contenuti attraverso modifiche e miglioramenti.
Esamina attentamente ogni commento riportato sul video Loom, soprattutto quelli con timestamp che riportano problemi specifici. Leggi i commenti uno per uno, apportando le dovute modifiche e verificando che ogni aggiornamento risolva il problema.
Puoi anche registrare un video di follow-up che mostra gli aggiornamenti che hai effettuato sulla base del feedback dei revisori. Questo passaggio non è sempre necessario, ma può aumentare la trasparenza e dare ai revisori la possibilità di confermare le modifiche. Se registri un video di follow-up, assicurati che sia breve e concentrati su come hai implementato il feedback.
Passaggio 7. Finalizza il contenuto e archivia il video Loom come riferimento
L'ultimo passaggio del flusso di lavoro di approvazione dei contenuti consiste nel finalizzare il contenuto per la pubblicazione. Prenditi del tempo per fare una rapida revisione del contenuto e assicurarti che tutte le approvazioni siano state completate prima della pubblicazione. In questa fase non è necessario raccogliere ulteriori feedback, in quanto l'obiettivo è semplicemente assicurarsi che i revisori designati abbiano preso parte al processo di approvazione.
Conserva il video per consultarlo in futuro o utilizzarlo come strumento di formazione. Dopo la registrazione, viene automaticamente archiviato nella tua raccolta, dove puoi organizzare i video in cartelle e accedervi in seguito. Le registrazioni rimangono disponibili a meno che non le elimini.
Suggerimenti per semplificare i flussi di lavoro di approvazione dei contenuti con Loom
Se usato correttamente, Loom è un'ottima soluzione per semplificare il flusso di lavoro di approvazione dei contenuti. Ecco alcuni suggerimenti per eliminare i colli di bottiglia nel processo di revisione dei contenuti con Loom:
Mantieni la concisione: può sembrare utile registrare video lunghi per parlare di ogni dettaglio, tuttavia questo rischia di rallentare il processo di revisione. Video brevi e mirati aiutano ad accelerare il ciclo di feedback.
Usa i commenti con timestamp: i commenti con timestamp consentono ai revisori di lasciare feedback precisi su momenti specifici di un video Loom.
Usa la raccolta Loom: i video che registri con Loom vengono archiviati automaticamente nella raccolta Loom a meno che non li elimini. Usa la raccolta Loom per archiviare i video passati, in modo da poterli usare per la formazione o come riferimento futuro. Puoi tenere organizzata la raccolta Loom creando cartelle per i diversi tipi di contenuto.
Semplifica le approvazioni e completa i contenuti più velocemente
Ora è il momento perfetto per iniziare a introdurre Loom nel tuo flusso di lavoro di approvazione dei contenuti in modo da ridurre i colli di bottiglia e gli errori di comunicazione. Lavorare in modo asincrono con Loom è semplice come registrare un video e condividere il link con gli stakeholder chiave.
Una volta che avrai introdotto Loom per semplificare il processo di approvazione dei contenuti, monitora e perfeziona il processo nel tempo per rendere ancora più fluide le approvazioni. Meno tempo dedichi ad andare a caccia di feedback, più tempo hai per concentrarti sulla creazione di contenuti di qualità e sulla crescita della tua attività.