Lutron accende i riflettori su un approccio intelligente all'illuminazione grazie a SAFe e Jira Align

Direttiva rispettata: la produzione cresce di oltre il 30% in un anno

Ben e il suo team affrontavano difficoltà crescenti e stavano valutando varie soluzioni da tempo quando la richiesta di un dirigente ha dato loro la motivazione ad agire. Il team esecutivo dell'azienda ha sfidato il reparto di ingegneria ad incrementare la produttività del 30%, così che Lutron potesse tenere il passo con le richieste del proprio team di vendita e dei clienti. Raggiungere questo obiettivo richiedeva un cambiamento importante e il team di Ben ha pensato che SAFe, un framework collaudato per la gestione di portafogli di prodotti complessi, avrebbe potuto essere la risposta.

I team software di Lutron erano entusiasti all'idea di lasciarsi alle spalle l'approccio a cascata, ma i team hardware erano scettici. Per ottenere il consenso, Ben e i suoi colleghi hanno lavorato con Adaptavist per provare inizialmente SAFe in un'unica area di prodotto. Hanno misurato gli esiti, condiviso i risultati con i dirigenti e altri team, poi sono passati a un altro progetto di test.

Durante questa fase pilota, il reparto di ingegneria a volte si è scontrato con il fatto che un framework come SAFe, che in genere divide le iterazioni di tre mesi in sprint più brevi, non poteva funzionare in un ambiente hardware. Quando è emersa questa preoccupazione, il team ha incoraggiato le persone a spostare la propria attenzione dalla consegna alla discovery. "I team hardware dicevano di non poter consegnare nulla in due settimane, perché i pezzi hanno un lead time di 12 settimane", ricorda Ben. "E noi rispondevamo chiedendo quale fosse il loro obiettivo di apprendimento per due settimane". Il risultato dell'apprendimento è diventato un modo chiave per pensare a una suddivisione del lavoro e ha aiutato i team hardware a capire che potevano arrivare all'obiettivo".

Cambio di mentalità: risultati invece di attività

Per guidarli durante questa evoluzione, Lutron ha invitato Jon Kern di Adaptavist (coautore del Manifesto Agile) a fare da mentore ai suoi team software e hardware. Jon ha spiegato che l'agilità consiste nel ridurre il divario di tempo che intercorre tra l'intraprendere un'azione e il ricevere un feedback e ha incoraggiato il gruppo a concentrarsi sui risultati anziché sulle attività, in modo da poter offrire più valore. Lutron ha preso a cuore queste idee e si è concentrata sull'integrazione dell'apprendimento nella propria cultura e nei propri flussi di lavoro, un principio chiave di una mentalità agile.

Questo cambiamento sia nella mentalità che nei metodi ha iniziato a dare rapidamente i suoi frutti. Nel giro di circa un anno, il reparto di ingegneria aveva superato il proprio obiettivo e aveva aumentato la produzione del 34%, anche di più (oltre il 50%) tenendo conto della crescita della forza lavoro. Dopo aver dimostrato l'efficacia di SAFe durante la fase pilota e aver ottenuto il consenso della leadership, Ben ha iniziato a vedere il ruolo del suo team cambiare da sostenitore a consulente. "A quel punto, i team hardware hanno iniziato a chiedere e desiderare SAFe invece di respingerlo", afferma.

"L'unica soluzione che soddisfa le nostre esigenze"

Mentre il team di Ben veniva incoraggiato dai consensi e dall'entusiasmo che stava raccogliendo con SAFe, ha anche individuato nuove sfide rappresentate dagli strumenti esistenti. Quando il reparto di ingegneria ha iniziato a lavorare al proprio prodotto commerciale di nuova generazione, ha scoperto che gli strumenti di gestione dei programmi e del portafoglio che venivano usati (in particolare Miro ed Excel) avevano raggiunto il limite.

In un caso, i membri del team erano frustrati dal dover inserire gli stessi dati in più strumenti, gli elenchi di priorità continuavano a essere confusi e non c'era un'unica fonte di informazioni o visibilità sull'intero progetto. Ben afferma: "Quel progetto ha fatto saltare i nostri processi. Non potevamo coordinare la comunicazione di cui ogni persona aveva bisogno per poter gestire tutti quei pezzi contemporaneamente e mantenere l'allineamento. Abbiamo messo in atto SAFe e Jira Align per aiutare a gestire quel livello di complessità".

Adaptavist ha supportato Lutron selezionando, implementando e scalando una soluzione. Insieme, hanno scelto Jira Align perché è progettato per aiutare le organizzazioni a supportare metodi agili scalabili, incluso SAFe, ed è integrato con l'ecosistema Atlassian esistente di Lutron. "Guardando al lungo termine, Jira Align è l'unica soluzione che soddisfa le nostre esigenze", afferma Ben.

Ridurre le dipendenze e porre fine alla strategia "MBWA"

Adaptavist è stato chiaro con il team di Ben sul fatto che Jira Align è più potente se abbinato a miglioramenti dei processi. "Lo strumento è lì per supportare il processo", afferma William Rojas, Managing Consultant. "Ci sono stati prima alcuni miglioramenti di cui Lutron aveva bisogno dal punto di vista dei processi: come organizzare i team, come procedeva la pianificazione, come stavano metabolizzando tutto. E poi è arrivato lo strumento che ha reso il tutto molto più semplice e trasparente".

Durante l'implementazione iniziale, è stata data molta rilevanza alla riorganizzazione e alla ristrutturazione dei team, per renderli più interfunzionali e consentire loro di affrontare le dipendenze più rapidamente, ma anche rimuoverne alcune completamente. Ben afferma che questo ha dato inizio a una "crociata per eliminare le dipendenze" e all'utilizzo di Jira Align come alternativa al loro metodo esistente, che lui chiama affettuosamente "MBWA".

"In precedenza per gestire le dipendenze usavamo la tecnica MBWA, o Management by Walking Around. In poche parole, andavamo più volte al giorno alla scrivania della persona con cui volevamo parlare. Ma, man mano che il prodotto è diventato più complesso, le dipendenze sono schizzate alle stelle. Abbiamo visto il processo cadere a pezzi".

Da quando ha iniziato a usare Jira Align, il collega di Ben, il Senior Engineering Manager Victor Volkodav, afferma che il team ha raggiunto il proprio obiettivo e ridotto al minimo l'uso della tecnica MBWA centralizzando le informazioni in un'unica origine di riferimento: "Ora vado su Jira Align piuttosto che andare in giro per scrivanie o chiamare 150 persone".

Jon e il team di Adaptavist sono colpiti dalla dedizione di Lutron alla trasformazione dei prodotti e dei processi. "Inizialmente ero preoccupato che Lutron facesse un salto così importante verso questo nuovo modo di lavorare con Jira Align su software e hardware", ammette Jon. "Ma i team dell'azienda hanno messo a tacere le mie paure e hanno superato tutte le sfide che gli si sono presentate".

Un futuro migliore: allineare la strategia al lavoro per una crescita continua

Oggi, Lutron utilizza Jira Align e Jira Software per la pianificazione aziendale e la pianificazione dell'incremento di programma (PI), attività che hanno trasferito senza problemi a un'implementazione virtuale quando è scoppiata la pandemia da COVID-19. Jira Align facilita il coordinamento a livello di portfolio fornendo ai responsabili del programma e agli stakeholder del portfolio un'unica origine di riferimento per gli obiettivi, gli elementi di lavoro e le dipendenze PI. Quindi, dopo che il team completa le sessioni di pianificazione PI come parte dei rituali SAFe, le informazioni vengono trasferite automaticamente a Jira Software in modo che gli ingegneri possano mettersi al lavoro. Durante lo sprint, i portfolio manager possono esportare facilmente i dati da Jira Align per condividerli con la leadership in modo da fornire visibilità sull'avanzamento del team e mantenere l'esecuzione in linea con la strategia aziendale generale.

Mantenere in un'unica posizione tutte queste informazioni, dalle priorità strategiche alle dipendenze, riduce l'attrito legato al lavoro in team di grandi dimensioni, soprattutto quando questi sono dislocati geograficamente.

Rhodes Baker, Senior Manager of Product and Technology e leader di portfolio di Lutron, afferma che "nulla può sostituire completamente il valore della comunicazione di persona. Ma Jira Align ci aiuta a ridimensionare quei minuti preziosi definendo l'ambito di ogni interazione attorno alle decisioni che contano davvero e consentendo a tutti di partire dalle stesse conoscenze di base".

I miglioramenti iniziali di Lutron sono passati a un livello superiore grazie alla disponibilità di strumenti in grado di supportare l'approccio SAFe. Dall'implementazione di Jira Align, il team Engineering ha eliminato molte dipendenze, migliorato la visibilità sull'avanzamento e collegato in modo migliore la strategia al lavoro, ottenendo "un vero e significativo cambiamento della velocità di immissione sul mercato", come affermato da Ben. Victor aggiunge: "Continuiamo ad estendere SAFe e Jira Align a più team e funzioni in Lutron e prevediamo che ciò si tradurrà in un valore aggiunto per i nostri clienti in futuro".

Per promuovere l'efficienza e l'innovazione desiderate, Adaptavist ha consigliato a Lutron non solo di cambiare le modalità di lavoro e organizzazione a livello di team, ma anche il modo in cui veniva pensato il lavoro. "Una delle sfide che abbiamo cercato di risolvere mirava all'abbandono di una mentalità basata sulla gestione e sul controllo", afferma Ben. Non riuscire a raccogliere le indicazioni strategiche e a integrarle con gli strumenti a valle porta inevitabilmente a non abbandonare i vecchi metodi. Ma Jira Align sta illuminando il percorso e ci consente di condividere le informazioni tra i team".

Con un processo e una piattaforma più Agile e allineati, Ben afferma che i miglioramenti apportati stanno aprendo la strada a un futuro radioso per Lutron. "La possibilità di lavorare insieme a tutti questi team e seguire la creazione della soluzione rappresenta una svolta".

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