Double Team: Hermes Einrichtungs Service trasferisce Jira e Confluence su Atlassian Cloud

Sfida:

Per Hermes Einrichtungs Service, la fine del supporto per le licenze server di Atlassian ha rappresentato un'opportunità per rifocalizzare la propria strategia.

Soluzione:

Con il supporto per la gestione e l'implementazione delle licenze del Solution partner Jodocus (ora parte di Eficode), Hermes Einrichtungs Service ha eseguito la migrazione sia di Jira che di Confluence su Atlassian Cloud.

Impatto:

Grazie a una gestione efficiente delle licenze e alla protezione garantita dei dati, Hermes Einrichtungs Service e Jodocus stanno implementando con successo la migrazione e creando processi più efficienti.

Hermes Einrichtungs Service fa le cose per bene, e non solo nella consegna di mobili, elettrodomestici di grandi dimensioni e altri articoli grandi o ingombranti. L'azienda di logistica ha anche una mentalità pratica quando si tratta di IT: in seguito a una doppia migrazione di Jira e Confluence, i suoi processi digitali e le comunicazioni sono stati trasferiti al cloud.

Come parte del gruppo Hermes, che a sua volta fa parte dell'Otto Group, Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG è il fornitore di servizi di consegna a 2 persone del gruppo. I suoi team di logistica consegnano articoli grandi e ingombranti a circa cinque milioni di persone ogni anno.

La sede centrale, nonché il più grande centro logistico, di Hermes Einrichtungs Service si trova a Löhne, in Vestfalia. Da qui vengono gestiti tutti i processi logistici dell'azienda. Le merci vengono distribuite in 100 depositi in Germania e Polonia tramite 3 centri logistici in Germania e nei Paesi vicini. Con un totale di 8.000 dipendenti in tutta la rete di partner, Hermes Einrichtungs Service garantisce che i processi di consegna delle merci e assistenza si svolgano senza intoppi ogni giorno. Questo significa che i processi devono rimanere trasparenti e privi di errori, perché l'azienda di logistica non può permettersi ritardi durante il lavoro quotidiano, come ritardi nella comunicazione e nella collaborazione tra team e reparti. La chiave per raggiungere questo obiettivo è una gamma di soluzioni diverse, che devono essere perfettamente coordinate con tutti i processi aziendali e collegare tutti i diversi processi in modo che tutti i dipendenti possano beneficiare di un lavoro di squadra semplice, sicuro e senza limiti.

Sfida accettata: fine del supporto per le licenze Server

Hermes Einrichtungs Service è un cliente fedele di Atlassian da ben 18 anni e si affidava a Jira e Confluence per svolgere le sue operazioni senza intoppi. L'azienda ha iniziato a utilizzare Jira per la prima volta nel 2006 come metodo affidabile per gestire tutti i processi e i flussi di lavoro di gestione dei servizi IT, incluse la mappatura e l'ottimizzazione. Nel 2009 ha aggiunto Confluence come banca di conoscenze digitali ospitata nell'intranet aziendale. Entrambi i sistemi sono cresciuti con l'azienda, da ultimo durante la pandemia, quando la domanda è schizzata alle stelle a seguito del boom degli acquisti online. Allo stesso tempo, il numero di processi e il volume delle comunicazioni per i team IT e di assistenza sono aumentati notevolmente. Le soluzioni Atlassian si sono rivelate strumenti indispensabili, soprattutto con i dipendenti che lavoravano in gran parte da casa e avevano bisogno di comunicare sia all'interno che all'esterno del proprio team.

Tuttavia, tra la fine del 2021 e l'inizio del 2022, l'azienda ha dovuto prendere una decisione importante: le sue licenze Server per Jira e Confluence stavano per scadere. Tenendo conto del fatto che Atlassian aveva annunciato che il supporto per le licenze Server nel suo complesso sarebbe terminato all'inizio del 2024, Hermes Einrichtungs Service ha preso la decisione strategica di eseguire una migrazione completa al cloud.

Per Florian Schmidt, Application Service Manager presso Hermes Einrichtungs Service, una cosa è stata chiara fin dall'inizio: anche se le licenze Server erano in scadenza, questo non significava che il percorso dell'azienda con Atlassian dovesse finire. "Siamo stati incredibilmente soddisfatti di Jira e Confluence sin dall'inizio. Non volevamo perderli in futuro, ma usarli per un ulteriore sviluppo. Per noi, rifocalizzare la nostra strategia utilizzando le soluzioni cloud di Atlassian è stato il passo successivo più logico e promettente".

Questa mossa era anche in linea con la strategia dell'Otto Group, che ha optato per il piano Cloud Enterprise di Atlassian a marzo 2021 per eseguire in sicurezza la migrazione delle proprie soluzioni Atlassian sul cloud. Inoltre, questo particolare piano Enterprise garantisce la conformità alle normative EBA e BaFin per l'esternalizzazione a un fornitore di servizi cloud e agli attuali standard di conformità al GDPR. Sebbene ad acquistare originariamente la licenza fosse stata la società madre, l'Otto Group, anche sussidiarie come Hermes Einrichtungs Service possono usufruire di una protezione completa dei dati durante il trasferimento delle proprie licenze.

Il partner giusto per un futuro basato sul cloud

A questo punto, non c'era più niente che ostacolasse la migrazione ad Atlassian Cloud. "Siamo stati fortunati perché siamo riusciti a procurarci licenze Cloud Enterprise conformi al GDPR direttamente tramite l'Otto Group", ha spiegato Florian Schmidt. "Per questo, abbiamo potuto concentrare i nostri sforzi sulla migrazione tecnica di Jira e Confluence. Senza contare che siamo pienamente soddisfatti della sicurezza di tutti i nostri dati sul cloud".

Quando si è trattato di scegliere il Solution partner che avrebbe supportato l'azienda di logistica in attività come la configurazione, la personalizzazione e l'implementazione, Hermes Einrichtungs Service si è nuovamente affidato all'esperienza dell'Otto Group. "Sapevamo che l'Otto Group aveva già lavorato con Jodocus e che la collaborazione era stata un successo. Grazie ai consigli ricevuti, scegliere i nostri esperti di cloud è stata una decisione piuttosto rapida", ha aggiunto Schmidt.

Non solo Jodocus ha fornito una gestione efficiente delle licenze, ma ha anche messo insieme un team che ha trasferito i nostri dati da Jira Server al cloud nel giro di soli due mesi. La collaborazione è iniziata con i preparativi per la migrazione, a partire dalla fine di settembre 2021, sapendo che Jira avrebbe dovuto essere operativo sul cloud entro la fine di novembre. Il team doveva necessariamente svolgere test completi per poter effettivamente realizzare una migrazione al cloud su così larga scala.

"Meglio ci si prepara e si testa la migrazione, migliore sarà il risultato finale quando lo strumento cloud sarà attivato", ha sottolineato Tim Bossen, Migration Manager di Jodocus. "Ad esempio, abbiamo eseguito un test di accettazione degli utenti (UAT), che ci ha fornito un importante feedback preliminare dai tester delle applicazioni di Hermes Einrichtungs Service, che abbiamo poi preso in considerazione durante l'effettiva migrazione a Jira".

Qui, gli esperti di Jodocus hanno incontrato una sfida particolare: i flussi di lavoro familiari per la gestione dei clienti dovevano essere ancora disponibili in Jira sul cloud. Anche se Hermes Einrichtungs Service utilizza Jira per mappare i processi di gestione dei suoi servizi IT, si è affidata a lungo all'app marketplace di Jira "E-mail This issue" per l'invio dei ticket. Gli esperti di Jodocus hanno configurato manualmente tutte le configurazioni delle app sul cloud. Anche se non sono stati in grado di testarli in anticipo, l'intera migrazione è avvenuta senza intoppi. Florian Schmidt è particolarmente contento: "In generale, tutto era dove doveva essere, le tempistiche andavano bene e abbiamo potuto continuare le operazioni senza problemi o tempi di inattività".

Circa sei mesi dopo, nella primavera del 2022, anche Confluence è passata sul cloud. Ormai, il team sapeva esattamente cosa stava facendo e il lavoro svolto in precedenza è stato estremamente utile. Durante la migrazione a Jira, gli esperti del cloud hanno condotto un'efficace ottimizzazione dei dati, semplificando notevolmente il trasferimento di Confluence. Nel corso di questo passaggio, Jodocus si è occupata di problemi come il filtraggio degli account inattivi, l'archiviazione degli indirizzi e-mail e l'assegnazione degli account amministratore. Il fornitore di servizi ha inoltre creato un archivio per tutte le vecchie pagine e ordinato i set di dati.

Un ulteriore vantaggio è stato il fatto che Jodocus ha anche creato una nuova home page di Confluence di facile utilizzo come parte della migrazione. Questa home page consente ai dipendenti di accedere alla intranet e alla wiki aziendale, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano. "Con l'aiuto e il supporto di Jodocus, siamo anche riusciti a eseguire la migrazione di Confluence sul cloud in modo rapido e senza intoppi. E, lavorando con Jira e Confluence, possiamo usufruire immediatamente degli innumerevoli vantaggi offerti dal cloud", afferma soddisfatto Florian Schmidt. Ora, i team possono collaborare in modo più efficace e in modo più Agile.

Un progetto di migrazione che paga i dividendi

Dalla gestione delle licenze all'implementazione, le migrazioni al cloud di Jira e Confluence sono state un successo clamoroso, grazie soprattutto alla collaborazione aperta, onesta e basata sulla fiducia tra il team di sviluppatori della società di logistica e gli esperti di Jodocus. Hermes Einrichtungs Service sta beneficiando di questa partnership in diversi modi: passare da un server a Cloud Enterprise si sta rivelando un vantaggio per l'azienda non solo in termini di sicurezza e protezione dei dati. Anche i costi generali di manutenzione sono ora notevolmente inferiori. Inoltre, gli strumenti e i componenti aggiuntivi sul cloud vengono aggiornati automaticamente e gli ambienti di test sono facili e veloci da configurare.

Florian sa già esattamente come il suo team farà buon uso di questo tempo ritrovato: "Con questa nuova base, possiamo adattare ancora meglio il sistema a noi e ai nostri processi. Con la versione server, ad esempio, in precedenza non era possibile sviluppare e implementare meccanismi automatizzati, come gli aggiornamenti automatici dei componenti aggiuntivi, in Jira. Con il cloud, tutto è cambiato."

I flussi di lavoro e i processi possono ora essere scalati ancora meglio sul cloud e possono essere mirati alla crescita dell'azienda. Un altro vantaggio è che, grazie a uno speciale livello di sicurezza, Hermes Einrichtungs Service può lavorare con strumenti di terze parti in modo sicuro e senza problemi. La società di logistica sta attualmente collaborando con fornitori terzi per sviluppare un successore del suo sistema logistico di deposito, ad esempio, facendo tutto direttamente in Jira. Con la versione server, ciò non sarebbe stato possibile senza una complessa zona demilitarizzata che avrebbe dovuto separare la rete interna da quella esterna tramite firewall o simili. 

Hermes Einrichtungs Service ha già piani concreti per il futuro. L'azienda di logistica vuole ottimizzare ulteriormente le sue soluzioni e sta valutando la possibilità di passare a Jira Service Management, ad esempio, per rendere la gestione dei clienti ancora più Agile dal punto di vista tecnologico.

Una cosa è chiara: grazie a Jodocus, Platinum Solution Partner di Atlassian, Hermes Einrichtungs Service è riuscita a eseguire la migrazione dei suoi strumenti Atlassian sul cloud e a contribuire a operazioni più efficienti e a una comunicazione migliore; tutto questo significa che anche i mobili e i grandi elettrodomestici arrivano a casa dei clienti in tempo.