Come Jira e Confluence promuovono l'esplorazione scientifica e la collaborazione tra i team del CERN

Sfida: il CERN aveva bisogno di strumenti accessibili e centralizzati per aiutare la sua community mondiale di esperti e scienziati a collaborare più facilmente su ricerche rivoluzionarie nella fisica.

Soluzione: il CERN ha consolidato le proprie istanze Jira e Confluence ed ha effettuato la migrazione a Data Center. Ora usa Jira per la gestione dei progetti, insieme a Confluence per la discussione e l'ideazione.

Impatto: migliaia di esperti del CERN utilizzano Jira e Confluence per facilitare la ricerca collaborativa e la manutenzione delle istanze di Data Center richiede una frazione dello sforzo precedente.

Al CERN, il Laboratorio europeo di fisica delle particelle, migliaia di fisici, ingegneri e altri esperti collaborano per studiare la struttura fondamentale della materia. Con il complesso di acceleratori e deceleratori di particelle del CERN, incluso il più grande acceleratore mai creato, il famoso LHC (Large Hadron Collider), i ricercatori osservano di cosa è fatto il nostro mondo e come funzionano queste particelle.

Con gli strumenti scientifici più sofisticati al mondo come l'LHC, il CERN sta portando avanti ricerche rivoluzionarie. Dietro le quinte, i team stanno facendo avanzare il loro lavoro con l'aiuto degli strumenti Atlassian.

In tutto il CERN, Jira e Confluence sono tra gli strumenti chiave che consentono la collaborazione tra scienziati e ingegneri. In aggiunta agli oltre 2.500 membri dello staff dell'Organizzazione, il CERN riunisce una comunità di circa 13.000 scienziati in tutto il mondo che collaborano a distanza e di persona.

Ad esempio, quando un acceleratore di particelle necessita di manutenzione, potrebbe essere necessaria l'approvazione di un reparto separato per l'acquisto di nuove apparecchiature specializzate. "Si tratta di quel tipo di interazioni transfrontaliere estremamente complicate senza il giusto sistema", afferma Brice Copy, Project Engineer.

Accelerare la collaborazione con Jira e Confluence

La cultura del CERN assegna la priorità all'autonomia, alla sperimentazione e alla libertà accademica. I team hanno bisogno di strumenti intuitivi e accessibili per tutti i membri della loro comunità, garantendo al contempo la privacy dei dati. Il CERN utilizza Jira e Confluence da più di 20 anni, ora con licenze Data Center gratuite fornite alle organizzazioni non profit tramite l'Atlassian Foundation.

L'Organizzazione si è impegnata ad aumentare la collaborazione con strumenti digitali e in questo processo i prodotti Atlassian hanno aiutato tutti i membri del CERN a lavorare meglio insieme. "La nostra organizzazione del lavoro, l'elevato numero di interazioni e la loro frequenza richiedono uno strumento abbastanza informale", spiega Brice, che è stato responsabile della prima implementazione di Jira per l'Organizzazione.

Oggi molti reparti del CERN utilizzano Jira e Confluence per pianificare e monitorare il lavoro, condividere conoscenze e collaborare a sostegno della missione dell'Organizzazione. "La maggior parte dei reparti del CERN utilizza Jira e Confluence in qualche modo", afferma Brice. "Le persone hanno la possibilità di scegliere i propri strumenti, quindi non c'è alcun obbligo, ma molti optano per Jira e Confluence."

I diversi esperti della community apprezzano particolarmente la flessibilità e la personalizzazione degli strumenti. "Poiché si tratta di strumenti facili da usare, le persone possono personalizzarli in base alle proprie esigenze", afferma Brice. "L'uso di Jira per la gestione dei progetti è diverso da quello per lo sviluppo di software o la messa in servizio dell'hardware."

La flessibilità e la facilità d'uso sono importanti anche perché il CERN riunisce persone provenienti da diversi background professionali, promuovendo la collaborazione in una vasta gamma di discipline e competenze.

Pianificazione e monitoraggio a livello di organizzazione in Jira, tutto collegato al "lato umano" di Confluence

Anche se il CERN può avere più di 70 anni, i team di sviluppo hanno integrato la lunga storia dell'Organizzazione con pratiche di sviluppo moderne. Gli sviluppatori del CERN utilizzano Kanban e il metodo di gestione agile, supportato da Jira, per costruire il software personalizzato che alimenta gli acceleratori dell'Organizzazione. "Il controllo dell'acceleratore richiede molta configurazione", afferma Brice. "Ci sono milioni di parametri per fargli fare ciò che ci si aspetta che faccia. Per produrre software di alta qualità, utilizziamo Jira per tenere traccia di bug, ticket e qualità".

Jira viene utilizzato anche per molti altri tipi di lavoro, di solito insieme a Confluence. "Piuttosto che spiegare come utilizziamo Jira e Confluence, sarebbe più facile provare a trovare qualcosa per cui non li usiamo", afferma Brice. "Tutto, dal coordinamento dell'analisi dei dati di fisica sperimentale all'orchestrazione della progettazione di nuove parti dell'acceleratore, avviene in questi strumenti. Al di fuori del lavoro accademico e tecnico, team come l'amministrazione, le operazioni, le risorse umane e la finanza utilizzano Jira e Confluence ogni giorno".

"Usiamo Jira per la pianificazione, ma Confluence è il collante che tiene insieme la pianificazione", afferma Brice. "Confluence conferisce al nostro lavoro in Jira un lato umano. Oltre ai ticket, ai task e alle date limite, è il nostro posto per documentare, discutere e ideare. Ad esempio, le persone possono voler pianificare, iterare e scambiare idee in modo informale prima di passare a Jira per un progetto. Questo avviene in Confluence."

Ad esempio, il CERN usa Confluence per preparare conferenze scientifiche, aggregando tutti gli argomenti di ricerca proposti per valutarne la pertinenza e garantire che più scienziati non presentino lavori simili. Confluence è anche integrato nel lavoro quotidiano dei team in molti altri modi, come la documentazione dei processi tecnici e l'onboarding.

Migrazione e consolidamento per soddisfare meglio le esigenze di ricerca del CERN

Nel 2023, il CERN ha deciso di eseguire la migrazione delle sue molteplici istanze Jira e Confluence Server on-premise in un'unica istanza centrale, ospitata su Atlassian Data Center. L'ingegnere informatico Michal Kolodziejski ha pianificato ed eseguito la migrazione con il suo team.

Prima della migrazione, i team utilizzavano diverse istanze legacy di Jira e Confluence configurate in tutta l'organizzazione. Ci sono molti team di progettazione software in diversi reparti, quindi alcuni si erano iscritti a questi strumenti in modo indipendente prima che venissero offerti centralmente dall'IT.

Michal sapeva che se i team del CERN fossero riusciti a consolidare il loro lavoro in istanze Jira e Confluence centralizzate, avrebbero potuto sfruttare il potenziale di tutti i team. "Abbiamo visto l'opportunità di aumentare la comunicazione e la collaborazione tra gli utenti unificando il tutto in un'istanza completamente supportata e offerta a ogni singola persona", afferma.

Questo progetto ha anche rappresentato l'occasione perfetta per eseguire la migrazione dalle implementazioni su server ad Atlassian Data Center. La migrazione sarebbe vantaggiosa per tutti, in quanto aumenterebbe la capacità di collaborazione del CERN e creerebbe un ecosistema Atlassian unificato che sarebbe molto più efficiente da mantenere.

Preparazione e collaborazione pongono le basi per una migrazione fluida di un solo giorno

Il CERN sapeva che avrebbe avuto bisogno del supporto di esperti per effettuare un consolidamento e una migrazione su così larga scala. L'organizzazione ha scelto Solution Partner Itransition in virtù della sua esperienza nell'ecosistema Atlassian e nella collaborazione aziendale.

Itransition ha analizzato diversi possibili fornitori di software, stabilendo infine che gli strumenti Atlassian fossero l'opzione migliore e più conveniente. Inoltre, ha fornito consigli per ottimizzare le licenze e la fatturazione di Atlassian, richiedendo una licenza Atlassian Community gratuita.

Michal ha coordinato la migrazione del Data Center del CERN, ricevendo ampio supporto da Itransition e da Atlassian. "Abbiamo apprezzato il fatto che Atlassian ci abbia fornito tutti gli strumenti di cui avevamo bisogno", commenta. "Il suo supporto è stato molto utile anche in quei casi in cui riscontravamo problemi molto complessi di cui non riuscivo a eseguire il debug da solo".

Michal ha passato alcune settimane a prepararsi per la migrazione e a fare brainstorming per trovare soluzioni ai vari ostacoli, come il passaggio da numerosi sistemi di autenticazione al Single Sign-On (SSO). Quando tutto era pronto, la migrazione è avvenuta senza intoppi. "Per eseguire la migrazione di tutti gli utenti e i dati verso la nuova infrastruttura ci è voluto un giorno intero", spiega Michal.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."