Atlassian Cloud per Absolute Security favorisce la collaborazione e consente di risparmiare oltre 100 ore di manutenzione all'anno

Sfida: Absolute Security e l'azienda acquisita avevano entrambe implementazioni on-premise di Jira e Confluence per le quali si stava avvicinando la fine del supporto. I firewall impedivano la collaborazione.

Soluzione: in collaborazione con Highway Three Solutions, Absolute ha eseguito la migrazione di 20 team di sviluppo delle due aziende su un'unica piattaforma Atlassian Cloud sicura in sei mesi.

Impatto: i team possono ora collaborare facilmente tra loro, dedicare tempo all'innovazione e all'ottimizzazione anziché alla manutenzione e accedere a nuovi strumenti per migliorare lo sviluppo end-to-end del prodotto.

Un viaggio verso la collaborazione e l'innovazione

Oltre 21.000 aziende, enti pubblici e clienti nel settore della formazione di tutto il mondo si affidano ad Absolute Security (precedentemente Absolute Software) per garantire la resilienza informatica di fronte alle crescenti minacce in continua evoluzione. La creazione di una piattaforma di resilienza informatica all'avanguardia richiede una piattaforma di collaborazione altrettanto solida e sicura. La scelta di Absolute per questa piattaforma è ricaduta su Atlassian Cloud.

I team di Absolute hanno iniziato a utilizzare gli strumenti di Atlassian Server nel 2016. Dopo aver considerato l'idea di una migrazione al cloud per molti anni, Absolute ha deciso di effettuare il passaggio nel 2023 dopo l'acquisizione di un'altra azienda che utilizzava i prodotti Atlassian Server.

In seguito alla migrazione di 25 team di sviluppo delle due aziende a un'unica piattaforma Atlassian Cloud, Absolute ha potuto mettere a disposizione funzionalità che consentono a team e organizzazioni di collaborare in modo più efficiente, risparmiando centinaia di ore di manutenzione e attività manuali. L'azienda ha scoperto anche nuovi modi per aiutare i clienti e sé stessa a diventare più resilienti che mai.

Confermare la sicurezza e scegliere il partner perfetto

Le prime due priorità di Absolute erano valutare se Atlassian Cloud avrebbe soddisfatto i requisiti dell'azienda e determinare il percorso migliore per la migrazione. Il Senior Program Manager Brendan Byers e il suo team avevano già verificato le funzionalità degli strumenti Atlassian nel cloud, ma avevano bisogno di conferme in termini di sicurezza.

"La documentazione di Atlassian relativa alla sicurezza ha facilitato il processo di valutazione. È possibile esaminare facilmente un report SOC2 attuale e garantire la crittografia, la segmentazione e lo smaltimento sicuro dei nostri dati quando non sono più necessari", afferma. "L'autenticazione a due fattori e la possibilità di utilizzare il nostro provider di identità erano elementi chiave. Se il nostro team per la sicurezza e i rischi si fida delle funzionalità di sicurezza e di riduzione al minimo dei rischi, allora mi fido anche io", afferma.

Brendan ha poi lavorato con il suo team per valutare se potevano eseguire la migrazione da soli. Sebbene avessero l'esperienza e il supporto di Atlassian, si sono resi conto che coinvolgere un partner avrebbe offerto ulteriori conoscenze e supporto. "Se avessimo dovuto farlo da soli, io e almeno un'altra persona o anche due avremmo dovuto completamente abbandonare il nostro lavoro per dedicarci a tempo pieno alla migrazione", afferma Brendan. "Se gestisci prodotti e progetti, questo non è assolutamente fattibile. Avvalersi di un partner esterno per la migrazione che lo fa di routine, con esperienza acquisita nelle diverse migrazioni completate, era una scelta più sensata".

Brendan ha contattato la società canadese Highway Three Solutions come Solution Partner perché "Highway Three effettua questo tipo di migrazione continuamente". La sua specializzazione in migrazioni complesse ha dato ad Absolute la garanzia di poter ottenere la parità nel cloud e di poter completare il cambiamento nel modo più fluido possibile per gli utenti.

Molte mani rendono il lavoro più facile e producono soluzioni intelligenti

Highway Three ha iniziato il processo di migrazione con una valutazione preliminare. Oltre ai due server di Absolute si cui venivano eseguiti Jira e Confluence, Highway Three ha scoperto che l'organizzazione aveva una quantità significativa di dati e diverse app di terze parti.

Per superare queste sfide e ridurre al minimo i problemi, Highway Three ha sviluppato un piano di migrazione personalizzato per i sei mesi successivi. Durante quel periodo, Highway Three e Absolute hanno collaborato alla pulizia dei dati, alla valutazione delle app, alla configurazione della piattaforma, alla migrazione dei dati utilizzando Jira Cloud Migration Assistant e Confluence Cloud Migration Assistant, ai test di accettazione degli utenti, alla formazione e altro ancora.

L'analisi della raccolta di app del Marketplace di Absolute è stata particolarmente illuminante. Dopo aver esaminato le app esistenti con Highway Three, Brendan e il suo team hanno riconosciuto che diverse app non venivano utilizzate o non erano affatto necessarie grazie alle funzionalità native del cloud. Ad esempio, alcune app necessarie per il programma Single Sign-On legacy di Absolute non sarebbero state più necessarie dopo l'installazione di Atlassian Guard nel Cloud. Il team, inoltre, utilizzava ScriptRunner per l'automazione, ma questo poteva essere sostituito da Automazione di Atlassian nel Cloud. Attraverso questa analisi, Absolute ha scoperto che con le funzionalità native di Atlassian Cloud avrebbero potuto ridurre del 20% il numero di app da trasferire.

Sebbene il processo di preparazione sia stato relativamente semplice, il team ha dovuto affrontare alcune sfide, come accade normalmente per qualsiasi progetto di grandi dimensioni. Ad esempio, il log delle modifiche di una delle principali app del Marketplace di Absolute era cresciuto al punto da essere troppo grande per la migrazione. Con il supporto di Highway Three e Atlassian, è stata effettuata una pulizia dei dati per ridurre le dimensioni del file in modo da poterlo spostare nel Cloud.

"Highway Three ha aiutato a far sembrare il processo meno impegnativo, a facilitare la risoluzione dei problemi e a rispettare le nostre scadenze", afferma Brendan. Natasha Martens di Highway Three aggiunge: "È stato un piacere far parte di questo progetto. È un buon esempio di migrazione al cloud non solo perché alla fine è andata bene, ma anche perché ci sono state delle sfide che abbiamo superato insieme".

Migrazioni al cloud fluide: impossibile completarle da soli

Man mano che la data del lancio si avvicinava, Absolute si è preparata a completare il processo nell'arco di un fine settimana. Le fasi finali della migrazione sono avvenute senza intoppi e Brendan afferma che gli utenti sono rimasti piacevolmente sorpresi dalla tranquillità del lancio ufficiale, grazie a una preparazione e una comunicazione esaustive. "Confluence e Jira sono stati il nostro hub centrale durante il processo, garantendo una collaborazione e una comunicazione trasparenti tra i membri del team durante l'intera migrazione… Tutti erano molto preoccupati per il passaggio, ma i team non hanno subito interruzioni e sono stati in grado di continuare il loro lavoro."

Oltre a essere sollevate dal fatto che il trasferimento non avesse interrotto il lavoro, le persone erano contente di poter finalmente collaborare tra loro. "La nostra sfida più grande era che molti dei nostri team non potevano collaborare. Ogni team, infatti, utilizzava un sistema Jira Server protetto da una serie separata di firewall. Il trasferimento di tutto su un'istanza cloud ha consentito una collaborazione all'interno dell'organizzazione che prima non era assolutamente possibile", spiega Brendan. "Ad esempio, quando in passato dovevamo apportare modifiche al design di un prodotto, era necessario esportare i PDF per condividerli con altri team che sarebbero stati interessati. Ora possiamo semplicemente condividere i link al ticket Jira o alla pagina Confluence pertinente".

Efficienza, visibilità e sicurezza in un'unica piattaforma cloud completa

Oggi, i reparti di entrambe le aziende si incontrano sulla piattaforma Atlassian Cloud per collaborare alla creazione e alla manutenzione dei prodotti Absolute. I team di sviluppo e operativi gestiscono il proprio lavoro in Jira Cloud, affidandosi a Confluence Cloud come spazio di lavoro connesso per collaborare con i team di prodotto e finanziari.

"È fondamentale comunicare per avere una visione condivisa del lavoro. Si tratta soprattutto di offrire le funzionalità giuste ai clienti il più rapidamente possibile", afferma Brendan. "Con Jira, possiamo suddividere il lavoro in piccole porzioni. E Confluence ci aiuta a vedere il quadro d'insieme, i piani a lungo termine e i collegamenti ai dettagli".

Gli utenti di Absolute hanno inoltre apprezzato le regole di automazione in Atlassian Cloud che permettono di risparmiare tempo nei task manuali (come la clonazione di epic e sottotask di uso frequente) e di ricorrere al self-service in alcune aree che prima richiedevano supporto tecnico. "Avevamo Scriptrunner, che era molto efficace per l'automazione ma richiedeva molte conoscenze per essere utilizzato. Con gli strumenti di Automazione, i membri del team dispongono di una soluzione low-code/no-code. Si sono abituati in un lampo", dice Brendan. "Consente ai team un certo grado di libertà, che permette loro di lavorare nel modo che ritengono migliore".

Absolute continua a garantire la libertà e la sicurezza con l'aiuto di Atlassian Guard. Il team aveva precedentemente integrato le distribuzioni on-premise con Azure Active Directory per la gestione degli accessi. La migrazione al cloud non solo ha consentito di mantenere questa integrazione per ragioni di continuità, ma anche di sfruttare le nuove funzionalità per disporre di controllo e visibilità maggiori. Brendan spiega: "Abbiamo scoperto che i nuovi controlli di Atlassian Guard offrono una panoramica più completa dell'utilizzo e degli utenti attuali... La funzionalità di prodotti individuati ci fa sentire più sicuri se mai dovessimo affrontare casi di shadow IT, anche se fortunatamente non abbiamo avuto bisogno di utilizzarla finora".

Meno manutenzione vuol dire più tempo per concentrarsi sulle innovazioni

Gli amministratori Atlassian di Absolute apprezzano la libertà di lavorare sul cloud tanto quanto gli utenti. Ora che non deve più preoccuparsi della manutenzione del server o degli aggiornamenti di sicurezza, il team di Brendan può concentrarsi su attività più strategiche.

"Prima, dovevamo distogliere le persone dai loro compiti principali per un giorno o due al mese per fare manutenzione. Sollevate da questo incarico, hanno oltre 100 ore in più ogni anno da dedicare alla nostra pipeline di sviluppo, che è l'aspetto cruciale della nostra attività», afferma. "Il framework di sicurezza avanzato non solo ha rafforzato la protezione dei nostri dati, ma ha anche liberato risorse e ridotto la necessità di un monitoraggio costante della sicurezza".

Brendan ha dedicato parte del tempo che in precedenza destinava alla manutenzione a studiare nuovi strumenti che potrebbero aiutare Absolute a ottimizzare le diverse fasi del processo di sviluppo dei suoi prodotti. Ad esempio, pensa che Atlas potrebbe aiutare molti team a coordinarsi e che Jira Product Discovery potrebbe supportare l'ideazione e la definizione delle priorità.

"Abbiamo constatato rapidamente che usare Jira Product Discovery potrebbe essere molto utile al nostro processo di ideazione. Avevamo un elevato numero di documenti, fogli di calcolo Excel e PowerPoint. Avere un ticket Jira come colonna portante di Jira Product Discovery ci consente di fare molto di più in termini di organizzazione e collocazione delle nostre idee di prodotto nel giusto ordine", afferma Brendan.

Brendan ha anche sperimentato i database Confluence per organizzare i dati di più fonti. "I database Confluence ci consentono di raggruppare le informazioni vitali in un unico luogo, eliminando la necessità di copiare e incollare i dati su varie pagine all'interno della nostra istanza", aggiunge. "Una singola modifica può ora essere diffusa su più pagine e persino su altri database. Stiamo solo cominciando a capire in che modo possano aiutarci a semplificare i nostri processi, a farci risparmiare tempo e a stabilire un'unica origine di riferimento".

Le minacce informatiche sono in continua evoluzione, quindi Absolute deve essere sempre un passo avanti con le idee e la loro implementazione. Ora che i suoi team collaborano tramite Atlassian Cloud, si sentono più attrezzati che mai per aiutare i clienti (e l'azienda) a mantenere la resilienza informatica.