Free Intake Form Template
Capture, organize, and prioritize incoming requests with a standardized intake form template.
Idéal pour
Gestion de projet
FONCTIONNALITÉS CLÉS
Backlog
Automatisation
Workflows
Tableau de bord
What is an intake form template?
An intake form template is a standardized document used to collect important information at the start of a new client relationship, project, request, or service.
It helps teams gather key details, including project scope, in one place to plan resources and start work with clearer direction. Using an intake form template makes information gathering more consistent, efficient, and organized.
Streamlines information gathering
An intake form template gives teams a clear, repeatable way to collect the details they need upfront. Instead of chasing information across emails, calls, or messages, teams gather everything in one organized format. This saves time and makes the intake process more efficient.
Improves planning and alignment
When teams collect the right information early, it’s easier to understand project needs, define scope, and plan resources. A standardized intake form template also reduces confusion by making everyone work from the same set of information.
That stronger alignment leads to smoother execution and better outcomes.
Reduces errors and manual inefficiencies
Digital intake form templates minimize mistakes that happen with handwritten notes, missing fields, or inconsistent documentation. They also reduce administrative work so information is easier to review, store, and share.
This improves accuracy while lowering the time and effort needed to manage intake.
Quels éléments comporte le modèle de formulaire de demande d'informations ?
Backlog
Lorsqu'un client soumet un formulaire de demande d'informations à l'aide du modèle prévu à cet effet, vous pouvez créer un ticket et l'ajouter au backlog. Le backlog sert de liste centralisée de toutes les demandes soumises.
Vous pouvez facilement suivre et gérer les tâches individuelles essentielles au projet afin de maintenir toutes les équipes sur la bonne voie vers un objectif commun.
Automatisation
Grâce aux fonctionnalités d'automatisation des workflows, vous pouvez réduire le triage manuel ainsi que les réponses aux formulaires afin d'assigner automatiquement des propriétaires, définir des dates d'échéance ou étiqueter les demandes. Le temps que vous économisez sur le triage manuel peut être consacré au projet.
Workflows
Les workflows Jira définissent le cycle de vie d'une demande, de « Soumise » à « Triage », « Approuvée », « En cours » et « Terminée ». Les workflows déterminent la manière dont les demandes sont traitées et vous offrent une vue d'ensemble simplifiée de l'état actuel de chaque demande.
Tableau de bord
Les tableaux de bord offrent une visibilité en temps réel sur le volume des demandes, les goulots d'étranglement et les délais d'exécution. Ils vous aident ainsi à mieux cerner vos ressources disponibles et à les attribuer correctement afin d'optimiser votre efficacité.
Comment se lancer avec le modèle de formulaire de demande d'informations
- 1
Définir l'objectif de votre formulaire de réception des demandes et créer un projet Jira dédié
La première chose à faire avec le modèle de formulaire de réception des demandes est de définir l'objectif de votre formulaire. Quels types de tâches le formulaire permettra-t-il de recenser, et qui examinera les demandes ?
Il s'agit d'une base importante à établir avant de recevoir les demandes.
Créez ensuite un projet Jira dédié pour séparer les demandes entrantes des tâches d'exécution. Utilisez des projets Jira Service Management (JSM) dédiés pour la réception des demandes, et utilisez l'automatisation pour déplacer les demandes approuvées dans des projets Jira afin de séparer les tâches d'exécution des demandes orientées client.
- 2
Personnalisez les champs de votre formulaire de demande d'informations pour recueillir les informations essentielles
Une fois que vous avez créé un projet Jira dédié et défini l'objectif de votre formulaire de demande d'informations, vous pouvez personnaliser les champs de ce dernier. C'est là que vous saisissez tous les détails importants.
La section Champs affiche tous les champs disponibles pour le type de ticket que vous avez sélectionné, et il vous suffit de glisser-déposer les champs pour les ajouter à votre formulaire. Vous devez également supprimer tous les champs inutiles afin de simplifier au maximum votre modèle de formulaire de demande d'informations.
Pour supprimer un champ, sélectionnez-le, puis choisissez Supprimer le champ ou faites-le glisser vers la section Champs.
- 3
Créer un workflow structuré qui reflète votre processus de réception des demandes
Définissez votre processus d'examen tel qu'il se déroule dans la pratique et transposez-le dans les états Jira. Vous facilitez ainsi la visualisation de l'état actuel de chaque tâche et projet, ce qui permet de maintenir les équipes sur la même longueur d'onde.
L'inclusion d'étapes claires d'approbation ou de rejet facilite le contrôle de la progression des tâches.
Vous pouvez configurer un état En attente d'approbation, définir des approbateurs et associer les approbations et rejets à des états Jira spécifiques. Définissez un processus de prise de décision clair pour simplifier les approbations et les rejets.
- 4
Automatisez le routage et la priorisation pour simplifier le triage
Le triage peut être l'un des aspects les plus chronophages de la prise en charge des clients et des projets ; l'automatisation vous permet donc de gagner beaucoup de temps. Créez des règles d'automatisation qui assignent automatiquement les demandes ou informent les réviseurs.
Avec Rovo, vous pouvez créer une règle à partir de zéro ou à partir d'un modèle existant. Utilisez des conditions basées sur la priorité ou le service pour garantir un routage plus rapide et plus précis.
L'automatisation Jira peut vous aider à simplifier ce processus, vous faire gagner du temps et garantir que chaque ticket est acheminé vers la bonne équipe.
- 5
Suivre, examiner et optimiser votre workflow de réception des demandes selon les besoins
Une fois que vous avez mis en place votre workflow de réception des demandes, vous devez en assurer le suivi au fil du temps afin de déterminer s'il y a lieu d'y apporter des améliorations. Utilisez les tableaux de bord et les rapports dans Jira pour surveiller votre workflow de réception et identifier les goulots d'étranglement et les retards.
Vous pouvez ensuite œuvrer à résoudre ces problèmes au fur et à mesure que vous les identifiez. De plus, l'examen régulier des workflows et des règles d'automatisation est essentiel pour améliorer l'efficacité au fil du temps.
Si vous remarquez des goulots d'étranglement ou des retards, c'est le signe que vous devriez optimiser vos workflows de réception et vos règles d'automatisation.
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